Qué es la gobernanza de datos y por qué es importante

La gobernanza de los datos (o también conocida como Data Governance) significa gestionar de la mejor manera posible la cantidad de información estructurada y no estructurada que llega de una multitud de procesos y procedimientos.

La paradoja de tener grandes cantidades de datos y no poder extraer valor de ellos es bastante común en las organizaciones. Los analistas de Forrester descubrieron que menos de cuatro de cada diez (el 35%) directivos confían plenamente en los datos que poseen.

¿Qué es la gobernanza de datos y para qué sirve

Según DAMA, la asociación internacional de gestión de datos fundada hace 30 años en Los Ángeles y ahora extendida por todo el mundo a través de sus más de 50 secciones nacionales, la gobernanza de datos es la definición de las normas y el control sobre la gestión de datos, en términos de planificación, ejecución y seguimiento. Detrás de las operaciones está la estrategia.  La gobernanza de datos es la capacidad de gestionar los datos como un verdadero activo empresarial. En otras palabras, al igual que la gestión de cualquier otro activo, por ejemplo, un depósito, una maquinaria, un servicio innovador o, en general, cualquier otro elemento que tenga valor para la empresa, los datos también necesitan unas reglas básicas para que puedan producir valor económico.

La gobernanza de datos se refiere a un conjunto de procesos, políticas y medidas implementadas para garantizar la calidad, integridad, seguridad y uso adecuado de los datos en una organización. Su objetivo principal es establecer un marco de control y responsabilidad para gestionar los datos de manera eficiente y efectiva. La gobernanza de datos ayuda a establecer normas y estándares para la captura, almacenamiento, procesamiento y distribución de los datos, así como para el acceso, la seguridad y la privacidad de la información. Además, promueve la colaboración entre los diferentes departamentos y equipos de una organización, alineando los objetivos empresariales con los requerimientos de los datos. En resumen, la gobernanza de datos sirve para asegurar que los datos sean confiables, consistentes, seguros y estén disponibles para su uso en la toma de decisiones y la mejora de los procesos empresariales.

Tipos de gobernanza de datos

Existen varios tipos de gobernanza de datos que se pueden implementar en una organización, dependiendo de sus necesidades y objetivos. Algunos de los tipos más comunes son:

1. Gobernanza de datos estratégica: se centra en establecer la visión, los objetivos y las políticas relacionadas con los datos en toda la organización. Se enfoca en la alineación de la gobernanza de datos con la estrategia empresarial y la toma de decisiones basadas en datos.

2. Gobernanza de datos operativa: se refiere a los procesos y controles diarios para garantizar la calidad, integridad y seguridad de los datos. Incluye la definición de estándares, la gestión de metadatos, la documentación de procesos y la implementación de medidas de seguridad.

3. Gobernanza de datos de cumplimiento: se enfoca en garantizar el cumplimiento de las regulaciones y normativas relacionadas con la gestión y protección de los datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en la Unión Europea.

4. Gobernanza de datos de privacidad: se centra en proteger la privacidad y confidencialidad de los datos personales de los individuos. Incluye la implementación de políticas y procedimientos para recopilar, almacenar y utilizar los datos personales de manera ética y legal.

5. Gobernanza de datos de calidad: se ocupa de garantizar la calidad de los datos, incluyendo la validación, limpieza y mejora de los datos. Esto implica establecer estándares de calidad, realizar controles de calidad y asegurar la fiabilidad de los datos utilizados en los procesos de negocio.

El problema de la gestión de datos

Los datos pueden ser una especie de molestia costosa para una organización. Gestionarla no es sólo procesarla y almacenarla. Se trata de gestionar la seguridad, el cumplimiento de la normativa y la segregación del acceso, por no hablar de la lucha diaria por resolver los problemas causados por la mala calidad de los datos. El estudio de Gartner estima que la empresa media gasta 13,5 millones de dólares al año en todo el mundo debido a la mala calidad de los datos.

Componentes de la gobernanza de datos

Gestionar, controlar, analizar y sacarle el mayor provecho posible a los datos en las organizaciones es un gran desafío de la era moderna. Además, está lejos de ser una tarea sencilla. Siendo conscientes de esto, resulta fundamental que aquellas empresas que deseen llevar adelante una correcta estrategia de Gobernanza de datos tengan presentes estos principios y componentes que la describen ¿De cuáles estamos hablando?

Integridad

Sin lugar a dudas, la gobernanza de datos es una tarea que atraviesa indefectiblemente a distintas áreas y personas dentro de una misma compañía. Por eso, las relaciones humanas aquí serán sumamente importantes. En ese sentido, quienes formen parte de la gobernanza de datos deben procurar ser veraces, comunicativos y sobre todo íntegros en sus vínculos con los demás. Posiblemente, en el camino se generen discusiones, restricciones y aparezcan diferentes miradas relacionadas con los datos.

Transparencia

Es fundamental que haya transparencia en este proceso y que todo lo que ocurra y se decida quede claro para todos los participantes y auditores en la gobernanza de datos. Por ejemplo, expertos sostienen que es clave saber cuándo y cómo fueron introducidas en los procesos las decisiones relacionadas con los datos.

Auditabilidad

Tanto los procesos y controles, así como las decisiones vinculadas con los datos, serán auditables y estarán acompañados por la documentación que pueda hacer de soporte para los requerimientos basados en auditoría; explican profesionales españoles.

Responsabilidad

Es necesario que para las decisiones multifuncionales relacionadas con los datos, procesos y controles; se definan las responsabilidades.

Gestión

Tanto las responsabilidades de los contribuyentes individuales como las del grupo de administradores, son actividades de gestión que serán definidas dentro de la gobernanza de datos.

Quién usa la gobernanza de datos

En la mayor parte del mundo, la gobernanza de los datos parece ser una prerrogativa de aquellos sectores, como bancos y compañías de seguros, que de alguna manera se ven obligados a activar estrictos mecanismos de control, ya sea por regulaciones específicas o porque su negocio principal está históricamente vinculado a la gestión de datos.

Para estos sectores, la gobernanza de datos suele significar la creación de nuevas estructuras organizativas, más o menos centralizadas, que definen las políticas de buena gestión de los datos y comprueban que se respetan estos procedimientos.

Quién no necesita la gobernanza de datos

Parece, por tanto, que la gobernanza de los datos no es una tarea para todas las demás organizaciones, que se quedan con el temor de volverse inflexibles a causa de las nuevas funciones y los nuevos procesos, percibidos como un costo más que como un elemento de ventaja competitiva. Pero la gobernanza de los datos no implica necesariamente un aumento de los costos y del personal. Todo lo contrario.

Estrategia de la gobernanza de datos: por qué es necesaria y cómo implementarla

La gobernanza de los datos significa utilizar la influencia de la organización para garantizar que los datos se gestionen correctamente. ¿Significa esto crear gastos generales para las actividades de gestión? No necesariamente. Ciertamente, se trata de garantizar que haya claridad:

• sobre el significado de cada dato;
• en las responsabilidades de la empresa y no en las de la informática;
• sobre los criterios para definir una figura de calidad;
• en garantizar que todo esto se conozca en toda la organización.

Es esencial cambiar la cultura de datos de toda la organización, el comportamiento de las personas y los procesos empresariales. Incluso antes de definir nuevos procesos ad hoc, se trata de verificar cómo deben gestionarse los datos en los procesos existentes, de adoptar un lenguaje común y de garantizar que el personal que se ocupa de los datos tenga las competencias adecuadas.

Establecer responsabilidades

Para encarar una eficaz estrategia de Gobernanza de datos, desde la multinacional SAP describen que dentro de las responsabilidades que aquí se incluyen, se encuentran establecer la infraestructura y tecnología necesaria; configurar y mantener procesos y políticas; e identificar a las personas (o cargos) de una organización que tiene la autoridad y responsabilidad de gestionar y salvaguardar tipos específicos de datos.

Definir métricas

En este apartado es importante aclarar que no todas las métricas son importantes y trascendentales para una organización. Esto es algo que a la hora de establecer una Gobernanza de Datos se debe saber. Al respecto, SAP confiesa que, a veces, demasiadas mediciones, y también mediciones que no son relevantes, pueden terminar siendo contraproducentes para la compañía. 

“Por más que se automatice, éstas requieren tiempo y esfuerzo”, describen y añaden: “Un puñado manejable (generalmente de seis a diez) mediciones útiles y significativas es mucho mejor que 50 o 100 que no brindan mucha información sobre cómo funcionan realmente los sistemas”.

Establecer metas

A la hora de llevar adelante una Gobernanza de datos, es fundamental saber cuáles son los objetivos que se buscan y las metas planteadas. Caso contrario, es posible que en el camino los integrantes se “pierdan” en detalles insignificantes, dispersándose y alejándose de lo que realmente valdrá la pena para ellos. Dicho esto, es fundamental documentar los objetivos de alto nivel del proyecto en cuestión y establecer cómo será el proceso de gobernanza de datos.

Cuente con un patrocinador ejecutivo

Identificar al patrocinador ejecutivo de la iniciativa de la gobernanza de datos es fundamental para que el plan se ejecute y comunique con responsabilidad.

Desafíos de la gobernanza de datos

La implementación de la Gobernanza de Datos presenta desafíos para las organizaciones, como la homogeneización de la calidad de los datos y su distribución adecuada. La asignación de recursos y presupuesto es otro obstáculo, ya que debe competir con otros proyectos prioritarios. Comprender el contexto organizativo es crucial para evitar problemas a corto plazo y garantizar una comprensión sólida de los datos. La OECD destaca cuatro desafíos clave en la gobernanza de datos: recolección, almacenamiento, crecimiento y entrega de datos. La cultura del dato también representa un desafío, siendo importante demostrar el valor de los datos en la toma de decisiones y llevarlos a todos los niveles de la organización. Es esencial que esta aproximación sea lo menos invasiva posible.¿Cuáles son las ventajas?

Las ventajas de introducir la gobernanza de datos

El reto, así como el punto de partida de un programa eficaz, es identificar los que mejor se adaptan a su organización. Entre ellas se encuentran:

• Aumento de los ingresos. La gobernanza de los datos aporta soluciones empresariales sólidas destinadas a aumentar la cuota de mercado, como sofisticados algoritmos de fijación de precios o metodologías para personalizar la experiencia del usuario.
• La confianza. Un director general y su línea de mando pueden confiar en los datos que utilizan para tomar decisiones, aumentando así la capacidad de respuesta de la empresa.
• Mitigación de riesgos. Incluso hoy en día, la mayoría de los programas de gobernanza de datos están impulsados por las necesidades de seguridad, privacidad y cumplimiento de la normativa. Gestionar correctamente los datos significa ser capaz de identificar, controlar y anticipar los riesgos.
• Evitar el despilfarro y las actividades de escaso valor añadido, como la comprobación de la bondad de los datos y la corrección de errores.
• Monetización. Crear productos de datos para venderlos en el mercado a otras organizaciones (por ejemplo, los datos que las compañías telefónicas facilitan para seguir el flujo de personas en una zona geográfica determinada).
• Difusión de conocimientos. Hacer explícito el conocimiento reduce los problemas de diferentes interpretaciones de los mismos datos, pero también los costos de ingeniería inversa del código del software para encontrar, por ejemplo, cómo se calculan las métricas que utiliza la empresa.
• Apoyo a los programas empresariales. La gobernanza de los datos interviene indirectamente en apoyo de los programas estratégicos que están en marcha en la organización, garantizando una gestión adecuada de los datos (por ejemplo, programas de gestión de datos maestros, cambio de ERP, etc.).

No sólo las líneas de negocio se benefician de la gobernanza de datos. Las unidades de Sistemas de Información, por su parte, pueden beneficiarse de:

• Definición más clara de las solicitudes gestionadas, gracias a la introducción de un diccionario de datos que hace que el significado de la información sea claro e inequívoco.
• La propiedad. Distinción de responsabilidades y actividades en el marco de las TI en lugar de la línea de negocio.
• Integración. Mayor facilidad de integración entre sistemas de información y entre diferentes fuentes de datos.
• La cultura. Concienciación de la organización sobre el uso correcto de los datos y difusión de una cultura basada en ellos.

Roles y equipos que deben formar el gobierno de datos

Para que un plan de Gobernanza de Datos funcione, es crucial definir claramente los roles. Dependiendo del enfoque del modelo teórico adoptado, las decisiones pueden provenir de los líderes de la organización, siguiendo una estructura jerárquica descendente. Otra opción es que las decisiones surjan de equipos que generen sugerencias, en un enfoque de abajo hacia arriba.

También es posible establecer un consejo de expertos que tome decisiones, diseñe controles y motive a los usuarios, en un modelo que se dirige del centro hacia afuera. Por último, se puede optar por modelos en los que los representantes de grupos sean responsables de tomar decisiones que luego se implementarán en toda la organización. En cada caso, los resultados se convertirán en estándares que impactarán en la empresa de manera positiva.

Cómo introducir la Gobernanza de Datos de forma ágil en 5 pasos

La introducción de algunas buenas prácticas de Gobierno de Datos en la organización es inaplazable, teniendo en cuenta la importancia cada vez mayor de los datos para el negocio. La buena noticia es que se puede hacer de forma sostenible, partiendo de las necesidades de la organización.

Gestionar los datos, en lugar de reaccionar a tiempo ante los problemas, es un paso esencial para mejorar la eficacia y obtener valor económico de los datos.

Qué es un marco de trabajo de Data Governance

Según define el diccionario tecnológico Technopedia,un marco de gobierno de datos se refiere al proceso de construcción de un modelo para administrar datos empresariales. Describen que el marco o sistema establece las pautas y reglas de participación para las actividades comerciales y de gestión, especialmente aquellas que se ocupan de la creación y manipulación de datos.

Profundizando sobre este concepto, explican que tanto la gerencia como el personal de una organización necesitan tomar decisiones que, como consecuencia, lleven a buenos resultados. Sin embargo, deslizan que para que estas decisiones puedan implementarse es necesario primero establecer pautas y reglas, para más tarde hacer foco en las ambigüedades y problemas que vayan apareciendo, y por qué no, también en los incumplimientos.

“Un marco de gobierno de datos empodera a una organización para hacer precisamente eso, al permitirles tomar decisiones informadas sobre cómo administrar los datos y, finalmente, obtener valor de ellos, minimizando el costo y la complejidad, administrando el riesgo y garantizando que la organización pueda satisfacer la demanda cada vez mayor para el cumplimiento de los requisitos reglamentarios, legales y estatales”

En ese sentido, cierran diciendo que las organizaciones necesitan de un sistema de gobierno que imparta las reglas para cada tipo de actividad. En este caso, señalan que el sistema tiene que poder abordar las inconsistencias en los datos entre diferentes departamentos, responder preguntas sobre la propiedad de los datos y aportar soluciones.

Herramientas y tecnología de gobernanza de datos

Empezaremos definiendo qué significa el concepto de “herramientas” dentro de la Gobernanza de datos. Básicamente, una herramienta lo que hace es colaborar en el proceso de creación y mantenimiento de un conjunto estructurado de políticas, procedimientos y protocolos que controlan cómo se utilizan, administran y almacenan los datos de una empresa. 

¿Cómo se traduce esta definición que acabamos de dar? En tecnología. Las empresas, con el objetivo de tomar decisiones acertadas y salvaguardar la integridad de los datos, cada vez están invirtiendo más en plataformas multifuncionales. Tal como señalan los expertos, la infraestructura puede ser local, en la nube o híbrida. Eso dependerá de lo que decida cada compañía. Lo importante aquí es que la información fluya  constantemente entre múltiples aplicaciones y servicios.

Académicos de la Universidad de Anáhuac de México manifiestan que previo a seleccionar una herramienta de gobernanza de datos es indispensable primero comprender los requisitos de gobernanza y los indicadores de calidad del negocio. Por eso, sostienen que responder este listado de preguntas les puede ser de gran utilidad: 

• ¿La organización suele utilizar herramientas locales o en la nube?;
• ¿Cuántas integraciones existentes tiene implementadas? 
• ¿Le hará falta alguna herramienta para conectarse con cada aplicación? En caso afirmativo, ¿de qué alcance?;
• ¿Necesita una herramienta para trabajar con grandes volúmenes de datos de distintas fuentes?;
• ¿Es importante disponer de un panel de control de administración en autoservicio para su flujo de trabajo?

Asimismo, aconsejan identificar las funciones que se necesitan gestionar.

Talend Data Fabric

Talend Data Fabric es una plataforma de integración en la nube gestionada que facilita a los desarrolladores la recopilación, transformación y limpieza de datos. Ofrece una estructura bastante particular de integración de datos y aplicaciones de datos, simplificando todos los aspectos del trabajo para el análisis y la obtención de resultados comerciales críticos. Los usuarios pueden recopilar datos en todos los sistemas, gobernarlos para garantizar un uso adecuado, transformarlos a nuevos formatos, mejorar su calidad y compartirlos con partes interesadas internas o externas.

Onna

La idea de esta aplicación que se gestiona desde la nube es unificar todos los datos y hacer que se puedan buscar, pero de una manera segura y que proteja los permisos y la privacidad. Se integra con una gran cantidad de aplicaciones para el lugar de trabajo, incluídas Slack, Dropbox, G Suite, Microsoft 365 y Salesforce.

ManageEngine ADAudit Plus

Se trata de una solución de cumplimiento y seguridad de TI basada en la web para entornos basados en Windows.Por ejemplo, esta herramienta ofrece la posibilidad de auditar continuamente la actividad de inicio de sesión y realizar un seguimiento completo, desde la fallas hasta el historial. También se puede monitorear el tiempo activo o inactivo que pasan los empleados; si se realizan cambios saber quién, cuándo y desde dónde lo hizo; etc.

Profisee

Es una solución completa de gestión de datos maestros empresariales que ayuda a las organizaciones a mejorar la calidad de esos datos, a armonizar la información, a hacer cumplir la gobernanza, el almacenamiento y más. La plataforma incluye la posibilidad de poder crear un esquema físico para datos maestros y de referencia con registro/auditoría integrados. Algo que agiliza los registros de cumplimiento.

Erwin Data Governance

Esta solución SaaS administra todos los procesos que intervienen para la gobernanza de datos. Podemos incluir aquí el modelado de datos, el modelado de los procesos.

Cómo formarse en Data Governance

Actualmente, las compañías globales más importantes del mundo brindan cursos que pueden realizarse desde cualquier parte del mundo a través de una computadora. Podemos mencionar el caso de Microsoft, con Microsoft: Manage Governance and Compliance; que es uno de los más completos y detallados que actualmente se encuentran en el mercado. Tiene una duración de cuatro horas y es dictado por Liam Clearly, instructor MVP de la compañía

Descripción del curso:

“Microsoft 365 ofrece una variedad de herramientas diseñadas para administrar el ciclo de vida de su contenido y cumplir con los estándares legales o reglamentarios. En este curso, aprenderán sobre algunas de las herramientas y funciones de cumplimiento y gobernanza más notables, así como sobre cómo usarlas para proteger la información dentro de Microsoft 365. El instructor Liam Cleary describe la configuración recomendada de herramientas como la prevención de pérdida de datos (DLP), y Protección de la información de Azure. También proporciona detalles de configuración e implementación para capacidades generales de auditoría, gobierno de datos y eDiscover”.

Por su parte, la plataforma de aprendizaje en línea norteamericana, Udemy, también ingresa dentro del podio de los mejores que se pueden encontrar en línea. Y lo bueno es que está apuntado a principiantes. Consiste en un video de aproximadamente 150 minutos donde se abordan varios temas orientados a analizar el gobierno de datos, el marco popular, su implementación y las mejores prácticas de gobierno a seguir. Aquellos estudiantes que finalizan el curso reciben un certificado.

Actualmente, LinkedIn también ofrece su curso, que se encuentra bajo el nombre de Learning Data Governance de LinkedIn. El mismo es dictado por el Dr. Jonathan Reichental, quien cuenta con un doctorado en TI. A diferencia del anterior mencionado, éste sí está enfocado a un nivel intermedio que busca llevar la gestión del dato al lugar de trabajo. ¿Qué contenidos se ven en el curso? Por un lado, explican las definiciones básicas de la gobernanza de datos, características y áreas principales, y profundizan sobre cómo la IA y el loT puede ayudar a las empresas en sus intentos de cumplimiento y reducción de riesgos; entre otros temas relevantes.

La desventaja de estos cursos es que requieren del dominio del inglés para poder hacerlo y sacarles el mayor provecho posible.

Inconvenientes de la Gobernanza de Datos

Uno de los principales inconvenientes de la Gobernanza de Datos se da cuando no se cuenta con la infraestructura necesaria. Muchas empresas se sumergen en esta estrategia sin analizar previamente si cuentan con las herramientas y la tecnología para que funcione correctamente. Una vez que la organización incursiona en una plan de Gobernanza de Datos, si no previó este punto seguramente los resultados distarán de ser lo deseados.

El hecho de no tener colaboradores e involucrados con el proceso también puede ser un inconveniente a futuro. Las empresas están conformadas por personas y estas personas son las que se encargan de llevarla adelante. Si hay áreas o sectores que quedan fuera de la adopción de la gobernanza posiblemente el proceso no sea del todo exitoso. Si bien implica una inversión de tiempo y de recursos, es necesaria la capacitación de todos los involucrados.

Muchas organizaciones, también se sumergen en esta aventura con procesos rígidos y actividades fragmentadas. Justamente, todo lo contrario a lo que se debe hacer. Esto, por supuesto, les trae inconvenientes a futuro. Algunos de los requisitos que se necesita para una gobernanza de datos en la nube son la integración, estructura y un apoyo amplio por parte de la organización.

Caso práctico de Gobernanza de datos en el mundo

Un ejemplo de caso de éxito de gobernanza de datos a nivel mundial es el de Netflix. La empresa utiliza una sólida gobernanza de datos para recopilar, administrar y proteger la gran cantidad de datos de sus usuarios y contenido. Han implementado políticas y procesos rigurosos para garantizar la precisión, calidad y privacidad de los datos. Esto les ha permitido personalizar las recomendaciones de contenido, mejorar la experiencia del usuario y tomar decisiones comerciales basadas en datos sólidos. Gracias a su enfoque eficaz de gobernanza de datos, Netflix se ha convertido en un líder en la industria del streaming y ha logrado mantener la confianza de sus usuarios.

Artículo publicado originalmente en 17 Oct 2022