La gestión de las relaciones con los proveedores (SRM) ha adquirido un papel más estratégico que nunca. Se están produciendo cambios en muchas empresas en la Gestión de la Cadena de Suministro. La gestión de la cadena de suministro o” supply chain”, producción y distribución, debido a la globalización que se ha consolidado en los últimos veinte años. También el uso de las nuevas tecnologías se ha disparado en los últimos tiempos y se ha constatado que son muchos los factores a tener en cuenta a la hora de elegir un proveedor. Ya no basta con buscar el costo más bajo: hay que optimizar una serie de objetivos diferentes con un enfoque que muchos expertos denominan SRM – Supplier Relationship Management (gestión de las relaciones con los proveedores), que a su vez debe gestionarse con soluciones informáticas ad hoc también llamadas SRM, o incluso VMS, Vendor Management Systems (sistemas de gestión de proveedores).
SRM, Gestión de las relaciones con los proveedores para una gestión proactiva de la cadena de suministro
En realidad el nombre no es tan nuevo, se originó en 1983 cuando un consultor de McKinsey, Peter Kraljic, acuñó el acrónimo SRM, instando a los compradores de las grandes empresas a ser más proactivos en la gestión de la cadena de suministro.
Según Kraljic, los compradores deben comprender mejor el impacto de sus actividades en el negocio de la empresa. En particular, deben comprender los niveles de riesgo y rentabilidad que una estrategia adecuada de gestión de suministros podría mitigar (en el caso del riesgo) o apoyar (en el caso de los objetivos empresariales).
Por ejemplo, en una empresa que fabrica cascos de moto, no pasa nada grave si se retrasan algunas entregas, pero sí lo es el abastecimiento estratégico de ciertos materiales como neumáticos y esponjas para el forrado de los cascos: sin una estrategia correcta en la gestión de almacenes, la producción podría incluso detenerse. Este segundo tipo de suministro requiere alianzas estratégicas, la implicación y el patrocinio de la alta dirección, la atención y el control de la planificación cruzada, un número adecuado de reuniones: la gestión de estas relaciones requiere un esfuerzo sustancialmente mayor y una estrategia más amplia y eficaz que la gestión de un contrato de compra de material de papelería.
Identificación de proveedores estratégicos y creación de planes ad hoc
En términos generales, la gestión de las relaciones con los proveedores puede definirse como el proceso por el que una organización determina las categorías de suministro e identifica los “puntos críticos para el negocio” creando una estrategia de gestión ad hoc para ellas. Desde esta perspectiva, los pilares fundamentales en los que se basa la GRS son básicamente tres:
Segmentación de proveedores
Mediante un mapa que muestra la rentabilidad y la exposición al riesgo del proveedor tanto de las categorías de proveedores como de los proveedores individuales
Desarrollo de una estrategia específica para la gestión de proveedores
Asignando adecuadamente los recursos internos y planificando los procesos en función de las necesidades y los objetivos de la empresa
Ejecución de la estrategia
En este caso es fundamental reiterar que un plan de gestión de las relaciones con los proveedores no debe traducirse en una simple colaboración con los proveedores: este es uno de los errores más comunes que suele llevar al fracaso los planes de SRM. Por el contrario, debe tratarse de un verdadero modelo organizativo que prevea diferentes procesos de abastecimiento y recursos en función del carácter estratégico del proveedor: volviendo al ejemplo del suministro de material de papelería, este entraría en la gestión normal de las compras y no en los planes de gestión de riesgos. En la ejecución, la evaluación del rendimiento de los proveedores es un componente absolutamente esencial.
Los 5 secretos para cultivar relaciones exitosas con los proveedores
Despejemos las dudas de una vez y digamos que la puesta en marcha de una estrategia de SRM no servirá para reducir los costos de aprovisionamiento. Este no es el objetivo principal. Un plan de gestión de las relaciones con los proveedores debe nacer, en primer lugar, con la idea de aprovechar nuevas oportunidades en la relación con los proveedores imprescindibles para la propia empresa. Así que los beneficios se miden por otros indicadores, no por la rentabilidad. Un plan de gestión de las relaciones con los proveedores puede ser incluso la clave para apoyar la función que más valor crea en la empresa.
Basándonos en las aportaciones de Forbes y del CIPS (The Chartered Institute of Procurement & Supply), esbozamos lo que podemos llamar los 5 secretos/sugerencias para un plan de gestión de las relaciones con los proveedores de éxito:
Centrarse en la relación: parece trivial, pero, como se ha mencionado, ciertos tipos de suministro tienen un impacto directo en el negocio de una empresa; con este tipo de proveedores es esencial establecer un clima de confianza mutua, haciendo transparentes las necesidades, los procesos y los objetivos.
Objetivos de optimizar el SRM
- Elevar el nivel de las expectativas (y los objetivos): comprender sus puntos débiles es el primer paso, pero el siguiente es mejorar el análisis de los datos cuantitativos y cualitativos de sus proveedores para identificar las oportunidades de mejora y perfeccionar las estrategias y los planes necesarios para gestionar tanto sus interacciones con los proveedores como el resto de la cadena de suministro (producción, distribución);
- Establecer relaciones en beneficio mutuo: parece una sugerencia trivial, pero a menudo incluso las mejores intenciones se derrumban ante los intereses económicos de una u otra parte; muchos estudios han demostrado que cuando se crean verdaderas asociaciones, los proveedores mejoran su nivel de desempeño para con nosotros, son más propensos a invertir en innovación, mejorar la calidad del servicio y redefinir los acuerdos de costos/precios;
- Aprovechar las oportunidades: una relación estratégica acelera el tiempo de llegada al mercado, aporta mayor eficiencia en las transacciones, mejora la capacidad competitiva, reduce el riesgo empresarial, eleva el nivel de calidad de los productos y servicios adquiridos… En definitiva, hay muchas oportunidades que aprovechar;
- Aprovechar la tecnología para simplificar los procesos: para que la estrategia de gestión de las relaciones con los proveedores sea más “fluida” y eficaz, es necesario contar con las herramientas adecuadas que faciliten una visión completa de los proveedores, su mapeo y permitan el análisis rápido de los riesgos y oportunidades tanto para la cadena de suministro como para el negocio de la empresa.
Software SRM
El software de gestión de relaciones con proveedores (SRM) es una solución que ayuda a las empresas a optimizar la selección y la incorporación de proveedores, el seguimiento y la evaluación del rendimiento de los proveedores, la gestión de documentos de proveedores y otros procesos importantes relacionados con los proveedores.
Dicho software tiene como objetivo garantizar la compra a proveedores confiables, brindar visibilidad de extremo a extremo del flujo de trabajo en la colaboración del proveedor y mejorar la resiliencia de la cadena de suministro. Las soluciones de SRM centralizan los datos relacionados con los proveedores, automatizan la pre calificación y la puntuación de los proveedores, respaldan la gestión de contratos y adquisiciones, y proporcionan un portal de proveedores para facilitar la comunicación con proveedores de varios niveles.
Cuando se integra con el software de gestión de recursos humanos, un sistema SRM puede cubrir la funcionalidad del software de gestión de relaciones con los proveedores para las necesidades de personal.
