Desde los comienzos de la historia la humanidad ha enfrentado cambios realmente profundos. Sin embargo, no hay antecedentes donde las transformaciones se susciten con la velocidad que lo hacen actualmente. Las nuevas tecnologías y estrategias de marketing, sumado a las exigentes y fluctuantes demandas del mercado, invitan a las empresas a revaluar constantemente sus estrategias y modelos de negocios. Especialmente en el mercado argentino, caracterizado por su alta competencia.
En este contexto, la gestión del cambio aparece como un método crítico en el proceso de transformación de las organizaciones, ya que les permite abrazar nuevas tecnologías, metodologías y estrategias con agilidad. Se trata de una manera de adaptarse a lo nuevo para no perder vigencia, efectividad y productividad.
En este artículo, exploraremos a fondo el concepto de gestión del cambio y cómo puede convertirse en la clave para superar los desafíos inherentes a cualquier transformación empresarial. Desde la identificación de las razones detrás de la resistencia al cambio hasta la implementación de estrategias efectivas, desglosaremos los elementos clave que las empresas deben considerar para garantizar una transición suave y exitosa.
Qué es la gestión del cambio
Definición de gestión del cambio
La gestión del cambio es un método organizado y sistemático que asegura que las modificaciones en una organización se lleven a cabo de manera fluida y efectiva, y garanticen resultados que duren en el tiempo. Este término engloba diversos procedimientos y estrategias destinados a preparar, respaldar y asistir a individuos, equipos y organizaciones en la implementación de esos cambios.
En otra palabras, podríamos describirla también como una serie serie de pautas a seguir para pasar del estado actual de la empresa al estado deseado ( y a la vez necesario), con el objetivo de continuar con el desarrollo de la compañía y no quedar relegado.
La importancia de la parte humana en la gestión del cambio
La gestión del cambio es crucial no sólo en términos de procesos y sistemas, sino también en lo que respecta al aspecto humano, que es el más desafiante y esencial para el éxito de cualquier iniciativa de cambio. A continuación, algunos aspectos claves al respecto:
Reconocimiento de la resistencia al cambio
La resistencia al cambio es una reacción natural en las organizaciones. Las personas pueden temer lo desconocido o preocuparse por cómo los cambios afectarán su posición o rutina. Por eso, en la gestión del cambio es fundamental saber identificarlos cuando eso pasa, para abordar y comprender la situación de la mejor manera. Se trata de escuchar las preocupaciones de los empleados, validar sus sentimientos y trabajar para reducir sus miedos.
Comunicación efectiva
Una comunicación clara, transparente y oportuna ayuda a construir confianza y a disipar rumores y malentendidos a la hora del cambio. Los empleados deben saber cuáles serán las modificaciones que se harán, por qué son necesarias, cómo se implementarán y qué impacto tendrán en su trabajo y en la organización en general.
Capacitación y desarrollo
Los cambios en la empresa, muchas veces requieren nuevas habilidades o conocimientos. Por eso, es necesario proporcionar la formación y el desarrollo necesarios para que los empleados se adapten con éxito a nuevas herramientas, procesos o responsabilidades. Esto no solo ayuda en la transición, sino que también los empodera y fomenta su compromiso.
Apoyo y compromiso
Una gestión del cambio efectiva también significa proporcionar apoyo continuo al personal durante todo el proceso. Puede ser a través de asesoramiento, sesiones de retroalimentación o simplemente estar disponible para discutir preocupaciones y sugerencias. El objetivo es crear un ambiente donde los empleados se sientan valorados y comprendidos, lo que puede aumentar su compromiso con el cambio.
Refuerzo del cambio
Para que el cambio sea duradero debe ser reforzado a través del reconocimiento de los esfuerzos y logros de los empleados. Celebrar los éxitos, incluso los pequeños, puede motivar al equipo y consolidar los nuevos comportamientos o procesos como la nueva norma.
La gestión del cambio como un proceso
Hablamos de la gestión del cambio como un proceso, ya que se trata de una secuencia y continua de etapas o pasos diseñados para facilitar y consolidar el cambio dentro de una organización. Esto ayuda a asegurar que el cambio sea manejado de manera coherente y efectiva, maximiza las probabilidades de éxito y minimiza las resistencias o contratiempos.
Alcance de la gestión del cambio
Más allá de simplemente informar a los empleados sobre cambios inminentes, la gestión del cambio implica una comprensión profunda de las razones detrás de la resistencia al cambio.
Más allá de la comunicación
En Argentina, donde la cultura organizacional puede variar, abordar las preocupaciones y expectativas de los colaboradores se vuelve fundamental. El alcance de la gestión del cambio se expande hacia la creación de una mentalidad proactiva y la construcción de una cultura organizacional flexible.
¿Qué tipos de cambios organizacionales existen?
Los cambios organizacionales se clasifican en varias categorías, dependiendo del aspecto de la empresa que se vea afectada.
Cambios estructurales
Se refiere a la modificación en la estructura organizativa de una compañía. Puede incluir la reorganización de departamentos, la modificación de las jerarquías, la fusión de unidades de negocio o la creación de nuevos roles o divisiones. Los cambios estructurales suelen tener como objetivo mejorar la eficiencia, fomentar la innovación, mejorar la comunicación o adaptarse a nuevos mercados o estrategias. Estos cambios pueden tener un impacto significativo en los empleados, ya que, muchas veces alteran las líneas de reporte, las responsabilidades y las dinámicas de equipo.
Cambios culturales
Los cambios culturales abordan las creencias, valores, normas y prácticas que conforman la identidad de una organización. Modificar la cultura de una empresa es uno de los retos más difíciles. Implica cambiar la forma en que las personas piensan, actúan y se relacionan en el trabajo. Pueden ser necesarios para fomentar una mayor innovación, mejorar la colaboración, aumentar la eficiencia o alinear la empresa con nuevos valores o una nueva misión. Requieren una gestión cuidadosa, ya que la cultura tiene un impacto profundo en el comportamiento de los empleados y en el desempeño organizacional.
Cambios tecnológicos
La implementación de nuevas tecnologías o la actualización de las existentes es otro tipo común de cambio organizacional. Puede incluir la adopción de nuevos sistemas de información, la introducción de maquinaria o equipos avanzados, o la digitalización de procesos. Los cambios tecnológicos mejoran la eficiencia, la productividad y la competitividad de una compañía. Sin embargo, quienes la llevan adelante deben saber que implican curvas de aprendizaje significativas para los empleados y, además, pueden modificar sustancialmente los procesos de trabajo.
Cambios en la cartera de productos
Este tipo de cambio se refiere a alteraciones significativas en la gama de productos o servicios que ofrece una empresa. A veces incluye la introducción de nuevos productos, la eliminación de productos existentes o la modificación de las características o la calidad de los productos actuales.
Los cambios en la cartera de productos suelen responder a la evolución de las preferencias de los consumidores, a la necesidad de mantenerse competitivo en el mercado o a la adaptación a avances tecnológicos o tendencias de la industria. Pueden tener un impacto considerable en varias áreas de la organización, incluyendo marketing, ventas, desarrollo de productos y cadena de suministro.
¿Cómo debemos gestionar el cambio?
Contar con un líder en el proceso
Designar un “campeón del cambio”: Este líder, que puede ser un alto ejecutivo o un gerente respetado, debe tener la autoridad y la influencia necesarias para movilizar recursos y fomentar el apoyo al cambio a todos los niveles de la organización.
Visión y compromiso: El líder del cambio debe articular una visión clara y convincente del futuro y demostrar un compromiso genuino con esa visión. Tiene que servir como modelo a seguir para el resto de la organización.
Comunicación efectiva: Debe comunicar de manera efectiva y continua el progreso, los éxitos y los desafíos, y mantener a la organización informada y comprometida.
Definir los objetivos estratégicos
Claridad en los objetivos: Establecer objetivos claros y medibles que estén alineados con la misión y la estrategia general de la organización.
Desglosar en metas específicas: Convertir los objetivos estratégicos en metas operativas específicas para diferentes equipos o departamentos.
Monitoreo y ajuste: Deslizar mecanismos de seguimiento para evaluar el progreso hacia los objetivos y hacer ajustes según sea necesario.
Obtener participación y desarrollar capacidades
Involucrar a los empleados: Fomentar la participación activa del personal en el proceso de cambio, solicitando sus ideas y feedback, lo que puede aumentar el compromiso y reducir la resistencia.
Capacitación y desarrollo: Ofrecer oportunidades de capacitación y desarrollo para darles a los empleados las habilidades y el conocimiento necesarios para adaptarse al cambio.
Empoderamiento: Empoderar a los empleados para que tomen decisiones y contribuyan al proceso de cambio. Esto aumenta su sentido de propiedad y compromiso.
Apoyarse en una buena tecnología
Herramientas de gestión del cambio: Utilizar software y herramientas digitales que faciliten la planificación, ejecución y seguimiento de las iniciativas de cambio.
Comunicación y colaboración: Apoyarse en plataformas tecnológicas que fomenten una comunicación y colaboración efectiva entre los miembros de la organización.
Capacitación digital: Emplear tecnologías para proporcionar capacitación y recursos en línea, permitiendo a los empleados adaptarse más rápido y con mayor flexibilidad a los nuevos sistemas o procesos.
Metodología estructurada y flexible en la gestión del cambio
Para el éxito de la gestión del cambio, se vuelve necesaria una metodología tan estructurada como flexible. Esto quiere decir que los cambios deben ser abordados desde un punto de vista técnico, pero también deben tener cierto grado de adaptación a las realidades de la organización y del mercado.
Una cuidadosa planificación, la identificación de los sujetos interesados en un proyecto y la implementación de estrategias personalizadas son elementos fundamentales que hacen a una metodología estructurada. Pero, por otro lado, la flexibilidad se vuelve crucial para ajustarse a las particularidades del entorno empresarial argentino, adaptándose a regulaciones cambiantes y dinámicas de mercado.
Adaptabilidad para necesidades empresariales
La adaptabilidad es un concepto íntimamente relacionado con la gestión del cambio. También tiene que ver con esta necesidad de las organizaciones de no dejarse estar y de seguir la corriente del mercado.
En la búsqueda del crecimiento y en la lucha por la supervivencia, las empresas encuentran en la adaptabilidad ese motor que les permite aprovechar las situaciones difíciles para transformarlas en oportunidades.
Algunas acciones importantes que hacen a una buena estrategia de flexibilidad y de adaptabilidad son el análisis permanente del mercado y los clientes, la aceptación de los cambios en las estrategias de marketing, el aprendizaje de los errores y el estímulo a los empleados para generar una cultura de adaptabilidad.
En el primero de los casos, se trata de saber gestionar las relaciones con los clientes. Para ello será importante recopilar datos y opiniones para poder estar al tanto de las nuevas demandas.
Adaptar el producto o servicio ofrecido a las necesidades de los usuarios es lo que puede llegar a marcar una diferencia y separarte del resto.
Por otro lado, la flexibilidad en las estrategias de marketing es esencial. Es un campo que cambia constantemente y eso deriva en la necesidad de adaptarse a las nuevas tendencias, a las redes sociales más populares y a nuevos mensajes.
Es importante estar abierto a todo tipo de ideas innovadoras del equipo de marketing.
Aprender de los errores también es un comportamiento necesario en el camino hacia el éxito. Es importante enfrentar la frustración y el estrés que los procesos de transformación pueden llegar a acarrear.
Lo positivo cuando uno se equivoca es que puede mejorar su desempeño, analizando y entendiendo que fue lo que se hizo mal.
Por último, algo en lo que ya hemos hecho hincapié es la necesidad de fomentar una cultura de adaptación y aceptación de los cambios.
Desde los líderes y directores ejecutivos de la organización hasta los más nuevos empleados deben confiar y creer en que el cambio a realizar va a beneficiar a la compañía y por ende va a ser mejor para todos.
Impacto de la gestión del cambio en el proyecto y la organización
La gestión del cambio no solo impacta directamente en el desarrollo de proyectos, sino que también influye en la salud general de la organización.
Si el proceso de transformación se ejecuta de forma correcta y en el marco adecuado, es posible aumentar la eficiencia operativa, mejorar la satisfacción del cliente y fortalecer la posición de la empresa en el mercado.
En cuanto al impacto en la organización, podemos decir que también es significativo.
La cultura organizacional engloba los valores, creencias y comportamientos compartidos que definen la ejecución de actividades en una organización.
La ejecución de un proyecto puede requerir ajustes en la cultura organizacional, ya que los empleados pueden enfrentarse a la necesidad de adaptarse a nuevas estructuras, procesos y expectativas.
Es exactamente eso lo que facilita la gestión del cambio; esa transición al abordar las inquietudes de los empleados y asegurar un respaldo sólido durante el proceso.
Es así como se promueve una transición cultural efectiva en el entorno de la compañía, pudiendo sortear frustraciones y factores emocionales.
Para que el impacto sea aún más positivo es importante que el partícipe del proyecto sienta que las transformaciones le van a ayudar en su desarrollo profesional.
Nunca hay que olvidar que los empleados deben tener una posibilidad de crecimiento que les permita mantenerse motivados en el marco de sus tareas diarias.
Mejorando el éxito del proyecto
Es fundamental que los objetivos de un proyecto estén en sintonía con la estrategia general de la organización para lograr su éxito. Esto último, por más que se trate de un objetivo particular.
En ese contexto, la gestión del cambio juega un papel crucial asegurando esta alineación, permitiendo que las organizaciones se adapten a las necesidades del proyecto y asegurando una utilización efectiva de sus recursos.
Es así cómo se logra garantizar la comprensión y el apoyo de las partes interesadas, lo que incrementa las posibilidades de éxito del proyecto.
¿Por qué las empresas necesitan y es importante la gestión del cambio?
Las empresas operan dentro de un contexto donde la competencia, la tecnología, la economía y las regulaciones cambian de manera continua e impredecible. Para sobrevivir y prosperar en esta realidad, las organizaciones deben ser capaces de adaptarse rápidamente y de manera efectiva. Acá es donde la gestión del cambio se vuelve crucial, ya que proporciona un marco y un conjunto de herramientas que ayudan a las empresas a implementar y manejarlo de manera estratégica.
La gestión del cambio es importante porque facilita la transición de los estados actuales a los futuros deseados minimizando las resistencias y los conflictos que pueden surgir. Cuando se implementa correctamente, los empleados los entienden, se comprometen y los adoptan. Al abordar proactivamente las preocupaciones y proporcionar el apoyo necesario, las organizaciones pueden acelerar el proceso de cambio y mejorar sus resultados.
También, la gestión del cambio contribuye a alinear las modificaciones que se implementan con la estrategia y los objetivos generales de la empresa. Es necesario asegurarse que cada iniciativa contribuya al logro de objetivos estratégicos y mejore la eficiencia operativa, la competitividad y la capacidad de innovación de la compañía.
Otro aspecto crucial es que mejora la comunicación dentro de la organización, y una comunicación efectiva es fundamental para garantizar que todos en la empresa entiendan la necesidad de cambio, cómo se implementará el mismo y qué papel se espera que desempeñen en el proceso. Esto no solo reduce la resistencia y la ansiedad en el personal, sino que también fomenta una cultura de transparencia y confianza.
Por último, la gestión del cambio también tiene un impacto significativo en la retención del talento. Al hacerlo de forma efectiva, las empresas pueden no solo mantener a su personal clave, sino también atraer nuevos talentos, al mostrar que son organizaciones resilientes y adaptativas, preparadas para enfrentar los desafíos futuros.
Claves para adaptarse a los cambios
John Kotter, reconocido por su trabajo en liderazgo y cambio, proporcionó un marco para entender y gestionar el cambio organizacional. Su modelo de ocho pasos, detallado en su libro “Liderando el cambio” (Leading Change), ofrece un enfoque que fue ampliamente aceptado y aplicado en empresas de todo el mundo. A continuación, describimos las claves de este modelo:
Establecer un sentido de urgencia
Para cualquier cambio es crucial desarrollar un sentido de urgencia entre los miembros de la organización. Esto implica identificar y discutir las amenazas y oportunidades del mercado y de la competencia, ayudando a motivar a las personas a participar activamente en el cambio.
Crear la coalición directiva
El cambio requiere un liderazgo sólido y apoyo de personas clave dentro de la compañía. Kotter sugiere formar una coalición poderosa con líderes y personas influyentes que puedan impulsar el cambio y motivar a otros a comprometerse con el proceso.
Desarrollar una visión y estrategia para el cambio
Es esencial tener una visión clara de cómo debería ser el futuro y la estrategia para alcanzarlo. Esta visión ayudará a dirigir los esfuerzos y a mantener a todos alineados y enfocados en los objetivos del cambio.
Comunicar la visión del cambio
La visión debe comunicarse de manera efectiva y frecuente. Tiene que ser clara, directa y capaz de inspirar y motivar a las personas a apoyar y participar en el cambio.
Empoderar a los empleados para la acción amplia
Eliminar los obstáculos que impiden que las personas actúen en dirección al cambio. Esto puede implicar cambiar estructuras, procesos y sistemas que socavan la visión, así como alentar la toma de riesgos y las ideas no convencionales.
Generar victorias a corto plazo
Establecer metas a corto plazo dentro del camino más largo hacia el cambio puede ayudar a mantener el impulso. Las victorias tempranas son fundamentales para construir credibilidad, motivar a los empleados y ganar más apoyo para el proceso de cambio.
Consolidar las ganancias y producir más cambio
Las victorias a corto plazo son solo el comienzo. Es crucial construir sobre ese impulso para implementar modificaciones más profundas: liderar más proyectos de cambio, contratar personas que puedan implementar esa nueva visión y reforzar los comportamientos que respaldan la nueva dirección.
Anclar los nuevos enfoques en la cultura
Finalmente, para hacer que el cambio sea perdurable es necesario anclar los nuevos enfoques en la cultura de la organización. Hay que asegurarse que los nuevos comportamientos sean reforzados a través de mecanismos de éxito, desarrollo de talentos y sucesión.
Kotter enfatiza que omitir pasos o no seguir el orden sugerido podría incrementar las probabilidades de fracaso en el proceso
En qué consiste la metodlogía ADKAR Model
ADKAR Model es una de las metodologías más reconocidas dentro del ámbito de la gestión del cambio.
Se trata de un modelo que se basa en una serie de fases que permiten identificar, planificar y ejecutar el cambio organizacional de manera sistemática.
Estas fases incluyen la preparación para el cambio, el diseño del cambio, la implementación del cambio y, por último, la consolidación del cambio.
Guiando la transición individual
El modelo AKDAR refleja los 5 elementos necesarios que un individuo debe tener para poder lograr una transición ordenada.
Si bien la gestión del cambio es un proceso colectivo, la manera en la que impacta de forma particular en cada individuo importa y mucho.
Entonces, cada individuo debe tener los elementos representados en las letras ADKAR, por las que este concepto adquiere su nombre, tomadas del inglés.
La letra A es por Awareness (en español, consciencia) respecto de la consciencia que deben tener los líderes y los empleados de la necesidad y la urgencia del cambio. Urgencia en el sentido de que el cambio sea visto como una oportunidad de negocio.
La letra D por Desire (deseo) y tiene que ver con sentirse parte del cambio y quererlo a tal punto que se genere un compromiso con él.
La letra K corresponde a Knowledge (conocimiento) referido a lo que es necesario saber para llevar adelante la transformación.
Por su parte, la letra A es de Ability (habilidad), necesaria para concretar los objetivos.
Por último, la R es por Reinforcement (reforzamiento), para poder sostener el cambio en el tiempo.
Por lo cual, para una transición individual efectiva, la persona debe contar con consciencia, deseo, conocimiento, habilidad y reforzamiento.
Proceso de la metodología Prosci
Asimismo, una metodología ampliamente utilizada para gestionar el cambio organizacional es la metodología Prosci.
Esta metodología se basa en tres elementos clave:
- el análisis del impacto del cambio
- la gestión de la resistencia al cambio
- el refuerzo del cambio
A través de estas tres etapas, la metodología Prosci busca garantizar el éxito y la sostenibilidad de los cambios implementados en la organización.
Modelo ADKAR y fases para el cambio organizacional
Las siglas del modelo ADKAR están íntimamente relacionadas con las fases de la transición organizacional que analizaremos a continuación.
La primera fase para el cambio organizacional es la fase de preparación.
En esta fase se analiza y se evalúa la situación actual de la organización, identificando cuáles son aquellas áreas que necesitan la gestión del cambio.
Posteriormente, se pasa a la fase de diseño.
En esta última, el propósito es definir los objetivos y las estrategias de cambio, así como los recursos necesarios para implementarlos. Esta fase suele ir acompañada con la creación de una hoja de ruta en la que se establece el camino a seguir.
Una vez que el diseño está completo, se inicia la fase de implementación.
Esta fase consiste en ejecutar las acciones planificadas. Durante esta etapa, es fundamental contar con una metodología eficaz, como la metodología Prosci, que se centra en la gestión de los aspectos humanos del cambio, asegurando la adopción exitosa de las nuevas prácticas.
Recordemos que la necesidad de asegurar la adaptación del personal a las transformaciones es una necesidad imperativa que facilita la gestión del cambio.
Finalmente, se llega a la fase de transición organizacional.
En este momento, se consolida el cambio y se evalúa su impacto en la organización.
Es en esta última fase en la que es necesario contar con recursos de gestión del cambio, como una comunicación efectiva, formación y apoyo a los empleados, para facilitar la adaptación y minimizar la resistencia al cambio.
Capacidad de cambio empresarial
La capacidad de cambio de una empresa tiene que ver con su habilidad para adoptar procedimientos nuevos en un plazo determinado.
Tiene una estrecha relación con la adaptabilidad y es de carácter fundamental. Así como marcamos que la gestión del cambio se focaliza en la parte humana, es importante analizar los aspectos técnicos a modificar.
Pero para afrontar cualquiera de esas dos situaciones, la empresa se debe encontrar en condiciones de hacerlo. Veremos en el siguiente apartado algunas cuestiones a tener en cuenta para llevarlo adelante.
Preparación para futuros cambios
Tal como hemos marcado, la organización necesita prepararse para los cambios a afrontar.
La creación de un sentido de urgencia en los ejecutores de las acciones planificadas es fundamental ya que de esa manera el compromiso será más fuerte.
Pero a la vez, antes de iniciar un proceso de cambio es importante diseñar un plan de acción de cara al futuro. Esto tiene que ver con la necesidad de una metodología que si bien es flexible no debe dejar de ser estructurada.
Cifras de Prosci
Como todo proceso necesario dentro de un proyecto, la gestión del cambio requiere la realización de una inversión. Cuando estamos frente a proyectos cuyos presupuestos exceden los 10 millones de dólares, por lo general, el presupuesto destinado a la gestión del cambio es de 2,5 millones de dólares.
Para tomar como referencia, el porcentaje estimado de inversión para la transformación suele ser el 10% del total del presupuesto.
Es una cantidad de dinero que debe provenir de la propia financiación del proyecto en el que se trabaje y debe incluir la remuneración de las personas que trabajen específicamente para que todo el proceso sea exitoso.
Amplia certificación y experiencia
Prosci además es un método que puede ser aprendido en el Programa de Certificación en Gestión del Cambio de Prosci.
Se trata de un curso que puede ser virtual o presencial que proporciona las herramientas, conocimientos y apoyo necesario para llevar adelante la gestión del cambio.
¿La gestión del cambio aumenta las probabilidades de éxito?
Prosci realizó investigaciones sobre las mejores prácticas en este campo. Según su estudio más reciente, aplicado a más de 2.600 practicantes del cambio, la respuesta es sí:
- Cumplir con los objetivos: Las organizaciones que implementan una gestión del cambio adecuada tienen hasta seis veces más probabilidades de cumplir los objetivos del proyecto.
- Cumplir con el cronograma: La gestión del cambio también está relacionada con el cumplimiento de los plazos. Las empresas que aplican prácticas sólidas de gestión del cambio tienen cinco veces más probabilidades de cumplir con el cronograma.
- Cumplir con el presupuesto: Además, la gestión del cambio contribuye a mantener los costos bajo control. Las organizaciones que se centran en la gestión del cambio tienen dos veces más probabilidades de mantenerse dentro del presupuesto.
Gestión del cambio individual vs organizacional
La gestión del cambio individual y la gestión del cambio organizacional son dos aspectos críticos de la gestión del cambio en general. Cada uno enfocándose en diferentes niveles de la estructura en una empresa. Aunque están interconectados, sus enfoques, estrategias y objetivos varían significativamente. Cuáles son las diferencias clave entre ambos:
Gestión del cambio Individual
- Se centra en cómo los cambios afectan a cada persona dentro de la organización.
- Aborda las respuestas emocionales, conductuales y cognitivas de los individuos al cambio.
- Utiliza modelos como el de Kübler-Ross (de las cinco etapas del duelo) o el modelo ADKAR (Conciencia, Deseo, Conocimiento, Habilidad y Refuerzo) para entender y apoyar el cambio a nivel individual.
- Se focaliza en comunicar efectivamente a los empleados el porqué del cambio, cómo les afectará y qué se espera de ellos, además de proporcionar la formación y el apoyo necesarios para facilitar la transición.
- Es clave para superar la resistencia al cambio. Alienta la aceptación y el compromiso de cada empleado con el proceso de cambio.
Gestión del cambio organizacional
- Aborda el cambio a nivel de toda la organización, al considerar la empresa como un sistema interconectado.
- Incluye cambios en estructuras, procesos, estrategias, políticas o cultura organizacional.
- Utiliza marcos como el modelo de 8 pasos de Kotter o el modelo de cambio de Lewin (descongelar, cambiar, recongelar) para planificar e implementar cambios a gran escala.
- Se enfoca en alinear los objetivos del cambio con la misión, visión y estrategias de la organización. Se asegura que los cambios contribuyan al éxito y la sostenibilidad a largo plazo de la empresa.
- Involucra la gestión de las interrelaciones entre diferentes partes de la organización y la coordinación de esfuerzos en varios departamentos y niveles.
Interconexión entre ambos
Aunque la gestión del cambio individual y organizacional tienen enfoques distintos, están profundamente relacionadas. El cambio organizacional solo puede tener éxito si los individuos dentro de la organización cambian. Al mismo tiempo, los esfuerzos para cambiar a nivel individual son más efectivos cuando están alineados con los objetivos y estrategias más amplios de la compañía.
Qué roles existen en a gestión del cambio
En la gestión del cambio, diversos roles son cruciales para asegurar que el proceso sea efectivo y conduzca a resultados positivos. Cada uno tiene responsabilidades únicas, y su colaboración es clave para el éxito de cualquier iniciativa de este tipo. A continuación, detallamos algunos de los principales::
Líderes de cambio / Patrocinadores ejecutivos
- Son los altos directivos o líderes que respaldan y promueven la iniciativa de cambio.
- Proporcionan la dirección, los recursos y el apoyo necesarios para el cambio.
- Ayudan a comunicar la visión y la importancia del cambio a toda la organización.
- Actúan como modelos a seguir, mostrando su compromiso con el cambio.
Gestores de cambio
- Son los profesionales encargados de planificar, implementar y supervisar las actividades de gestión del cambio.
- Trabajan para minimizar la resistencia al cambio y maximizar la participación y el compromiso de los empleados.
- Desarrollan y ejecutan planes de comunicación, capacitación y apoyo.
- Monitorean el progreso y ajustan las estrategias de cambio según sea necesario.
Agentes de cambio
- Muchas veces son líderes o empleados dentro de la organización que tienen una influencia positiva sobre sus colegas.
- Actúan como embajadores del cambio. Facilitan la aceptación y adopción del cambio entre sus pares.
- Proporcionan retroalimentación valiosa desde la perspectiva de los empleados a los gestores de cambio.
Equipos de proyecto
- Son los grupos que trabajan en la implementación de aspectos específicos del cambio.
- Pueden incluir miembros de diferentes departamentos o áreas de especialización, dependiendo de la naturaleza del cambio.
- Son responsables de ejecutar las tareas y actividades que concretan el cambio en la organización.
Empleados
- Aunque no son un “rol” en el sentido tradicional, los empleados son una parte crucial en el proceso de gestión del cambio.
- Su participación, adaptabilidad y retroalimentación son esenciales para el éxito..
- Los empleados necesitan estar informados, comprometidos y apoyados a lo largo del proceso.
Consultores de cambio
- En algunos casos, las organizaciones pueden contratar a consultores externos especializados en gestión del cambio.
- Estos consultores aportan experiencia y perspectiva externa, ayudando a planificar y ejecutar la estrategia de cambio.
- Pueden ofrecer herramientas y métodos probados para facilitar el cambio y capacitar a los empleados y líderes en la organización.
Transformación digital para la gestión del cambio
La transformación digital cambió radicalmente la forma en que las empresas abordan la gestión del cambio, al proporcionar herramientas y plataformas que pueden facilitar, acelerar y mejorar la eficacia de los procesos de cambio. Una de estas herramientas es el Sistema de Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management System, BPMS),
¿Qué es un BPMS?
Un BPMS es una plataforma tecnológica que permite a las organizaciones diseñar, modelar, implementar, monitorear y optimizar sus procesos de negocio de manera integral. Proporciona un marco que ayuda a las empresas a ser más eficientes, más efectivas y más capaces de adaptarse a los cambios y a las nuevas oportunidades.
Características clave de los BPMS
Modelado de procesos: Los BPMS permiten a los usuarios crear representaciones visuales de sus procesos de negocio, lo que facilita su comprensión y análisis. El modelado también ayuda a identificar ineficiencias y áreas de mejora.
Automatización de procesos: Una vez que se modelan los procesos, los BPMS pueden automatizar su ejecución. Esto no solo reduce la necesidad de intervención manual y elimina los errores asociados, sino que también acelera la realización de tareas y procesos.
Monitoreo y análisis: Los BPMS proporcionan herramientas para monitorear los procesos en tiempo real y recopilar datos sobre su rendimiento. Esto permite a las organizaciones analizar y comprender cómo se están ejecutando los procesos y dónde se pueden hacer mejoras.
Optimización: Basándose en el análisis de los datos recogidos, las organizaciones pueden modificar y mejorar continuamente sus procesos.
Integración: Los BPMS a veces se integran con otros sistemas empresariales, como ERP (Enterprise Resource Planning) y CRM (Customer Relationship Management).
Beneficios de los BPMS en la gestión del cambio
Agilidad: Los BPMS facilitan la rápida adaptación de los procesos de negocio a las nuevas condiciones o estrategias, lo que es esencial en un entorno de negocios que cambia rápidamente.
Consistencia: Al automatizar los procesos, los BPMS aseguran que se ejecuten de manera consistente, algo fundamental durante períodos de cambio para mantener la calidad y la eficiencia.
Transparencia: La capacidad de monitorear los procesos en tiempo real y analizar su rendimiento ayuda a las organizaciones a identificar y abordar los problemas rápidamente.
Participación: Al facilitar una comprensión clara de los procesos y permitir la colaboración en el diseño y la mejora de los procesos, los BPMS pueden aumentar la participación y el compromiso de los empleados en las iniciativas de cambio
Artículo publicado originalmente en 18 Ene 2024
