Cuando hablamos del método de la ruta crítica o más conocido por sus siglas en inglés CPM, nos referimos a una técnica que facilita la posibilidad de planificar los proyectos de negocios acorde a los tiempos y plazos de las tareas necesarias. Se trata de un método de trabajo que es utilizado generalmente en el desarrollo y control de proyectos.
El desarrollo de un proyecto consiste en la realización de determinadas tareas o actividades que tienen un objetivo concreto. A través de CPM es posible determinar la duración de cada una de estas tareas y así poder estimar cuánto llevará la totalidad del proyecto.
Índice de temas
¿Cuáles son las principales ventajas del CPM?
Una de las principales ventajas de este método de trabajo es que no hay dudas en cuanto a la duración del proyecto, porque todas sus tareas ya tienen una duración previamente estimada.
Además, colabora con una de las tareas más importantes a la hora de realizar cualquier desarrollo: la planificación. CPM permite visualizar todas las actividades del proyecto antes de siquiera haber comenzado a trabajar en él. Por ende, sabremos exactamente cómo serán las cosas desde el principio hasta el final del trabajo.
De esa manera, se facilita la toma de decisiones cuando se trabaja en el armado del proyecto, ya que se pueden evaluar diferentes caminos a seguir desde un primer momento.
Asimismo, al tener una visión completa del proyecto que vamos a llevar a cabo, CPM permite identificar aquellas tareas que sean de mayor importancia, así como también saber cuáles serán las que mayor tiempo llevarán.
Es por esto que uno de los beneficios más importantes es la optimización del tiempo de duración del proyecto. Así, si no estamos conformes con el plazo de duración y queremos terminarlo más rápido, será más sencillo identificar las tareas que se pueden realizar con mayor velocidad.
Por último, a través de CPM es posible llevar un control de la efectividad y el desarrollo de las tareas. Esto es porque es posible comparar lo estimado en la planificación con lo que sucede una vez que hayamos empezado con el proyecto.
¿Cómo puedo implementar CPM en mi empresa?
Decisión empresarial
CPM es una herramienta de inmensa utilidad en la gestión de proyectos de negocio y existen muchas empresas que lo pueden llevar a cabo. Lo cierto es que lo primero que se necesita para ponerlo en marcha es la decisión empresarial.
Metodología de planificación
Por otro lado, es importante tener en cuenta que se trata de una metodología de planificación, por lo que cuando se comience un proyecto ya se sabrá de antemano cada paso a seguir. Es por eso que se trata de un método predecible y con estabilidad.
Para implementarlo es necesario elegir el proyecto en el cual lo vamos a poner en marcha, ya que esta metodología de trabajo se aplica a desarrollos concretos.
Ejemplos
CPM puede ser utilizado para la construcción de edificios, para completar una fusión corporativa, para diseñar y comercializar un nuevo producto, para el armado de la logística en un depósito, para producir una película y hasta para un proyecto de exploración espacial de la NASA.
Cabe aclarar que la enumeración precedente es solo a modo de ejemplo, y no agota la enorme cantidad de posibilidades que hay de aplicar este método de trabajo. Entonces, cualquiera sea la actividad empresarial de la que estemos hablando puede funcionar de forma más organizada con la ruta crítica.
Como decíamos, se trata de una metodología predecible. Y si bien es posible realizar cambios sobre la marcha, mientras la realidad más se ajuste a lo planificado, más exitosa será la implementación del programa.
Asimismo, para implementar CPM en una empresa de forma exitosa es importante darle la relevancia necesaria a la evaluación constante de las tareas y al uso de los gráficos que arrojen los datos finales del proyecto y sus resultados.
Se trata de verificar si el trabajo se ha ajustado a lo programado y en caso de que hayan existido fallas, ver en qué aspectos se puede mejorar. De esa manera, con el correr de los proyectos, la empresa irá mejorando su desempeño con CPM.
¿Por qué la medición de desempeño es importante para el CPM?
Cuando realizamos un proyecto a través del método CPM es fundamental que midamos constantemente el desempeño de las tareas a realizar.
Recordemos que cuando trabajamos con CPM, estamos utilizando un método que nos permite conocer por adelantado qué actividades se van a llevar a cabo y en qué rango de tiempo. Pues, en ese sentido nada escapa a la planificación.
Pero, claro está que de lo planeado a lo real hay un paso enorme. Es por esto que el control de las tareas es necesario para comparar el progreso ideal con el progreso real y observar si el proyecto va por buen camino o si, por el contrario, se atrasa.
Pero, además, existen lo que denominamos tareas no críticas que son en algún sentido secundarias, pero que dependen de las principales. Se trata de actividades esenciales para el desarrollo del proyecto, por lo cual si se llegaran a atrasar podrían afectar el desarrollo en su totalidad.
Pues, como un proyecto se trata de una serie de actividades concatenadas y en muchos casos el inicio de una de estas depende de la finalización de la otra, es necesario que todo funcione tal como fue planeado, porque de otra manera será difícil que el proyecto avance en el tiempo que fue previsto.
Por último, una consideración en la que haremos hincapié más adelante, pero que es de vital importancia es el hecho de la identificación de los errores. Se trata de una de las razones más fuertes por las cuales es importante la medición de resultados.
Si nosotros medimos el desempeño de las tareas y las comparamos con lo planeado, podremos detectar si algo salió mal o diferente a lo esperado. En ese caso tendremos que analizar donde ocurrió el error para evitar que se produzca en un futuro.
¿Qué herramientas se utilizan para medir el rendimiento de un programa de CPM?
Si queremos ver el rendimiento de un programa CPM, tal como hemos explicado previamente, tenemos que controlar constantemente el desarrollo de las tareas planeadas y su tiempo de ejecución.
En ese sentido, son muy útiles los gráficos, ya que al permitirnos ver el panorama completo del proyecto nos arrojan un informe adecuado. Uno de estos gráficos que son esenciales para la programación y la medición de los resultados del proyecto es el diagrama de Gantt.
Diagrama de Gantt
Se trata de un gráfico de barras horizontal que es utilizado para mostrar el cronograma de un desarrollo de actividades de principio a fin. De esta manera, cada barra representa una tarea y su longitud, lógicamente, representa el tiempo que tardará en realizarse.
Por ende, a través de este diagrama se puede visualizar todas las tareas de un proyecto y el tiempo que tarda en llevarse a cabo. En este sentido, es recomendable utilizar algún software de gestión de proyectos como Microsoft Software que facilite la creación de este tipo de gráficos.
Ahora bien, otra de las herramientas fundamentales, sobre todo durante la ejecución de un proyecto, es el tablero Kanban.
Se trata básicamente de una herramienta CPM que permite visualizar el trabajo que se está llevando a cabo en el día a día del desarrollo de lo planeado. Lo beneficioso de esta herramienta es que permite dar seguimiento al progreso del trabajo en las diferentes etapas.
Esto último, tal como habíamos marcado previamente, es esencial para una efectiva medición de resultados y por ende para el control del desarrollo del proyecto.
¿Cuáles son los pasos clave para diseñar un programa exitoso de CPM?
Como se trata de una metodología de trabajo, para llevar a cabo un programa exitoso de CPM es necesario llevar adelante una cierta cantidad de pasos. En este apartado nos ocuparemos de analizar cada uno de ellos.
Primer paso: Identificación de cada actividad
El primer paso a seguir para realizar un programa de CPM exitoso es identificar las tareas que deben realizarse dentro del proyecto.
En este punto, es necesario hacer una aclaración. A la hora de comenzar a trabajar con este método es recomendable haber definido el alcance del proyecto previamente. De esa manera será posible definir cuáles son aquellas tareas críticas e independientes y cuáles no.
Asimismo, en este primer paso solo se deben incluir en la lista de actividades aquellas que posean mayor importancia. Luego, con ese esquema, las actividades más pequeñas se pueden derivar de forma ordenada.
Segundo paso: Definir las tareas dependientes
Tal como mencionamos en el paso anterior, al poder determinar cuáles son las tareas de mayor importancia podremos saber además qué tareas dependen de otras para su posterior realización.
Pues, suele suceder que es necesario cumplir con una tarea que permita que se lleve adelante posteriormente la otra.
Este paso es muy importante para poder visualizar todo el proyecto completo de antemano y saber exactamente cuándo podremos comenzar a llevar a cabo cada tarea.
Tercer paso: Dibujo de Diagrama de Red
En este paso llega uno de los puntos centrales del método CPM, el dibujo del diagrama de la ruta crítica o mejor conocido como el dibujo del diagrama de red.
Se trata de una representación visual en la cual se puede observar el orden de las tareas a realizar y sus correspondientes dependencias y se puede realizar a mano en un papel o la opción más recomendable, a través de un software de gestión de proyectos.
Cuarto paso: Determinar la duración de cada actividad
En este paso, también realizamos una actividad de suma importancia para el concepto general de CPM.
Se trata de establecer la duración aproximada de cada una de las tareas a realizar. De esa forma será posible establecer la duración total del proyecto antes de comenzar.
La forma de medir el tiempo dependerá de la complejidad del proyecto y de las actividades, pues puede que sea posible medirlo en semanas o en días.
Quinto paso: Identificación de la ruta crítica
Una vez que hayamos identificado las tareas a realizar y determinado su duración estimada, estaremos en condiciones de identificar la ruta crítica.
Aquí es importante recurrir a ciertos parámetros, sobre todo para determinar cuánto tiempo pasará entre que termina una actividad y comienza la siguiente. Pues, pareciera ser que ese el punto más complejo en este paso, ya que ya se sabe cuánto durará cada tarea por separada.
Sexto Paso: De lo ideal a lo posible
Tal como lo establece el título de este último paso, cuando el proyecto pasa a la realidad se observa si realmente hemos hecho una planificación adecuada. Es por eso que puede llegar a ser necesario modificar el CPM.
Esto nos permitirá, además, observar si el progreso del proyecto es el adecuado y por ende podremos reconocer el desempeño de nuestro trabajo.
¿Qué factores deben tenerse en cuenta al determinar los objetivos del programa de CPM?
Antes de comenzar a desarrollar un proyecto a través del método de la ruta crítica, hay una serie de factores que es necesario tener en cuenta.
En primer lugar, es imprescindible que contemos con una lista detallada de todas las tareas y actividades que formarán parte del proyecto. Aquí es necesario incluir tanto las tareas críticas como las no críticas, porque todas son fundamentales para el correcto desarrollo de la ruta.
Asimismo, es necesario que sepamos exactamente cuánto dura cada actividad. Pero, hay un factor que no podemos dejar de tener en cuenta y es el tiempo que hay entre la finalización de una tarea y el inicio del desarrollo de otra.
Por otra parte, al determinar los objetivos, también hay que pensar en los posibles retrasos que se puedan generar, ya que no todo siempre puede salir como se espera.
¿Qué consideraciones deben hacerse al evaluar los resultados del programa de CPM?
Al evaluar los resultados del camino crítico existen una serie de consideraciones que es necesario tener en cuenta para tener conclusiones correctas.
En primer lugar, es necesario haber hecho una efectiva identificación del camino crítico. Se trata de aquellas tareas que ocupan una mayor cantidad de tiempo en el proyecto y, por ende, son las que deben ser gestionadas con mayor atención y cuidado.
En segundo lugar, debemos realizar una comparación entre el camino establecido con los resultados que hayamos conseguido. En este punto observamos una de las ventajas de este método, ya que la posibilidad de realizar esta comparación permite una efectiva evaluación y análisis de resultados.
En este sentido, debemos comparar las fechas de inicio y finalización previstas para cada tarea y determinar si coinciden con lo programado o si hubo algún tipo de retraso.
En el caso de que lo planeado no coincida con lo sucedido en la realidad durante el desarrollo de las tareas, y se hayan producido retrasos, es necesario identificar cuáles fueron las causas.
Esto último tiene que ver también con un objetivo de optimización de proyectos futuros, ya que si se puede descifrar por qué se ha tardado más de lo previsto, es probable que se pueda evitar en el futuro.
En definitiva, se trata de contar con una completa comprensión del camino crítico, las tareas y actividades del proyecto, y comparar, una vez finalizado el proyecto, los resultados con la programación inicial.
Si hacemos bien estas tareas podremos haber logrado una correcta evaluación de los resultados.
¿Cómo se evalúa el impacto de un programa de CPM en el tiempo actual y el posible impacto en el futuro inmediato?
La posibilidad de evaluar el impacto de un programa CPM en tiempo real es una de las grandes ventajas que provee este método. Pues al tener la visualización general de todo el proyecto antes de comenzarlo podremos asegurarnos de que todo marche bien.
La evaluación en tiempo real se realiza controlando las actividades y tareas desarrolladas de forma constante. Para ello existen algunas herramientas y gráficos que ayudan a efectivizar el seguimiento.
Una de estas herramientas es el gráfico de control que sirve, en esencia, para poder visualizar cualquiera de los cambios que se realice en el proyecto. Es útil para tener una noción de cuánto tarda la realización de una tarea según los recursos que se le hayan asignado.
Tablero de Kanban
Otra herramienta que es necesaria y útil para la evaluación del impacto de un programa CPM en tiempo real es el ya mencionado tablero Kanban, una herramienta que nos permite analizar el día a día de las tareas.
Una de las grandes ventajas de este método de trabajo es cómo optimiza la manera en la que se realizan las actividades. Esto se debe lisa y llanamente a la planificación, pues todo se diseña en función de ella. De esa manera, siempre se trabaja con un límite de tiempo estimado, por lo que es más factible que se alcance el objetivo proyectado en tiempo y forma.
Pero no solo es importante el análisis del impacto de un programa CPM en tiempo real, sino que también es necesario revisar los resultados en el futuro inmediato.
Si bien uno de los objetivos es mejorar la metodología con la cual se llevan a cabo las tareas, todo eso se hace con el objetivo concreto de dar una mayor eficacia y productividad a la ejecución del proyecto.
Para ello será necesario trabajar con gráficos de emisión de informes, diferentes herramientas visuales que nos permiten observar el desempeño general de todo el proyecto.
Entre ellos encontramos al famoso gráfico de barras que es útil para evaluar las variables del proyecto según los distintos hitos del proyecto.
Una de las maneras tradicionales de armarlo es graficar los costos en el eje X y las horas de trabajo en el eje Y. Se trata de una herramienta ideal, ya que los datos siempre son más fáciles de entender a través de gráficos visuales.
¿Qué procedimientos hay que seguir para garantizar la supervisión del desarrollo del programa de CPM para mejorar la eficiencia y la seguridad interna?
Tal como explicamos previamente, es necesario que se supervise el desarrollo de cada una de las tareas dentro de un proyecto que es llevado a cabo con CPM.
Gráfico de control
Para eso, aquellas personas que estén encargadas de iniciar y terminar las tareas a tiempo deben utilizar un gráfico de control en donde se pueda observar cómo progresa el proyecto y su rendimiento.
Cuadro de avance
Asimismo, es importante contar con lo que se denomina un cuadro de avance que consta de cierta información que debe ser completada. Algunos datos importantes que no pueden faltar en este cuadro son el día en el que se anota la información, el número y tipo de actividad informada junto con su avance, el número de actividades totales que son completadas a partir de la última actualización, entre otros.
Evaluación
Por otra parte, es fundamental contar con un procedimiento de evaluación que permita mostrar exactamente cuál es el impacto del retraso de una actividad determinada en todo el proyecto.
Cómo resolver un retraso
Para que se mejore la eficiencia y el proyecto pueda ser terminado en tiempo y forma, existen dos maneras de alivianar los efectos de un retraso. Por un lado, a través de las holguras y por el otro a través de la comprensión de otras actividades.
En definitiva, el éxito de un proceso llevado a cabo con CPM depende de la realización de las tareas en tiempo y forma acorde a lo planeado, pero también de la metodología que se tenga para reaccionar ante un posible retraso.
La absorción por holgura es básicamente la utilización de un tiempo que debió ser dejado como margen al planificar el proyecto. Pero lo cierto es que no siempre puede ser absorbido el retraso de esta forma.
Es por eso que quizá sea necesario el procedimiento de absorción a través de la compresión. Para realizar este procedimiento primero hay que calcular la velocidad máxima con la que se puede terminar la actividad que está generando el retraso.
De esa manera, sabremos cuánto tiempo es necesario tener para poder terminar el proyecto a tiempo. Una vez que sepamos eso podremos tratar de acelerar otras actividades.
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