Si algo caracteriza al Siglo XXI es la revolución digital. Comparable a la revolución industrial ocurrida en el Siglo XVIII, la transformación actual impulsada por las distintas innovaciones tecnológicas está cambiando la forma de socializar, trabajar y producir. No hay ámbito de la vida que no esté siendo radicalmente modificado por estos avances y todos ellos tienen un elemento en común más allá de las áreas de aplicación: el uso de herramientas digitales.
La firma y consultora internacional Grand View Research estima que la transformación digital generó un mercado de 730 mil millones de dólares en 2022. Esa cifra solo continuará creciendo en los próximos años y esto se debe a que cada vez hay más herramientas digitales que permiten desarrollar actividades, tanto personales como laborales y empresariales, de manera más eficiente. Ya sea para gestionar el hogar, la educación, un trabajo, la distribución de bienes, la producción de alimentos o la manufactura de bienes, entre otros cientos de ejemplos posibles, estos instrumentos virtuales originarios de Internet ocupan cada vez más espacios en las rutinas de individuos y organizaciones.
Por este motivo, contar con información sobre las herramientas digitales, desde qué son hasta cómo aprovecharlas, resulta crucial para estos tiempos. La brecha digital es una problemática cada vez más notoria y si bien en gran parte se debe a las problemáticas de acceso, también influyen factores como el desconocimiento y la falta de datos para la implementación de estos avances. No conocerlos y decidir no implementarlos ya no es una opción, porque implica quedarse fuera de múltiples procesos sociales, pero también deben usarse con conciencia y responsabilidad para evitar inconvenientes o perjuicios mayores.
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¿Qué son las Herramientas Digitales?
El concepto Herramientas Digitales abarca un gran abanico de innovaciones llevadas a cabo en los últimos años. A gran escala, los expertos lo definen como todas aquellas aplicaciones, plataformas, software y programas a los que se accede de forma virtual, ya sea con conexión a Internet o no, y ayudan a cumplir alguna tarea de la vida cotidiana. Esto incluye desde labores en el hogar, tareas laborales, procesos educativos, producción de bienes y servicios, distribución de mercancía, generación de alimentos y bebidas, cuidados de la salud y decenas de otras actividades que hacen a la vida humana.
El acceso a las herramientas digitales también es variado. Algunas son desarrolladas por individuos particulares, otras por empresas multinacionales y, en ese contexto, las hay gratuitas y pagas. Algunas tienen fines de entretenimiento, otras buscan solucionar problemáticas de la vida cotidiana y también están aquellas orientadas a mejorar los sistemas educativos y productivos. Sin embargo, se puede indicar que en la base de todas ellas se encuentra la digitalidad, la posibilidad de escalar a la mayor cantidad de personas posibles y el desarrollo a partir de un lenguaje código que permite su existencia dentro del plano virtual.
En la actualidad, estos instrumentos están en contacto con los seres humanos a lo largo de toda su vida. De alguna u otra manera se pueden utilizar desde el mismo nacimiento hasta la vejez y si bien se requiere de acceso a conectividad y dispositivos, las barreras de ingresos suelen ser más bajas en comparación a maquinarias utilizadas en otras revoluciones. Esto conlleva también un constante aprendizaje y una adaptación a estas herramientas que varían y se modifican constantemente. Además, estos procesos son cada vez más veloces por lo que es necesario mantenerse al tanto de todos ellos para aprovechar las ventajas y beneficios que generan.
Ventajas y beneficios de utilizar Herramientas Digitales
Utilizar las herramientas digitales disponibles tienen múltiples ventajas que pueden separarse según su campo de aplicación. En términos generales, se puede decir que al implementarlas, indiferentemente del segmento seleccionado, hay beneficios en cuanto al tiempo, ya que permiten realizar acciones de forma más veloz, el lugar, porque facilitan el acceso desde cualquier parte del mundo, y las barreras de ingreso, porque se necesitan menos elementos físicos e intangibles para usarlas.
De todas formas, vale la pena hacer una separación de cuatro campos de aplicación de herramientas digitales para comprender mejor sus ventajas en cada uno de ellos.
En el hogar
En la actualidad, las herramientas digitales han permitido una mejor organización dentro de los hogares. Ya sea para trabajar o estudiar, a través de plataformas, videollamadas y reproductores de videos, las personas pueden organizarse mejor gracias a estos desarrollos tecnológicos. Y lo mismo ocurre con el tiempo de ocio porque streamings y aplicaciones de juego han abierto el abanico del divertimento en cualquier hogar que posea acceso a Internet y la posibilidad de utilizar estas herramientas.
En la educación
Antes de las herramientas digitales, la educación analógica suponía una gran barrera para muchas personas. Acceder a libros, por ejemplo, podía ser caro o requería viajar hasta bibliotecas, algo que era dificultoso para quienes no viven cerca de estos espacios. Gracias a la digitalización de textos, a plataformas que permiten compartir información a través de Internet y a otros desarrollos similares, la posibilidad de acceder a múltiples fuentes de información para formarse ha crecido en los últimos años.
Por otro lado, también es más rápido comunicarse con otros estudiantes, incluso de otras regiones del planeta, o profesores para realizar consultas. Los mails, las apps de mensajería instantánea y las videollamadas han abierto la puerta a una red académica mucho más amplia y vasta, ya que se pueden cursar carreras a distancia gracias a ellas.
En las empresas
Si hay un desafío que deben afrontar las compañías en la actualidad es el de encontrar formas de producir bienes y servicios sin contaminar al medio ambiente y utilizando la menor cantidad de recursos posibles. Para lograr este objetivo se necesita eficientizar las operaciones y las herramientas digitales son claves para alcanzar dichas metas. La utilización de datos y las plataformas de inteligencia artificial y machine learning se utilizan cada vez más en todo tipo de organizaciones que, por voluntad propia u obligadas por los Estados, se proponen bajar su huella de carbono.
En la sociedad
Hoy parece imposible no transitar un día en sociedad sin usar al menos alguna herramienta digital. Desde aquellas que facilitan el pago de medios de transporte o la resolución de trámites burocráticos hasta aquellas que aumentan los estándares de salud y seguridad, las sociedades modernas se han acostumbrado a estar rodeadas de cientos de estas innovaciones que posibilitan una vida en común más ordenada.
Tipos de Herramientas Digitales y sus funcionalidades
A fines prácticos y didácticos se puede llevar a cabo una clasificación de las herramientas digitales en relación con sus funcionalidades. De todas formas, es importante destacar que varias de ellas resuelven múltiples necesidades y podrían enmarcarse en diferentes categorías.
Funciones comunicacionales
Todas aquellas plataformas, aplicaciones y dispositivos que mejoren la comunicación a distancia entre dos o más personas y tengan como base la digitalidad pueden encontrarse en este grupo. Desde mails, servicios de mensajería instantánea y chats hasta streaming, videollamadas y redes sociales ingresan en esta categoría ya que han facilitado la conexión entre individuos al punto tal que se ha vuelto instantánea y sin la necesidad de coincidir en tiempo y lugar.
Funciones educativas
En la actualidad hay disponibles plataformas de gestión educativa que habilitan la posibilidad de crear aulas virtuales, archivar millones de documentos, crear presentaciones para clases, desarrollar ejercicios y hasta gamificar la educación. Todas ellas son parte de la categoría herramientas digitales educativas, ya que a través de la digitalidad permiten expandir los límites del aprendizaje desde niveles iniciales hasta académicos.
Funciones productivas
Este segmento está marcado por todas aquellas herramientas digitales elaboradas para utilizar dentro de empresas y organizaciones. Sin importar el tipo de actividad o el sector productivo, las compañías las implementan para mejorar sus operaciones diarias. Desde la comunicación interna con sus empleados hasta la organización de tareas y pasando por las áreas de marketing y compra/venta, hay innovaciones tecnológicas pensadas para reducir costos, mejorar la comercialización y generar mejores relaciones laborales con los trabajadores.
Funciones de entretenimiento
Muchas herramientas digitales han sido pensadas para utilizarse de forma lúdica o para consumir productos culturales, ya sea música, películas o libros. Desde dispositivos que permiten comprar libros electrónicos, hasta plataformas para ver series y films y espacios que distribuyen videojuegos de todo tipo, estas innovaciones también han tenido un gran impacto en todo lo relacionado al divertimento y el ocio de las personas.
Funciones de impacto social
Esta categoría es bastante amplia e incluye herramientas digitales relacionadas con la salud y la seguridad, pero también con el medio ambiente y el transporte. Todas aquellas plataformas y aplicaciones que tengan un vínculo directo en la vida diaria de los individuos encajan en esta categoría. Ya sea aquellas que posibilitan sacar turnos, las que mejoran el espacio público o, como ocurrió especialmente durante la pandemia del coronavirus, las que distribuyen comunicación y contenido relacionado a la salud.
Herramientas Digitales para la productividad y organización
Uno de los aspectos prioritarios para empresas y organizaciones al utilizar herramientas digitales es lograr una mejor organización y, por lo tanto, una mayor productividad. Para conseguir esto existen distintas innovaciones que se pueden aplicar para alcanzar esta meta. Es importante destacar que su implementación debe ser en conjunto porque así se aprovecharán sus beneficios al máximo.
Slack
Una de las opciones más utilizadas en cuanto a productividad y organización por su rápida implementación y rápido aprendizaje de parte de los empleados. Archivos de conversaciones, canales de comunicación y transparencia entre los equipos de trabajo son algunas de las ventajas que se suelen destacar de esta herramienta digital.
Google Drive o Amazon Web Service (AWS)
Estas herramientas digitales sirven para el almacenamiento de información. Cada una tiene sus particularidades, pero, en general, otorgan espacio para resguardar y organizar información necesaria para llevar a cabo las operaciones de una compañía.
Herramientas Digitales para el marketing y la publicidad
Lograr buenos estándares de marketing y publicidad resulta vital para que una empresa pueda darse a conocer y mantener una conexión constante con su comunidad de usuarios. En la actualidad existen distintas herramientas que posibilitan realizar estas acciones de forma coordinada para obtener mejores resultados.
Drift
Una herramienta muy recomendada por empresas que gestionan sus actividades de marketing a través de ella. Por un lado, permite conversar y mantener canales de comunicación activos con los clientes y, por el otro, aumentar la base de potenciales clientes gracias a servicios de segmentación. Además, ofrece información y datos para llevar a cabo mejores campañas publicitarias.
Marketing Hub
Otra herramienta ampliamente difundida entre las compañías ya que ofrece distintos servicios por un pago mensual por mes que es bajo en comparación a otras opciones. Herramientas de ventas, conversión de leads, crecimiento de tráfico y eficiencia en las campañas de marketing son algunos de los beneficios que ofrece a sus clientes.
Herramientas Digitales para la gestión de proyectos
Uno de los usos más importantes de las herramientas digitales es la gestión de proyectos. A partir de distintas plataformas se pueden dividir tareas, registrar avances, monitorear pedidos y organizar reuniones o eventos con el objetivo de mantener un flujo de trabajo eficaz que posibilite lograr los objetivos planteados semana a semana.
Trello
La herramienta para organizar tareas por excelencia. Desde armar calendarios, listas de tareas a realizar y generar órdenes de prioridad, esta plataforma es utilizada por miles de empresas alrededor del planeta. Además, es útil porque permite la comunicación interna entre empleados de forma sencilla y rápida.
Monday
Una opción disponible para llevar a cabo gestión de proyectos y organizar flujos de trabajo. Desde planificar eventos y reuniones importantes hasta monitorear progresos de empleados o equipos laborales, se utiliza frecuentemente con el objetivo de mejorar la eficacia diaria de las actividades llevadas a cabo dentro de una empresa u organización.
Herramientas Digitales para la automatización de procesos
Con el surgimiento de la inteligencia artificial y otras tecnologías como el machine learning, la automatización de procesos se vuelve cada vez más importante dentro de las instituciones y empresas. El objetivo primordial es permitir a las personas concentrarse en tareas más estimulantes y relevantes para las operaciones de una organización, mientras que una herramienta digital se hace cargo de aquellas que son rutinarias o monótonas.
Buffer
Una destacada herramienta digital de automatización de procesos porque ofrece este servicio para distintas acciones diarias de una empresa o institución. Ya sea planificar proyectos, publicar contenidos audiovisuales o gestionar reuniones, esta plataforma realiza avisos periódicos para evitar olvidos y automatiza tareas que antes debían hacer los empleados.
Asana
A través de su función de automatizar tareas repetitivas, esta herramienta digital permite gestionar proyectos de forma integral y liberar espacios temporales para que los involucrados puedan dedicarse a aspectos más relevantes como puede ser el trato con los clientes o la planificación de nuevas estrategias para la compañía. Es muy destacada por su sencilla interfaz y multiplicidad de opciones que ofrece.
Herramientas Digitales para el aprendizaje
Las herramientas digitales para el aprendizaje se han popularizado en los últimos años, sobre todo tras la pandemia del coronavirus que obligó a utilizarlas masivamente para mantener los flujos educativos. En la actualidad, con sistemas híbridos de aprendizaje continúan utilizándose y resultan de gran ayuda para docentes y alumnos por igual.
Moodle
Está catalogado como el segundo sistema de manejo de aprendizaje más utilizado en el mundo. Al ser de código abierto y gratuito, su implementación es sencilla y además permite realizar adaptaciones según las necesidades de cada caso. A grandes rasgos, es un entorno virtual de aprendizaje que posibilita desde aulas digitales hasta la creación de cursos y el seguimiento de calificaciones.
Blink
Una red educativa digital que permite crear una “mochila virtual” con libros disponibles en la plataforma. Hay miles de textos disponibles creados por más de cien editoriales que abarcan todos los temas educativos relevantes para la formación de una persona.
Seguridad y privacidad en el uso de Herramientas Digitales
La seguridad y la privacidad a la hora de utilizar herramientas digitales resulta un aspecto cada vez más importante para las empresas. Sobre todo porque cada plataforma cuenta con su ingreso particular y, al utilizar varias de ellas, los procesos de acceso pueden ser complejos de llevar a cabo. Esto es un problema porque aumenta la posibilidad de recibir ciberataques, por lo que una correcta gestión es crucial.
Lastpass
Una plataforma muy utilizada por empresas porque permite llevar a cabo una gestión adecuada del acceso a la actividad online de la organización. Sobre todo facilita la gestión de contraseñas, mitigando las probabilidades de recibir ataques.
Dashlane
Esta herramienta resulta eficaz porque habilita la encriptación de accesos a los datos de la empresa. Por otro lado, ofrece una red privada virtual (VPN) que garantiza seguridad y también tiene servicios de monitoreo de identidad. Además, resulta una opción muy completa porque permite editar contraseñas e información importante para las operaciones.
Seguridad y privacidad en el uso de Herramientas Digitales
Las herramientas digitales presentan muchas ventajas y beneficios para la vida de las personas. Sin embargo, también pueden generar muchos inconvenientes y malestares, sobre todo por la mayor exposición a ciberataques que pueden tener impacto negativo en la seguridad y privacidad de los individuos.
Según estudios recientes divulgados por la consultora internacional Statista, las personas pueden llegar a pasar, en promedio, hasta 6 horas y 37 minutos por día en la digitalidad. Durante todo ese tiempo utilizan varias herramientas digitales para comunicarse, entretenerse o trabajar. Esto puede ser altamente positivo pero también incrementar la exposición a estafas y ataques informáticos.
“En la actualidad, el mundo está cada vez más conectado gracias al avance de la tecnología. Sin embargo, esto también ha dado lugar a una creciente amenaza de ciberdelitos. La ciberdelincuencia se ha convertido en una de las mayores amenazas para la seguridad y privacidad en el mundo digital”, afirma Jordi Juan, socio del área de Consultoría Tecnológica y Ciberseguridad de la consultora Ernst and Young.
Y agrega al respecto: “Se trata de un conjunto de actividades ilegales que utilizan la tecnología para perpetrar delitos, dañar sistemas informáticos, robar información y cometer fraude. Según algunas estimaciones, el cibercrimen le costó al mundo alrededor de 7 mil millones de dólares en 2022 (y se espera que llegue a los 10,5 mil millones de dólares en 2025), cifra que incluye el coste directo de recuperarse de un ciberataque, como la eliminación del software malicioso o la restauración de los sistemas, y el lucro cesante o la pérdida de productividad”.
Al observar esta situación, protegerse contra los delincuentes que perpetúan estos delitos resulta crucial. Por ese motivo se han generado decenas de consejos y pasos a seguir para mitigar estas situaciones y, en caso de sufrirlas, saber cómo reaccionar a ellas.
En lo que se refiere al uso de plataformas y dispositivos se recomienda establecer contraseñas complejas y robustas que no sean fáciles de adivinar. Por otro lado, es útil contar con factores de doble identificación y nunca compartir esta información con personas desconocidas. Evitar mails extraños, no responder a llamadas por medios como Whatsapp y no dar datos personales a individuos que supuestamente se contacten desde compañías es crucial, ya que, por lo general, son los medios más utilizados para realizar estafas del tipo phishing.
Si por alguna razón se sufrió un ciberataque, es importante no lamentarse y reaccionar rápido al mismo. Bloquear todas las cuentas bancarias o de fintech que se tengan, ya sea de forma personal o dando aviso a las empresas, y avisar al círculo más cercano para que estén al tanto es fundamental. Muchas veces los delincuentes aprovechan para pedir dinero a familiares y amigos haciéndose pasar por la persona, lo que provoca aún más consecuencias. Finalmente, una vez restablecida la seguridad, se deben tomar todas las medidas para que no vuelva a ocurrir y aprender de lo sucedido.
Cómo elegir las mejores Herramientas Digitales para tu negocio
Elegir las herramientas digitales para utilizar en un negocio puede ser un proceso largo y complejo. La oferta disponible en el mercado es muy extensa y las características de los productos son variadas. Por ese motivo, seleccionar opciones puede ser una tarea ardua que nunca debe realizarse de manera apresurada.
Antes de indicar algunos consejos que pueden facilitar este trabajo, vale aclarar que las compañías ya no pueden optar por no usar herramientas digitales. Según un informe de Deloitte, las organizaciones que demuestran una madurez digital, es decir que aplican distintas soluciones a sus operaciones para ser más eficientes, aumentan hasta en un 45% los ingresos en comparación a competidores dentro del mismo sector que no lo hacen. Por lo tanto, se otorga mucha ventaja al decidir no implementar herramientas digitales en una empresa.
Dicho esto, el primer paso antes de elegir una herramienta digital es determinar qué necesidades tiene la compañía y, entre todas ellas, cuáles tienen prioridad. Esto es importante porque los expertos del sector aseguran que una buena planificación ayuda a organizar las tareas y mitiga la posibilidad de tener sobrecostos por elegir opciones que no se adecuan a las necesidades de la organización.
Una vez seleccionadas las tareas para las cuales se requieren herramientas digitales y tras darle un orden de prioridad, se debe realizar una búsqueda intensa sobre variantes que puedan usarse. En el mercado existen múltiples productos para las mismas tareas pero en todos los casos hay detalles que los diferencian. Por eso es recomendable informarse sobre ellos y elegir tres opciones que resulten beneficiosas.
Antes de inclinarse por una de ellas, se recomienda utilizar las pruebas gratuitas para probar las herramientas. Por lo general las empresas desarrolladoras dan esta oportunidad con el objetivo de convencer a sus futuros usuarios y habilitan el uso durante algunos días o incluso semanas.
Finalmente, una vez probadas las opciones, se debe seleccionar aquella que haya tenido mejores rendimientos o tenga una usabilidad más sencilla y a la cual los empleados se puedan adaptar fácilmente. Al realizar este proceso se reducirán considerablemente los errores y se evitará la necesidad de repetir procesos si la herramientas no es la mejor opción. Todo esto genera sobrecostos y pérdidas, tanto de tiempo y dinero, que las organizaciones pueden evitar llevando a cabo una planificación correcta.
El futuro de las Herramientas Digitales y las tendencias tecnológicas
En un mundo tan cambiante y donde la innovación tecnológica se acelera constantemente, es complejo definir cuál será el futuro de las herramientas digitales. Sin embargo, hay algunas tendencias que permiten vislumbrar caminos a seguir para los próximos años, sobre todo en compañías u organizaciones de cualquier tipo.
La primera tendencia es que las herramientas digitales ocuparán cada vez más espacio y se utilizarán para hacer más eficientes todas las operaciones de una empresa. La implementación de tecnología no frenará, sino que será incluso mayor, por lo que es importante acostumbrarse a convivir con estas innovaciones y aprender a utilizarlas.
Una tendencia muy marcada en la actualidad es el uso de datos y de inteligencia artificial para realizar de forma rápida y eficaz tareas monótonas o repetitivas. Toda aquella operación que pueda hacerse a través de IA, ya sea desde el recuento de materiales hasta la distribución o reposición de los mismos, debe empezar a delegarse en estas herramientas. Esto permitirá que aquellas personas que antes estaban encargadas de estas acciones puedan dedicarse a otras incluso más relevantes para la compañía, como la atención al público o el trato con los proveedores.
Por otro lado, la conexión entre las herramientas digitales también crecerá y por ese motivo es importante contactar con una infraestructura que permita esa conectividad. La implementación de tecnología como 5G o WiFi 6 resulta vital para que no haya latencia en la conectividad ni cortes inesperados, cuestiones que pueden generar problemáticas tanto de tiempo como de dinero para las compañías. Pensar en una infraestructura de conectividad robusta y segura resultará vital para las organizaciones.
Finalmente, si bien las herramientas digitales son cada vez más intuitivas y sencillas de usar gracias a interfaces simples, la capacitación constante en su uso puede ser un plus muy ventajoso. En línea con esto, participar de espacios de formación, estar al tanto de los últimos lanzamientos, tanto de hardware como de software, y desarrollar habilidades relacionadas a estas innovaciones debe ser prioridad para poder alcanzar el máximo potencial de implementación en el menor tiempo posible.
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