Como consecuencia del auge de las ventas en línea durante la pandemia, una explosión que no parece detenerse ni siquiera ahora que avanzamos hacia una nueva normalidad, la gestión de los almacenes es cada vez más estratégica. Y es precisamente el auge del comercio electrónico el que, junto con la creciente escasez de mano de obra y las innovaciones tecnológicas, está empujando la gestión de almacenes hacia la automatización, incorporando tecnologías como: gafas inteligentes, robots de picking y plataformas de sistemas de gestión. Así lo revela el estudio del McKinsey Global Institute titulado “Automatización en la logística: gran oportunidad, mayor incertidumbre”. Aunque el tema de la gestión de almacenes está firmemente anclado en el mundo físico, también puede beneficiarse enormemente de las soluciones digitales y de un enfoque inteligente. Esto se aplica a cada una de las fases y responsabilidades a lo largo de la cadena logística. Veamos cómo.
Cómo gestionar el almacén
El principio básico de la gestión de almacenes y existencias es, como se ha dicho, el de la eficacia. Cada elemento, cada recurso, cada gesto necesita una coordinación estudiada en función de KPIs precisos y objetivos empresariales. Por lo tanto, el enfoque se desplaza de la dinámica interna del almacén, para asumir una visión más amplia con respecto a la cual la logística, como otras funciones estratégicas, es en todo caso una parte. Esto significa que cada acción realizada en el almacén debe corresponder a una traza precisa que debe correlacionarse con el registro de la documentación que acompaña a las mercancías. Sólo así es posible estudiar los movimientos dentro del almacén para sistematizarlos de manera que respondan a criterios de eficiencia que conciernen a toda la organización.
Documento de transporte (TRD) qué es, para qué sirve y cómo elaborarlo
Cada vez más importante y en el centro de las actividades de planificación de la gestión logística, el documento de transporte (TRD) es el documento de identidad de las mercancías que pasan por el almacén, e incluye una serie de informaciones que califican tanto los bienes y servicios vendidos o recibidos como los actores que intervienen en la transacción.
En particular, para completarlo correctamente, es necesario incluir: los datos completos del número de IVA del cedente y del cesionario, el número y la fecha del documento, una descripción de los bienes o servicios en el centro del contrato, la cantidad de bienes o servicios cedidos y la referencia de la persona que se encargará del transporte, incluida la posibilidad de utilizar a un tercero, como un transportista externo. Hay que recordar que el TRD debe ser emitido antes de la entrega al cliente o de la entrega de la mercancía al transportista, con la posibilidad de transmitirlo por correo electrónico al destinatario en el mismo día del envío de la mercancía. Hoy es posible gestionar el documento de transporte de forma digital: en este caso, el proveedor y el cliente acuerdan entablar un “diálogo” en formato electrónico estructurado que discurre en paralelo al flujo físico de las mercancías (con el correspondiente TRD). La información necesaria y esencial que debe incluirse en el documento sigue siendo la misma, pero la forma de transmitirla y almacenarla es diferente.
Función y tareas del almacenista
Como en cualquier otro proceso empresarial, las personas están en el centro de las actividades del almacén. Son sus decisiones, su capacidad para evaluar situaciones, su conocimiento del espacio y su experiencia en el control de inventarios lo que convierte a los trabajadores de los almacenes en el centro de cualquier plan para optimizar la recepción y el almacenamiento de mercancías. Pero antes, debe haber una estricta división de tareas: una buena organización del personal es esencial cuando se trata de una función que requiere la máxima precisión.
Las tareas del quien trabaja en el depósito son ciertamente diversas, pero todas ellas son extremadamente delicadas: recibir las mercancías entrantes, comprobar el cumplimiento de la documentación de acompañamiento y verificar su estado de integridad; trasladar las mercancías de la zona de recepción a la zona de almacenamiento de acuerdo con los criterios establecidos con la dirección; recopilar y actualizar el inventario y, a partir de ahí, establecer los límites mínimos de existencias en cada caso; redactar y comprobar los conocimientos de embarque salientes y entrantes; y, por último, organizar la expedición de las mercancías y asegurarse de que los socios se hagan cargo de ellas cuidadosamente. Por ello, cada papel y cada gesto deben planificarse con el máximo cuidado y precisión.
Cómo gestionar y garantizar la seguridad del almacén
Por otro lado, cuando se trata de logística, la precisión es sinónimo de seguridad. La capacidad de controlar cada movimiento en detalle y de hacer un seguimiento del tipo de mercancías que entran y salen, así como del proceso a lo largo de toda la cadena logística, es esencial para comprender qué dispositivos y planes deben activarse para preservar la seguridad de las personas, los bienes y la maquinaria dentro del almacén. En cuanto a los planes, a menos que tenga una división de seguridad dedicada, vale la pena contratar a empresas especializadas para que le guíen hacia las soluciones que mejor se adaptan a las necesidades específicas de su empresa. También hay que tener en cuenta que las amenazas y los riesgos evolucionan con los sistemas logísticos, el software de gestión de documentos y el aspecto del propio almacén. Por lo tanto, es necesario organizar cursos de formación regulares para actualizar al personal tanto en las normas de seguridad como en las operaciones adecuadas a medida que se introducen nuevos elementos y procedimientos.
El papel de la tecnología y el software en la gestión de almacenes
Hacer que las operaciones logísticas sean más eficientes y seguras dentro y fuera del almacén significa aprovechar la tecnología digital y el software. Podríamos hablar del Internet de las cosas y de la automatización avanzada en la gestión de máquinas y procesos. Pero la mera introducción de un software de gestión que desmaterialice gran parte de las operaciones de adquisición de datos y ayude a racionalizar el papeleo permitiría a cualquier organización dar un gran salto adelante. Desde las actividades de introducción de datos relacionados con los conocimientos de embarque y el inventario, hasta la elaboración de informes en tiempo real sobre el movimiento de mercancías -con alertas oportunas sobre la consecución de existencias mínimas o mercancías que llevan demasiado tiempo inmovilizadas-, pasando por la supervisión del rendimiento en relación con los objetivos de productividad, el software de gestión de almacenes ofrece ahora la posibilidad de tener, por un lado, una imagen actualizada de las existencias de mercancías disponibles y su posición en el almacén y, por otro, una estimación del agotamiento de las existencias mediante la planificación automática de nuevos pedidos.
En cuanto al software de gestión de almacenes, Gartner ha definido el ERP “postmoderno” como una estrategia tecnológica que automatiza y conecta las funciones empresariales administrativas y operativas -por ejemplo, finanzas, recursos humanos, compras, fabricación y distribución- aplicando distintos niveles de integración. Esto amplía los beneficios de la adopción de un ERP más allá de las funciones administrativas, integrándolo con áreas operativas como la gestión de pedidos, la producción, la logística y la cadena de suministro para optimizar la eficiencia operativa.
