La gestión de la producción siempre necesitó organizar y controlar la información vinculada al proceso que lleva al producto terminado. Acá es donde entra en juego el Product Data Management, un software diseñado para la gestión de datos de productos. Esta información es sumamente heterogénea y abarca desde los esquemas de diseño hasta las bases de las materias primas. Analizar esta información es clave para determinar el costo de producción, tanto de productos terminados como semiacabados.
Sin embargo, muchas veces los valores relacionados con las materias primas de una factura de venta están almacenados en las tablas del sistema de gestión ERP de la empresa. Esto hace que sea complicado asignarlos a las entidades de diseño que usan los ingenieros del área técnica en el software CAD. Por eso, se vuelve necesaria una herramienta que conecte ambos mundos y permita conciliar los datos del ERP con los procesos de diseño del CAD. Esa es, justamente, la función del software Product Data Management: gestionar los datos de productos.
El objetivo del Product Data Management es registrar todos los cambios que se produzcan en la información vinculada a un producto, ya sea en los datos de las materias primas o en las correcciones de un esquema de diseño.
Product Data Management vs. Product Lifecycle Management: ¿cuál es la diferencia?
Suele haber confusión entre el Product Data Management y otro software estrechamente relacionado: el Product Lifecycle Management, que se ocupa de gestionar la vida útil de los productos. Sin embargo, no hay que considerarlos opuestos. El Product Lifecycle Management es un software de gestión avanzada que incluye al Product Data Management entre sus herramientas.
En este sentido, el Product Data Management es un componente dentro de una solución Product Lifecycle Management. La diferencia principal es que, mientras el Product Data Management tiene el objetivo específico de relacionar los dibujos de diseño con información de producción (como las listas de materiales o los ciclos de procesamiento), el Product Lifecycle Management abarca un espectro más amplio: gestiona todas las etapas del desarrollo de un producto, desde el diseño hasta el ensamblaje.
Con el uso actual de sistemas CAD en la etapa de diseño, resulta casi imposible para una empresa bien estructurada prescindir de un sistema Product Data Management. Este se vuelve indispensable para organizar y evitar errores en el flujo de información generado por el software de diseño. Por otro lado, la implementación de un Product Lifecycle Management depende del tamaño de la empresa, que debe contar con recursos suficientes para mantener este tipo de software. Además, el Product Lifecycle Management tiene que garantizar un margen de optimización del proceso de ingeniería que justifique la inversión.
ERP y gestión de datos de productos: una relación clave
Uno de los grandes objetivos de la optimización en los procesos de producción es reducir el tiempo de llegada al mercado y minimizar los costos derivados de retrasos y correcciones. Para alcanzar esta meta, es imprescindible que el Product Data Management y el ERP estén integrados. Esto asegura la sincronización entre los planos de diseño, las facturas de venta y los ciclos de procesamiento.
Debido a la complejidad de los sistemas ERP, esta integración tiene que ser bidireccional. Es decir, el ERP no solo debe recibir información del software CAD a través del Product Data Management, sino también controlar los cambios en las listas base usadas en el diseño.
Este punto es especialmente crucial en las producciones complejas tipo Engineer to Order (ETO). En estos casos, es vital que la integración entre los diferentes programas se base en API confiables y actualizadas o en conectores propietarios desarrollados por los proveedores de software involucrados. Aunque lo ideal sería que la actualización de información entre los sistemas fuera en tiempo real, en muchos casos híbridos la sincronización se retrasa unas horas debido a limitaciones técnicas.
Un desafío adicional aparece cuando el ERP funciona como un sistema en la nube (SaaS) y el CAD sigue instalado localmente. En este escenario, lograr una conexión en tiempo real requiere inversiones en complejas API asincrónicas.
La integración del Product Data Management con el archivo de documentos
Con la facturación electrónica, los procesos empresariales tienden a unificarse para simplificar el envío de documentos a la SDI. Esto implica que la información asociada a las etiquetas XML de las facturas electrónicas y a sus anexos (como los dibujos técnicos) se transmita mediante procedimientos automáticos, lo que alivia a los usuarios de cargar datos manualmente.
En este contexto, las soluciones Product Data Management evolucionan para ofrecer interfaces con sistemas de archivo de documentos o, incluso, módulos internos. Esto busca simplificar la producción de documentación final que cumpla con los requisitos de la Administración Pública, sin necesidad de procesamientos adicionales.
Hoy en día, muchos Product Data Management ya gestionan todo el proceso de archivo de documentos, maximizan la normalización de parámetros y consolidan la información para que fluya correctamente hacia los formatos XML requeridos por las interfaces SDI o EDI.
