ERP: Qué es, tipos, historia y ventajas que aporta a las empresas

ERP es el acrónimo de Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales) y representa un sistema informático que permite planificar y coordinar todos los recursos de una empresa. La piedra angular de este enfoque de gestión es una programación que ofrece un conjunto de módulos integrados diseñados para resolver todos los procesos de negocio más relevantes de una empresa. Un ERP, de hecho, cubre varias áreas funcionales: principalmente producción, logística y almacenamiento, ventas, compras, administración y recursos humanos.

Historia del ERP

La historia del ERP se remonta a los años 60, cuando las empresas comenzaron a introducir soluciones de gestión centralizada para mantener actualizados los inventarios y racionalizar las existencias en los depósitos. Con los avances tecnológicos, los paquetes de software evolucionaron para ayudar en los procesos de fabricación, desde la planificación de la gestión de materiales (MRP I) hasta la gestión integral de los recursos de producción (MRP II).

No fue hasta la década de 1990 cuando surgieron los primeros ERP verdaderamente interfuncionales en el mercado. Estos sistemas permitieron integrar todos los procesos empresariales, desde la distribución de la producción hasta la gestión financiera y de recursos humanos. Desde entonces, los ERP han evolucionado con la introducción de módulos adicionales como CRM, comercio electrónico, SCM, planificación avanzada e inteligencia empresarial.

Con el cambio de milenio, los ERP comenzaron a diversificarse para dar soporte a sectores específicos como automoción, logística, alimentación y bebidas, entre otros. Posteriormente, las empresas adoptaron enfoques de software como servicio (SaaS) basados en la nube, lo que proporcionó una interfaz web intuitiva y accesible desde cualquier dispositivo, ofreciendo seguridad tanto para grandes empresas como para PYMES.

ERP: cómo funciona y para qué sirve

El ERP, o Planificación de Recursos Empresariales, actúa como un sistema centralizado que recolecta datos de todas las áreas de negocio de una empresa. Esto permite optimizar los flujos de trabajo y promover una integración eficiente entre todas las LOB (Líneas de Negocio). Al eliminar la duplicación y los desajustes de la información, el ERP garantiza una armonización de los procedimientos y una coordinación efectiva de cada proceso.

Una de las principales ventajas del ERP es su capacidad para proporcionar una base de datos compartida y actualizada en tiempo real. Esto significa que cualquier operación realizada por usuarios de diferentes departamentos se refleja de manera instantánea en el sistema, lo que agrega un gran valor a todas las empresas al evitar la discrepancia de información y mejorar la toma de decisiones.

¿Cuáles son los componentes de un ERP?

Características de los ERP

Estos sistemas ofrecen una amplia gama de características que permiten centralizar la información, automatizar tareas, mejorar la toma de decisiones y aumentar la eficiencia operativa. En esta breve exploración, analizaremos algunas de las características más destacadas de los ERP y cómo pueden beneficiar a las empresas en su conjunto.

Características de los ERP

Erp Evolution 4.0

El objetivo de la planificación industrial 4.0 es reducir tiempos de producción y residuos, optimizando recursos y esfuerzos para satisfacer las demandas específicas de los clientes. Este enfoque, desde el fordismo hasta la personalización en masa, se centra en el cliente, utilizando configuradores de productos (CTO) y sistemas de ingeniería de pedidos (ETO) para una planificación precisa.

Integrar un sistema de configuración, fijación de precios y cotización (CPQ) con otros sistemas empresariales permite mejorar las operaciones al aumentar los ingresos por ventas y reducir los costos operativos. Al integrarse con el CRM, los ERP permiten personalizar la producción según la demanda y pensar de manera predictiva, anticipando las necesidades de los clientes. Así, los ERP de nueva generación ayudan a las empresas a aprovechar la disrupción del mercado.

ERP para apoyar el negocio ampliado pero también el cumplimiento

La globalización y la informatización han llevado a las empresas a adoptar el ERP como su sistema central. La estandarización de procedimientos ayuda a mantenerse alineado con regulaciones como el GDPR. Para cumplir con estas regulaciones, los ERP deben garantizar un acceso perfilado y roles específicos, así como gestionar el consentimiento explícito de los usuarios para el tratamiento de datos personales. Esto incluye revisar métodos de recolección y tratamiento de datos, y garantizar la seguridad de la información almacenada. Los ERP deben permitir a las empresas gestionar eficazmente la información de los clientes, cumpliendo con los requisitos legales.

Cómo elegir un ERP

La selección e implementación de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es un proceso crucial para cualquier empresa que busque mejorar sus operaciones comerciales y optimizar su rendimiento. Este proceso implica una evaluación exhaustiva de las necesidades empresariales, la investigación de proveedores de ERP y la toma de decisiones informadas sobre qué sistema se adapta mejor a las metas y objetivos de la organización. En esta guía, exploraremos los pasos clave que una empresa debe seguir para elegir un ERP adecuado, así como consideraciones importantes a tener en cuenta durante este proceso.

1. Evaluar las necesidades empresariales: Comprender los procesos comerciales actuales y futuros de la empresa es crucial. Esto implica identificar áreas de mejora, cuellos de botella y requisitos específicos de cada departamento.
2. Establecer objetivos claros para la implementación del ERP: Definir los resultados deseados de la implementación del ERP es fundamental. Estos objetivos pueden incluir mejorar la eficiencia operativa, aumentar la productividad, reducir costos, mejorar la toma de decisiones, entre otros.
3. Determinar el presupuesto disponible: Es importante establecer un presupuesto realista para la implementación del ERP. Esto incluye no solo el costo inicial del software, sino también los gastos de personal, capacitación, mantenimiento y posibles costos ocultos.
4. Investigar proveedores de ERP y comparar sus características: Analizar las opciones disponibles en el mercado y comparar las características, funcionalidades, reputación del proveedor, historial de implementaciones exitosas, escalabilidad y adaptabilidad a las necesidades específicas de la empresa.
5. Evaluar la escalabilidad del sistema ERP: El sistema ERP debe ser capaz de crecer y adaptarse a medida que la empresa evoluciona. Es importante considerar si el sistema puede manejar un aumento en el volumen de transacciones, usuarios adicionales y nuevas funcionalidades en el futuro.
6. Considerar el soporte y la capacitación ofrecidos por el proveedor: Asegurarse de que el proveedor ofrezca un sólido soporte técnico y capacitación para garantizar una implementación exitosa y un uso efectivo del sistema por parte de los empleados.
7. Realizar una prueba piloto del sistema en áreas seleccionadas: Antes de comprometerse completamente con un sistema ERP, es útil realizar una prueba piloto en áreas seleccionadas de la empresa para evaluar su rendimiento y usabilidad en condiciones reales.
8. Tomar una decisión informada sobre qué sistema ERP elegir: Después de evaluar todas las opciones y consideraciones, tomar una decisión informada sobre qué sistema ERP se adapta mejor a las necesidades y objetivos de la empresa.
9. Planificar detalladamente la implementación del ERP: Desarrollar un plan de implementación detallado que incluya cronogramas, asignación de recursos, responsabilidades, riesgos y métricas de éxito.
10. Garantizar la preparación y disposición de los empleados para el cambio: Comunicar claramente los beneficios del nuevo sistema ERP a los empleados, proporcionar una capacitación adecuada y establecer canales de retroalimentación para abordar cualquier inquietud o resistencia al cambio.

Aspectos a tener en cuenta para elegir correctamente

Al elegir un ERP (Enterprise Resource Planning), es fundamental considerar una serie de aspectos clave para garantizar que la solución seleccionada satisfaga las necesidades específicas de la empresa. Aquí hay algunos factores importantes a tener en cuenta:

1. Requisitos empresariales: Comprender claramente los requisitos y procesos comerciales de la empresa es el primer paso. Esto implica identificar áreas problemáticas, áreas de mejora y los objetivos comerciales que se desean lograr con la implementación del ERP.
2. Escalabilidad: El ERP debe ser capaz de crecer y adaptarse junto con la empresa a medida que evoluciona y se expande. Es importante considerar tanto las necesidades actuales como las futuras de la empresa para garantizar que el ERP pueda escalar sin problemas.
3. Facilidad de uso y capacitación: El ERP debe ser fácil de usar para que los empleados puedan adoptarlo rápidamente. Además, debe haber recursos de capacitación disponibles para garantizar que los usuarios puedan aprovechar al máximo todas las características y funcionalidades del sistema.
4. Integración: Es esencial que el ERP pueda integrarse con otros sistemas y aplicaciones utilizados por la empresa, como software de contabilidad, CRM (Customer Relationship Management) y sistemas de gestión de almacenes, para garantizar una colaboración fluida entre diferentes departamentos.
5. Personalización y flexibilidad: El ERP debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a los procesos comerciales únicos de la empresa. Esto puede implicar la capacidad de personalizar ciertos módulos o funcionalidades para satisfacer las necesidades específicas de la empresa.
6. Costo total de propiedad (TCO): Además del costo inicial de adquisición, es importante considerar los costos continuos asociados con la implementación y el mantenimiento del ERP a lo largo del tiempo. Esto incluye costos de licencia, costos de implementación, costos de capacitación y costos de soporte técnico.
7. Soporte y servicio al cliente: Se debe evaluar la calidad del soporte y el servicio al cliente ofrecido por el proveedor del ERP. Es importante tener un punto de contacto confiable para resolver problemas técnicos y recibir asistencia en caso de necesidad.
8. Seguridad: Dado que el ERP contendrá datos comerciales críticos, es fundamental que el sistema cuente con medidas sólidas de seguridad para proteger la información confidencial de la empresa contra amenazas internas y externas.

ERP: ¿mejor en servidores propios o en la nube?

La evolución de los ERP también refleja un cambio en la cultura empresarial. El enfoque en la propiedad ha dado paso a un modelo centrado en la calidad del servicio. Los ERP de nueva generación, aprovechando las interfaces web y la lógica de la nube, ofrecen una cobertura funcional omnicanal para todos los usuarios.

Los proveedores, transportistas, subcontratistas, agentes, minoristas y clientes pueden colaborar mediante un cuidadoso perfil, impulsando modelos de gestión empresarial basados en la colaboración, la flexibilidad y la producción ajustada. Esta última, desarrollada por Toyota, implica la participación de todos para minimizar residuos, reducir costos y crear valor tanto para la empresa como para los clientes.

Implantar o actualizar un ERP requiere un esfuerzo económico y de tiempo significativo por parte de las organizaciones. Para que se adapte a las necesidades del negocio, el ERP debe ser personalizado y parametrizado con la ayuda de un integrador de sistemas o una empresa consultora.

La opción de la nube convierte los Capex en Opex, al tercerizar la complejidad de la infraestructura. Esto implica un cambio de los gastos de capital, como la compra de equipos, a costos operativos permanentes para el funcionamiento del sistema.

Implantación de un ERP: las diferencias entre on premise y SaaS

En el caso de los ERP on premise, se requiere la instalación de un servidor dedicado, lo que implica un análisis preliminar del sistema para configurar la infraestructura. Esta actividad puede durar semanas o incluso meses, dependiendo de la complejidad y la distribución geográfica de la empresa. Cada usuario debe estar conectado directamente al servidor que aloja el ERP. Para usuarios remotos, se necesitan herramientas remotas, como servidores de terminales.

El ERP en la nube (SaaS) no solo coordina y controla los procesos de negocios, sino que también integra otras aplicaciones y garantiza el acceso desde cualquier dispositivo (PC, tablet, smartphone) y ubicación. Esta opción es especialmente interesante para las PYME, que suelen tener recursos técnicos y económicos limitados. La nube elimina la necesidad de asignar recursos al centro de datos, simplificando la gestión de la infraestructura, ya que el ERP como servicio se basa en el uso de una máquina virtual. Con solo agregar una licencia, los procesos pueden iniciarse y la empresa puede ver resultados inmediatos.

Desde la perspectiva del cliente, el acceso a la información y los servicios es inmediato a través de un navegador. En cuanto a los recursos, el uso de un sistema de gestión en la nube no tiene límites en la capacidad de expansión, almacenamiento o potencia de procesamiento. Puede admitir un número ilimitado de usuarios con cambios contractuales simples. Además, la capacidad de cálculo se garantiza al integrar módulos de Inteligencia Empresarial o Inteligencia Artificial.

Las ventajas y desventajas de un ERP para las empresas

La elección de un ERP proporciona a la empresa oportunidades para crecer y mejorar su perspectiva de negocio. Los distintos departamentos pueden beneficiarse a corto, medio y largo plazo, obteniendo:

• Máxima integración: Un ERP facilita la interacción entre todos los procesos de negocio, permitiendo un procesamiento óptimo de datos y ofreciendo soluciones que maximizan el control de los flujos. La calidad del tratamiento de la información incluye la generación de informes avanzados, proporcionando datos útiles para decisiones estratégicas empresariales.
• Mayor transparencia: Un ERP ofrece una transparencia máxima en los procesos y procedimientos, reduciendo redundancias de datos y optimizando la compartición y colaboración tanto interna como externa. Además de mejorar la eficiencia del sistema, garantiza la calidad de los procesos y el cumplimiento de las normativas.
• Mejora en la gestión: Un ERP eleva la calidad de la gestión: la capacidad de recopilar y procesar datos, mediante herramientas integradas de minería de datos e inteligencia empresarial, permite supervisar el rendimiento de toda la empresa. Todo esto se gestiona a través de un único panel centralizado, accesible desde cualquier dispositivo fijo o móvil.

Stefano Mainetti, profesor de Tecnologías de Sistemas de Información en el Politécnico de Milán, detalla en esta videoguía los principales beneficios empresariales derivados de la adopción de un ERP, enfocándose en eficacia, eficiencia y valor de la información.

Diferencia entre un software de gestión y un ERP

Generalmente, un software de gestión recopila e informa sobre datos e información en diferentes áreas de gestión. Por otro lado, un ERP, como parte integral de los flujos organizativos de la empresa, permite dirigir toda la operativa tecnológica de la empresa, brindando una visibilidad sin precedentes al management. Al consolidar todos los flujos de datos en un sistema y cruzar la información mediante correlaciones adecuadas, el ERP ayuda a los directivos a entender qué hacer, qué y cuándo comprar, a qué proveedores, en qué cantidad y cómo. Esto se debe a que el ERP rastrea la producción, las tendencias de la oferta y la demanda para facilitar un enfoque predictivo incluso a medio plazo. La transparencia informativa abarca procesos, componentes, materias primas, inventarios, personal, equipos disponibles y costos.

Etapas para la adopción de un ERP: cuándo adquirirlo en su empresa

La adopción de un ERP en una empresa implica una serie de etapas cruciales que deben abordarse con cuidado y planificación. Stefano Mainetti, un experto en Tecnologías de Sistemas de Información del Politécnico de Milán, desglosa estos pasos fundamentales para garantizar una implementación exitosa:

1. Mapeo de procesos: El primer paso consiste en realizar un exhaustivo análisis de los procesos empresariales existentes. Esto implica identificar y documentar todos los flujos de trabajo, desde la gestión de inventarios hasta las operaciones financieras. Este mapeo proporciona una visión clara de cómo opera la empresa y dónde se pueden realizar mejoras.
2. Evaluación de necesidades: Con una comprensión clara de los procesos empresariales, el siguiente paso es evaluar las necesidades específicas de la empresa. ¿Qué funcionalidades son imprescindibles para mejorar la eficiencia y la productividad? ¿Qué requisitos adicionales debe cumplir el ERP para adaptarse a las particularidades del negocio?
3. Selección del proveedor: Una vez identificadas las necesidades, es hora de buscar un proveedor de ERP que ofrezca soluciones que se ajusten a los requisitos de la empresa. Es crucial investigar y comparar diversas opciones en el mercado, teniendo en cuenta factores como la reputación del proveedor, la calidad del servicio y la capacidad de personalización del software.
4. Personalización e implementación: Una vez seleccionado el proveedor, comienza la fase de personalización e implementación del ERP. En esta etapa, se adaptan los módulos y funcionalidades del software para satisfacer las necesidades específicas de la empresa. Es fundamental contar con un equipo dedicado y capacitado para gestionar esta transición de manera eficiente.
5. Formación y seguimiento: Finalmente, después de la implementación inicial, es crucial proporcionar formación adecuada a los empleados que utilizarán el ERP en su día a día. Además, se debe establecer un sistema de seguimiento y evaluación para garantizar que el sistema esté funcionando de manera óptima y realizar ajustes según sea necesario.

Siguiendo estos pasos fundamentales, las empresas pueden maximizar las posibilidades de éxito en la adopción de un ERP y aprovechar al máximo las ventajas que esta tecnología puede ofrecer.

ERP o paquete de gestión: ¿qué elegir?

Cuando se enfrenta a la decisión entre un ERP (Enterprise Resource Planning) y un paquete de gestión, es crucial comprender las diferencias fundamentales entre ambas opciones. Un ERP es un sistema integrado que abarca todas las áreas funcionales de una empresa, desde la contabilidad hasta la gestión de recursos humanos, mientras que un paquete de gestión se centra en áreas específicas de la empresa, como la gestión de proyectos o la gestión de ventas.

La elección entre un ERP y un paquete de gestión depende de las necesidades y objetivos de la empresa. Si la empresa busca una solución integral que cubra todas sus funciones comerciales, un ERP puede ser la opción más adecuada. Por otro lado, si la empresa necesita una solución específica para una función particular, como la gestión de proyectos, un paquete de gestión puede ser más adecuado. Es importante evaluar cuidadosamente las necesidades comerciales y considerar cómo cada opción puede satisfacerlas antes de tomar una decisión.

Cómo gestionar un proyecto de ERP en su empresa

La migración a un sistema integrado es un proceso que debe abordarse con cuidado. Esta guía de ICT4Executive ofrece consejos sobre la selección, el caso de negocio, la implantación y la evaluación de riesgos y beneficios.

Gestionar un proyecto de implementación de un ERP es un proceso complejo que requiere una cuidadosa planificación y ejecución. Aquí hay algunas áreas clave que deben abordarse:

1. Selección del ERP: Antes de tomar cualquier decisión, es crucial realizar una evaluación exhaustiva de las necesidades de la empresa y comparar diferentes opciones de ERP disponibles en el mercado. Esto implica identificar los requisitos comerciales clave, como la funcionalidad necesaria, la escalabilidad, la facilidad de uso y el soporte técnico, y luego evaluar cómo cada sistema cumple con esos requisitos.
2. Caso de negocio: Una vez que se ha seleccionado un ERP potencial, es importante desarrollar un caso de negocio sólido que justifique la inversión en el sistema. Esto implica identificar los costos y beneficios esperados del proyecto, incluidos los costos de licencia, implementación y mantenimiento, así como los ahorros y mejoras en la eficiencia operativa que se espera lograr con el nuevo sistema.
3. Implantación: La implantación del ERP debe ser cuidadosamente planificada y gestionada para garantizar una transición suave y exitosa. Esto implica la asignación de recursos adecuados, la definición de roles y responsabilidades claros, la realización de pruebas exhaustivas y la capacitación del personal en el uso del nuevo sistema. Además, es importante establecer métricas de éxito y un plan de seguimiento para evaluar el rendimiento del ERP una vez que esté en funcionamiento.
4. Evaluación de riesgos y beneficios: Durante todo el proceso de implementación, es importante realizar una evaluación continua de los riesgos y beneficios asociados con el proyecto. Esto implica identificar posibles obstáculos y problemas que puedan surgir, como retrasos en la implementación, costos imprevistos o resistencia al cambio por parte de los empleados, y desarrollar estrategias para mitigar estos riesgos.

Requiere una combinación de planificación estratégica, ejecución cuidadosa y evaluación continua para garantizar el éxito a largo plazo del sistema.

Cuanto cuesta un ERP para una empresa, ¿compensa la inversión?

El costo de un ERP puede variar significativamente según varios factores, como el tamaño de la empresa, la complejidad de los procesos empresariales, el proveedor del ERP y si se elige una implementación local o en la nube. Los costos típicos pueden incluir licencias de software, servicios de consultoría para la implementación y personalización, capacitación de empleados, mantenimiento continuo y posiblemente costos adicionales para integraciones con otros sistemas.

Si bien la inversión inicial puede ser considerable, muchas empresas encuentran que el costo de implementar un ERP se compensa con los beneficios a largo plazo. Algunos de estos beneficios pueden incluir una mayor eficiencia operativa, una mejor visibilidad y control de los procesos empresariales, una toma de decisiones más informada basada en datos en tiempo real, una mayor capacidad para adaptarse a los cambios del mercado y una mejora en la satisfacción del cliente.

Es importante realizar un análisis de costo-beneficio detallado antes de invertir en un ERP para asegurarse de que la inversión sea justificada y que se obtengan los resultados deseados. Además, considerar el retorno de inversión a largo plazo en lugar de solo los costos iniciales puede ayudar a evaluar mejor si el ERP compensa la inversión para una empresa en particular.

Desafíos y perspectivas futuras de los ERP para las empresas

En el futuro, las empresas enfrentarán desafíos significativos al implementar y mantener sistemas ERP. Uno de los principales desafíos será la necesidad de adaptarse a un entorno empresarial en constante cambio. A medida que las tecnologías emergentes como la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y la automatización transforman la forma en que operan las empresas, los ERP deberán evolucionar para integrar estas nuevas capacidades y aprovechar al máximo su potencial. Además, la seguridad de los datos seguirá siendo una preocupación importante, ya que las amenazas cibernéticas continúan aumentando en sofisticación y frecuencia. Las empresas deberán implementar medidas de seguridad robustas y estar preparadas para abordar rápidamente cualquier brecha de seguridad que pueda surgir en su sistema ERP. En resumen, el futuro de los ERP estará marcado por la necesidad de adaptación a la innovación tecnológica y la protección de datos sensibles en un mundo digital cada vez más complejo y dinámico.

Casos de éxito en Argentina

Sí, hay varios casos de éxito en la implementación de sistemas ERP en Argentina. Uno de los ejemplos más destacados es el de Molinos Río de la Plata, una empresa líder en la producción de alimentos en Argentina. Implementaron un sistema ERP de SAP para integrar todos sus procesos empresariales, desde la producción hasta la distribución y la gestión financiera. Esta implementación les permitió mejorar la eficiencia operativa, optimizar la cadena de suministro y tomar decisiones más informadas basadas en datos en tiempo real.

Otro caso notable es el de Arcor, una de las empresas más grandes de alimentos de Argentina. Implementaron un sistema ERP de Oracle para mejorar la gestión de su cadena de suministro y optimizar sus procesos de fabricación y distribución. Esta implementación les permitió aumentar la productividad, reducir los costos y mejorar la calidad de sus productos.