El mundo empresarial se encuentra en una constante metamorfosis impulsado por la rápida evolución tecnológica y las cambiantes expectativas de los clientes. En este escenario de transformación continua, el Business Process Management (BPM) surgió como una disciplina crítica para las empresas que buscan no solo sobrevivir, sino prosperar en este entorno altamente competitivo.
El BPM no es simplemente una moda tecnológica, sino una herramienta esencial que permite a las organizaciones optimizar sus operaciones, mejorar la eficiencia y mantenerse ágiles en medio de los desafíos cambiantes. En esta nota, exploraremos por qué el BPM es relevante para las empresas en la era digital, examinando sus beneficios clave y cómo está impulsando la innovación y la competitividad en el mundo empresarial actual.
Qué es el Business Process Management
El Business Process Management (BPM) es la gestión de los procesos de negocio de las empresas para acelerar las estrategias de transformación digital. Business Process Management es la disciplina que define la gestión de los procesos empresariales. Representa un conjunto de actividades básicas destinadas a definir, controlar y optimizar los procesos empresariales, en particular la gestión global de los procesos de flujo de trabajo.
El BPM no se trata solo de un conjunto de metodologías y herramientas digitales, sino un verdadero cambio de mentalidad organizativa extendido a toda la dirección de la empresa, para que pueda adoptar un enfoque basado en datos, orientado a la supervisión continua y a la resolución de problemas. Sigue la fase de análisis detallado de costos y desviaciones entre el presupuesto y la realidad. Estas últimas son, de hecho, parámetros de control que los sistemas pueden supervisar continuamente para garantizar la eficacia de la gestión.
El objetivo es hacer eficientes y funcionales los procesos, cada uno centrado en una peculiaridad, fase u objeto específico del negocio.
Las metodologías para alcanzar el objetivo utilizan programas informáticos y conocimientos especializados para cartografiar, medir, analizar, modelizar, optimizar y automatizar el rendimiento de los procesos empresariales.
Business Process Management: cómo hacerlo
El IT empresarial siempre tuvo como objetivo primordial apoyar los procesos de negocio, hasta el punto de convertirse en el facilitador del trabajo de las personas.
Los motores del IT empresarial son:
- Automatizar, para aliviar la carga del trabajo manual
- Digitalizar, para emancipar los procesos de los soportes físicos
- Estandarizar, para hacer los procesos más predecibles, supervisables y cada vez más libres de errores
El Business Process Management debe considerarse en este contexto. El proceso de negocio coordina el comportamiento de personas, sistemas, información y objetos para generar resultados de negocio en apoyo de la estrategia empresarial.
El BPM permite, por tanto, estructurar los procesos, haciéndolos repetibles, o desestructurarlos y hacerlos variables. Las tecnologías suelen requerir el uso de BPM para alinear las inversiones en TI/OT con la estrategia empresarial.
El procedimiento para realizar el Business Process Management incluye cuatro fases:
- Concepción y diseño
- Elección de metodologías (software y competencias) y desarrollo para realizar el BPM
- Seguimiento continuo
- Optimización
Para poner en marcha con éxito un BPM, las fases del sistema se definen en un flujo de trabajo. El equipo debe identificar las áreas de mejora y las métricas para supervisar el progreso. Las organizaciones pueden optimizar sus operaciones aplicando el Business Process Management para mejorar los resultados empresariales.
Para lograr los resultados, es necesario tener una visión global del ciclo de vida de BPM. Veamos en detalle cómo se hace.
Diseño
La fase de diseño implica una concepción amplia, ya que BPM va más allá de la gestión de tareas y proyectos individuales y se refiere a la gestión de todo el proceso de principio a fin. Diseñar el Business Process Management consiste en primer lugar en elegir qué tipo de Bpm adoptar, el que mejor se adapte a las necesidades de la empresa: un Bpm centrado en la integración, uno centrado en las personas y, por último, uno centrado en los documentos.
El equipo debe representar los pilares del proceso, para identificar las tareas individuales dentro del proceso Bpm general, junto con los asignatarios de tareas para cada paso del flujo de trabajo. Definir los pasos permite al equipo identificar áreas de mejora del proceso y, posteriormente, configurar métricas para supervisar el progreso.
Business Process Management centrado en la integración
La Bpm centrada en la integración se centra en procesos en los que no hay necesidad de una excesiva intervención humana. Se trata de procesos en los que la dependencia de APIs y dinámicas que realizan la integración de datos entre sistemas, como la gestión de recursos humanos (HRM) o la gestión de relaciones con clientes (CRM), es mayor.
Alfredo Terlizzi, founder y CEO de Workia, sostiene que la transformación digital permite implementar herramientas y tecnologías que pueden mejorar positivamente la experiencia del colaborador dentro de la compañía. Explica que estas herramientas pueden reducir los procesos administrativos de recursos humanos, facilitar la gestión y mejorar aspectos como la comunicación interna y el desempeño.
“Esto proporciona a los colaboradores un mayor control sobre su tiempo, fomentando un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal”, señala, y agrega que “la transformación digital, a través del uso de un software de RR.HH, es una poderosa herramienta en la prevención del burnout en una organización”. En esta línea, sostiene que gracias a su flexibilidad, automatización de tareas rutinarias y fomento de la colaboración, “las empresas pueden crear un ambiente de trabajo más saludable para sus colaboradores”, concluye Terlizzi.
Business Process Management centrado en las personas
En cambio, el BPM centrado en las personas hace hincapié en la implicación humana: se prioriza allí donde aumenta la demanda de aprobaciones. Los equipos pueden asignar tareas a varios niveles a través de interfaces de usuario intuitivas con opciones de arrastrar y soltar, lo que facilita la capacitación de las personas a lo largo de todo el proceso.
Business Process Management centrado en los documentos
El BPM centrado en documentos, como un contrato específico, implica la compra de un producto o servicio por parte de las empresas. De hecho, la compra requiere varios formularios y rondas de aprobación para llegar a un acuerdo entre el cliente y el vendedor.
El modelo
El siguiente paso en el ciclo de vida es esbozar el modelo. Modelizar los procesos empresariales a los que se va a dar soporte significa comprenderlos, describirlos y analizarlos. El equipo debe representar visualmente el modelo del proceso. Debe entrar en detalles concretos, como plazos, descripciones de tareas y cada flujo de datos dentro del proceso. Durante esta fase, es aconsejable utilizar software de Business Process Management.
Ejecución
La reingeniería continua de procesos permite a las empresas y organizaciones perfeccionar sus flujos de trabajo globales, haciéndolos más eficientes y reduciendo costos. Las opciones avanzadas de análisis de datos, seguimiento de actividades y gestión de decisiones permiten a las suites dedicadas ejecutar el Business Process Management, coordinando personas, sistemas e información y materiales para alcanzar los objetivos empresariales.
La ejecución implica que el equipo realice una prueba funcional, experimentando con el nuevo sistema BPM con un grupo limitado de personas. En esta fase, todos los comentarios que se incorporen son valiosos, antes de empezar a desplegar el proceso a un público más amplio.
Supervisión
En la fase de seguimiento, el equipo se dedica a supervisar el proceso, medir los avances en eficiencia e identificar los posibles cuellos de botella. El seguimiento se realiza mediante el análisis oportuno de los datos.
Optimización
En el último paso, el equipo arregla lo que no funciona, elimina los cuellos de botella identificados en la fase de supervisión y se prepara para el lanzamiento de la actividad empresarial, que debe optimizarse en todos los aspectos. El éxito de un proyecto BPM no solo requiere una planificación oportuna y una comunicación transparente, sino que también genera beneficios rápidamente al mejorar un conjunto de actividades.
Por qué es importante el BPM: beneficios
La ventaja fundamental del Business Process Management es mantener un control constante sobre los datos económicos de la empresa, con el fin de planificar la rentabilidad en términos de equilibrio entre ingresos y gastos.
Además, el BPM se creó para facilitar los procesos empresariales en un mercado globalizado, fomentando una fuerte integración entre todas las aplicaciones y datos, independientemente de su ubicación geográfica (o lógica). Lo importante es asegurar la puntualidad y disponibilidad de los datos para garantizar un seguimiento continuo del rendimiento empresarial.
El uso de información orientada a los procesos permite cambiar las estrategias empresariales en tiempo real.
Otras ventajas del BPM son que describe con precisión la realidad y permite la escalabilidad de los procesos. Permite crear valor tanto empresarial como informático al alejarse de la lógica de procesos fija de las aplicaciones personalizadas para aumentar el valor empresarial de las aplicaciones y soluciones existentes.
Permite simplificar la extracción y el uso de datos, acelerar la elaboración de informes, enrutar los flujos de trabajo de forma segura y difundir los datos sin menoscabar su integridad y privacidad. El BPM puede mejorar la adaptabilidad de la empresa y el rendimiento de los costos automatizando e integrando los procesos de misión crítica.
Por último, el Business Process Management puede recortar el tamaño, reduciendo la complejidad y el coste de las aplicaciones.
Business Process Management: casos de uso
Los casos de uso del Business Process Management son numerosos en administración, finanzas y planificación. Tienen que ver con la gestión adaptativa de casos, la automatización robótica de procesos, pero también con servicios de chatbox para redes sociales y soluciones de bajo código.
Ejemplos prácticos
Un proceso de gestión empresarial no solo ayuda a procesar facturas, detectando y evitando errores humanos y fraudes, sino también a procesar pedidos y descontar anticipos, mejorando las relaciones con los proveedores. La automatización de procesos facilita la aprobación de compras de forma transparente, sin errores ni fraudes.
Además, las organizaciones de medios de comunicación pueden utilizar el BPM para automatizar el proceso de creación y entrega de contenidos digitales, desde la creación del eContent hasta su distribución. Permite interactuar con sistemas de gestión de contenidos, tráfico de contenidos, derechos y órdenes de trabajo.
En el ámbito de las finanzas, se pueden preparar plantillas para estandarizar las órdenes de compra enviadas por varios equipos, lo que permite una adquisición más rápida de software o hardware. Pueden establecerse flujos de trabajo personalizados para escenarios únicos.
Los recursos humanos pueden mejorar la gestión de documentos y flujos de trabajo. Bpm hace que el entorno sea más estructurado para procesar formularios de RR.HH., como la incorporación (o baja) de empleados, la evaluación del rendimiento, la planificación de vacaciones y la aprobación de hojas de trabajo.
Por último, los bancos tienen que evaluar a los solicitantes de préstamos valorando el riesgo crediticio potencial. Por lo tanto, es necesario recopilar información de múltiples fuentes (empleadores, agencias de calificación crediticia, scoring crediticio digital). BPM acelera las decisiones sobre la elegibilidad de los préstamos gestionando el flujo de información a lo largo de todo el proceso y minimizando los errores en la documentación.
Conclusiones
El Business Process Management (BPM) emerge como una pieza fundamental en el rompecabezas de la eficiencia y la competitividad. Las empresas que abrazan el BPM no solo optimizan sus operaciones, sino que también se vuelven más adaptables a los cambios, más ágiles y mejor equipadas para satisfacer las crecientes demandas de los clientes.
La automatización de procesos, la mejora continua y la atención meticulosa a la calidad son solo algunas de las formas en que el BPM impulsa el éxito empresarial en la era digital. Además, su capacidad para proporcionar visibilidad y control sobre las operaciones permite a las empresas tomar decisiones más informadas y estratégicas.
En última instancia, el BPM no es simplemente una moda tecnológica, sino un recurso esencial que permite a las empresas prosperar en un entorno empresarial en constante cambio. Aquellas organizaciones que lo integren de manera efectiva se encuentran en una posición óptima para enfrentar los desafíos del futuro y mantener su relevancia en la era digital.
