El principal objetivo de una institución de salud es mejorar la calidad de vida de las personas a través de la asistencia sanitaria de calidad y el cuidado de la salud. Así pues, la gestión de inventario es clave para cumplir este objetivo, ya que un abastecimiento deficiente impacta directamente en la atención a los pacientes. La buena noticia es que, con planificación y sistematización de procesos de abastecimiento y stock, hay errores que pueden evitarse en este proceso.
El primer paso es identificar esas fallas, ya sea para no repetirlas o para no ser sorprendidos por primera vez. Para esto, podemos decir que existen cinco errores críticos que cometen las instituciones de salud cuando solo tienen en cuenta una parte de la información o sus actividades se basan en herramientas genéricas:
Falta de precisión en los datos de stock
Tener información imprecisa puede ocasionar que los sistemas de ERP arrojen niveles de stock equivocados, y esto se puede traducir en déficit o exceso de insumos y medicamentos. Cuando se trata de exceso, algunos productos podrían llegar a perderse por vencimiento; pero es aún más complejo cuando se trata de un déficit, ya que en casos críticos donde un paciente depende del medicamento, esta falla podría comprometer su salud e incluso su vida.
De esta manera, es fundamental contar con un sistema robusto, interconectado y con soporte adecuado para conocer el detalle de lo que tenemos y lo que nos falta, entender los tiempos de reposición y tener en cuenta qué insumos son indispensables para el funcionamiento regular de cada área de la institución de salud.
Análisis errado de la demanda que ocasiona compras de emergencia
Si dada una contingencia el ERP determina una cantidad de inventario equivocado, es posible que la institución deba realizar una compra de emergencia y esto puede implicar costos más elevados debido a la urgencia por obtener el producto. Este escenario no solo afecta el presupuesto, sino también el flujo de caja y la posibilidad de destinar dinero extra en otros insumos de igual importancia.
Fallas en la identificación de productos – seguimiento de caducidad.
No contar con un sistema efectivo de trazabilidad de los insumos puede ocasionar que, en medio de la urgencia y la velocidad de la atención, se distribuyan y administren productos incorrectos, e incluso caducados (con fecha posterior a la sugerida para su utilización). También, puede suceder que se piense que hay existencias y al momento de requerirlas no sea así, lo que nos regresa al punto dos (compras de emergencia).
En plena era digital es fundamental contar herramientas tecnológicas de control de stock que se actualicen en tiempo real y estén disponibles para todos los involucrados en la gestión de inventario y abastecimiento.
Confiar excesivamente en una herramienta offline puede llevar a un ciberataque
Teniendo en cuenta la inmensa cantidad de datos que alojan una institución de salud y sus proveedores, hacer uso de una herramienta genérica, manual y offline, a la que tienen acceso decenas de personas con bajo nivel de seguridad, puede abrir la puerta al secuestro de información financiera, a la pérdida de datos de pacientes (historias clínica, enfermedades, dosis de medicamentos e intervenciones) y a la interrupción de las operaciones. Por esto, resulta imperativo contar con sistemas robustos, que brinden soporte, back up y acompañamiento.
No contar con herramientas enfocadas en la planificación de demanda
Algunas plataformas genéricas solo contemplan medias móviles y una suavización exponencial en sus algoritmos, dejan de lado factores como la disponibilidad o la criticidad de los productos en el mercado, e incluso eliminan tendencias epidemiológicas, así como los picos y los valles característicos de la demanda del sector. Esto solo hace más complejo entender cuánto comprar y en qué momento hacerlo.
El sector tiene a su disposición soluciones tecnológicas específicas que analizan el comportamiento de la atención de forma global y el consumo previo, asimismo tienen en cuenta distintas variables, involucran modelos estadísticos y generan sugerencias con una precisión significativamente mayor. Estas son herramientas que grafican el escenario real y permiten tomar decisiones más informadas.
Reconociendo que los procesos de abastecimiento son liderados por equipos humanos, es entendible que estos errores puedan presentarse con frecuencia. Sin embargo, de la misma forma es crucial evitarlos para garantizar una correcta atención y preservar la salud y la seguridad de los pacientes. Estas fallas son una alerta que subraya la necesidad de contar con soluciones específicas, tecnológicas y eficientes que es el propósito de lo que hacemos desde Bionexo.
