En el mundo empresarial, es fundamental contar con un proceso eficiente de aprovisionamiento que permita adquirir los bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de una organización. En este sentido, resulta crucial comprender las diferencias entre los términos “purchasing” (compras) y “procurement” (aprovisionamiento), así como conocer los riesgos asociados a este proceso y los diferentes tipos de procurement existentes.
Además, es importante destacar el papel que la tecnología, especialmente el e-procurement, juega en el desarrollo de las estrategias de procurement.
A lo largo de este artículo, explicaremos cada uno de estos conceptos para comprender mejor la importancia de procurement en el ámbito corporativo.
Diferencia entre purchasing y procurement
Aunque a menudo se utilizan indistintamente, purchasing y procurement no son términos sinónimos y es importante para la eficiencia operativa poder distinguirlos.
Mientras que purchasing se refiere al proceso de adquirir bienes o servicios específicos, procurement engloba todo el ciclo de aprovisionamiento, desde la identificación de las necesidades, hasta la gestión de proveedores, pasando por la licitación.
En pocas palabras, purchasing es solo una parte del proceso más amplio de procurement.
Proceso de compras
Un proceso de compras eficiente garantiza que la organización cuente con los recursos necesarios en el momento adecuado y al mejor precio posible.
Definición y fases del proceso de compras
El proceso de compras consiste en una serie de etapas que van desde la identificación de las necesidades que tiene la compañía hasta la recepción de los productos o servicios adquiridos.
Dentro de las fases del proceso de compras podemos mencionar la solicitud de cotizaciones, la evaluación de proveedores en términos de calidad, la negociación de precios y términos, la emisión de órdenes de compra y la gestión de entregas y recepción de lo adquirido.
Creación de órdenes de compra, recepción de bienes/servicios y pago a proveedores
Tal como hemos marcado, dentro del amplio rango del proceso de compra también encontramos la creación de una orden de compra, la recepción de los bienes y servicios y lógicamente, la gestión de los proveedores, la cual incluye el pago a los mismos.
En la orden de compra se le especifica al proveedor cuáles son los artículos que se van a adquirir, en qué cantidades y a qué precio.
Una vez que el proveedor envía los artículos solicitados, dentro de la compañía se debe iniciar un proceso de control que verifique el estado de lo enviado y si coincide con lo que se pidió.
Por último, el pago a los proveedores se realiza una vez que estos envían la factura.
Diferenciación entre compras y aprovisionamiento
Analizaremos a continuación la diferencia entre estos dos términos similares, pero distintos.
En primer lugar, las compras se centran en la adquisición de bienes o servicios necesarios para el funcionamiento de una organización.
Se trata de una transacción comercial en la que una organización compra productos o servicios a proveedores externos.
El proceso de compras implica una amplia gama de acciones organizacionales estratégicas que no se extienden más allá del acto mismo de adquirir los bienes.
Por su parte, el aprovisionamiento es un enfoque más amplio que abarca todo el proceso de gestión de suministros y la cadena de suministro.
La principal diferencia es que se centra no solo en la compra, sino también en la planificación, la gestión de inventarios, la logística y la relación a largo plazo con los proveedores.
Por eso incluye la identificación de necesidades, la planificación de la demanda, la selección de proveedores, la negociación de contratos, la búsqueda de proveedores y la adquisición, recepción, almacenamiento y gestión de inventarios.
Mientras que el objetivo de las compras es obtener productos o servicios de calidad al mejor precio posible, el objetivo del aprovisionamiento va más allá de la simple compra.
Este último busca optimizar toda la cadena de suministro para garantizar la disponibilidad oportuna de bienes y servicios, minimizando los costos y maximizando el valor.
Proceso de aprovisionamiento
El proceso de aprovisionamiento abarca todas las etapas necesarias para asegurar el suministro continuo de los bienes y servicios requeridos por la organización.
Esto implica identificar proveedores confiables, establecer acuerdos contractuales, monitorear el desempeño de los proveedores y gestionar cualquier cambio en las necesidades de la organización.
Un proceso de aprovisionamiento adecuado permite minimizar los riesgos asociados a la falta de suministro, garantizar la continuidad operativa y lograr que el procurement sea efectivo.
Aprovisionamiento como proceso estratégico.
Es necesario que el procurement sea un proceso estratégico que conecte la recopilación de datos de la compañía, el análisis de los gastos, la investigación de mercado, la negociación de los contratos y por último la compra de los bienes.
Por lo general, las empresas eligen a los líderes de aprovisionamiento como sus Chief Procurement Officer (CPO).
Fases desde la identificación de necesidades hasta el pago a proveedores.
El aprovisionamiento, al igual que el proceso de compras tiene varias fases.
Determinación de necesidades
Determinar cuáles son las necesidades es el primer paso del proceso de aprovisionamiento. La necesidad puede ser un componente necesario para llevar adelante la producción o cualquier otro tipo de mercadería que sea esencial para la actividad que se desarrolla.
Determinación del proveedor
Evaluar los diferentes proveedores que lo comercializan. Entre esas opciones debemos elegir la que más se ajusta a lo que buscamos en relación precio-calidad.
Gestión del pedido
Realizar un contrato de compra en el que especifiquemos la cantidad necesaria y las condiciones de la entrega.
Seguimiento del pedido
Una vez hecho el pedido debemos poner a parte del personal a realizar un seguimiento.
Dicho seguimiento debe estar orientado a buscar información acerca de dónde se encuentra el pedido, si el proveedor lo ha facturado y que día se estima que arribe a la empresa.
Recepción
El paso siguiente es la recepción del pedido en el depósito de la empresa. Aquí es fundamental anotar la entrada de mercaderías en nuestros sistemas y realizar un control que verifique si coinciden las cantidades solicitadas con las recibidas.
Verificación de las facturas
Para concluir el proceso se deben archivar las facturas de los proveedores de manera que podamos llevar un control estratégico de lo gastado.
Relación entre proceso de compras y aprovisionamiento
Más allá de las diferencias, los procesos de compras y de procurement tienen una relación muy estrecha.
De hecho, algunas fases del proceso de procurement integran el proceso de compras.
Proceso de compras como función final “automática” del aprovisionamiento.
El proceso de compras es la función final automática del procurement. Pero debemos recordar que este último tiene en consideración las necesidades estratégicas para el crecimiento de la empresa.
En definitiva, el proceso de compras es una parte del proceso de aprovisionamiento.
Alineación con objetivos empresariales.
La relación entre el proceso de compras y el procurement también se da en consonancia con los objetivos empresariales.
Primero se identifican estratégicamente las necesidades, se piensa estratégicamente para fomentar el crecimiento y luego se ejecuta la adquisición de los bienes o servicios en sí misma.
Contextualización del procurement
En la actualidad, la mayor preocupación de los CPO (Chief Procurement Officers) es la de reducir costos y gestionar los riesgos, mientras apuestan al desarrollo de sus organizaciones en un mercado cada vez más incierto y que demanda innovación.
Riesgos actuales
La gestión de riesgos es una de las tareas más importantes que se llevan a cabo en el proceso de procurement. El objetivo es identificar y evitar problemas futuros que se puedan llegar a dar.
Actualmente, un 61% de los directores de producto ve un aumento en riesgos de procurement, por lo cual, su gestión se ha convertido en una absoluta prioridad para los altos mandos de las empresas.
Importancia de un proceso eficiente desde la perspectiva de productos.
El Proceso de Procurement forma parte de la gestión de la cadena de suministro. De forma directa o indirecta, dicha gestión termina impactando en la calidad de los productos de una organización.
Una gestión adecuada de la cadena de suministros y del procurement mejorará la calidad de los bienes o servicios comercializados.
Asimismo, también ayuda a que se optimicen los canales de distribución y se adecuen los puntos de venta a las necesidades y expectativas de los clientes.
De esa manera, se conseguirá un impacto positivo en el precio final del producto en beneficio de los clientes y de las ganancias de las empresas.
Definición de procurement
Procurement puede ser definido como el conjunto de actividades y procesos necesarios para adquirir los bienes y servicios que una organización necesita para su funcionamiento.
Significado y concepto de Procurement
Además de las etapas de compra mencionadas anteriormente, el procurement también implica la planificación estratégica de las adquisiciones, la gestión de relaciones con proveedores y la búsqueda de oportunidades para optimizar los costos y mejorar la eficiencia.
Proceso de obtención de bienes y servicios para satisfacer objetivos comerciales
En las compañías que no existe una planificación a futuro, el proceso de compras y el de procurement probablemente sea el mismo.
Ahora bien, si hay una estrategia de crecimiento y de estudio de mercado, la obtención de los bienes y servicios se realiza con el objetivo de satisfacer objetivos comerciales y metas de desarrollo y expansión.
Riesgos asociados
El proceso de procurement conlleva ciertos riesgos que deben ser gestionados adecuadamente.
Algunos de estos riesgos incluyen la dependencia excesiva de un proveedor, la falta de transparencia en los acuerdos contractuales, la falta de calidad en los productos o servicios adquiridos y la falta de cumplimiento de los plazos de entrega.
La gestión de estos riesgos se ha vuelto esencial para garantizar la continuidad operativa y evitar impactos negativos en la organización.
Crisis económica, complejidad interna y gestión de riesgos con proveedores
Dentro de los tipos de riesgos asociados al procurement podemos encontrar a los riesgos financieros, aquellos que afectan de forma directa o indirecta al contexto económico de una organización.
Las crisis económicas que conllevan volatilidad de los precios, cambios de regulaciones gubernamentales y otros factores externos al funcionamiento propio de la empresa pueden desencadenar en un excesivo aumento presupuestario y de costos.
Por otro lado, los riesgos de complejidad interna son aquellos que giran en torno al funcionamiento empresarial y por ende pueden ser controlados.
Por último, en relación con los proveedores, es importante mantener una gestión adecuada. De esa manera se pueden evitar casos de corrupción interna, dependencia en una sola fuente de abastecimiento, o una mala calidad de los productos recibidos.
Probabilidad de interrupción de la cadena de suministro
Uno de los riesgos más fuertes que se tienen en una organización productiva es el de una interrupción de la cadena de suministro. Si esto sucede, se paraliza la actividad y disminuye la productividad y la rentabilidad.
Las interrupciones en la cadena de suministro se pueden dar por cambios inesperados en la demanda, por el error o las complicaciones de un proveedor o distribuidor, por acontecimientos sociales o políticos o por la falta de disponibilidad de algunos productos clave para la producción.
Proceso de procurement
El proceso de Procurement implica una serie de pasos que van desde la identificación de las necesidades de la empresa, hasta los registros comerciales.
Pasos clave
El proceso de procurement abarca varias etapas clave:
Identificación de necesidades:
- Determinar las necesidades de bienes o servicios que tiene la compañía.
Revisión y autorización:
- Revisar y obtener la autorización de los ejecutivos correspondientes para proceder con la adquisición.
Aprobación de presupuesto:
- Evaluar y aprobar el presupuesto asignado para la adquisición.
Revisión de proveedores:
- Identificar y evaluar proveedores potenciales según criterios como calidad, costo y confiabilidad.
Negociación:
- Negociar términos, condiciones y precios con proveedores seleccionados.
Contratación:
- Formalizar acuerdos mediante contratos que especifiquen términos, condiciones y responsabilidades.
Gestión del pedido:
- Coordinar la entrega o ejecución de bienes o servicios.
Recepción y verificación:
Recibir y verificar la conformidad de los bienes o servicios entregados.
Pago:
- Procesar pagos de acuerdo con los términos del contrato.
Evaluación del desempeño:
- Evaluar el desempeño del proveedor para informar futuras decisiones de procurement.
Tipos de procurement
Existen diferentes tipos de procurement que pueden ser aplicados según las necesidades de cada organización.
Directo, indirecto y de servicios.
Procurement directo
Refiere a la adquisición de bienes o servicios que están directamente relacionados con la producción.
Procurement indirecto
Refiere a la adquisición de bienes o servicios que no están directamente relacionados con la producción, pero son necesarios para el funcionamiento de la organización
Procurement estratégico
Implica la planificación y gestión estratégica de las adquisiciones para lograr ventajas competitivas.
Efectos en resultados y operación de la empresa
Un procurement efectivo y bien gestionado no beneficia solamente a la empresa en cuanto a la adquisición de los bienes o servicios necesarios para operar. Claro que este factor es importante, por ejemplo, en el caso de la compra de una materia prima necesaria para la producción.
Pero lo cierto es que, como marcamos previamente, el procurement va más allá y puede impactar en la estrategia de largo plazo de la empresa, otorgándole una mayor competitividad en el mercado.
E-procurement
La tecnología ha revolucionado la forma en la que vivimos y se ha entrometido en casi todos los aspectos de nuestra vida.
Los procesos productivos dentro de las empresas no son la excepción.
Una de las herramientas más utilizadas actualmente es el e-procurement. Se trata de una tecnología que permite realizar todo el proceso de adquisición de manera electrónica, desde el momento en el que se solicitan las cotizaciones hasta que se concluye el proceso con la emisión de órdenes de compra.
Entre las ventajas del e-procurement podemos mencionar la agilización del proceso, la reducción de costos, la mejora en la comunicación con proveedores y la mejora de la eficiencia y la transparencia del proceso de compra.
Aplicación de tecnologías a procurement
Además del e-procurement, es necesario mencionar la existencia de otras tecnologías que suelen ser utilizadas para mejorar el proceso de procurement.
Algunas de estas tecnologías incluyen la inteligencia artificial para la gestión de proveedores, el análisis de datos para la toma de decisiones basada en información recopilada previamente, y la automatización de tareas repetitivas.
En un mercado cada vez más competitivo, la utilización de la tecnología se vuelve esencial para que las empresas no pierdan vigencia.
Es por eso que la implementación de estas tecnologías termina ayudando a las organizaciones a optimizar sus procesos de procurement y obtener mejores resultados.
Importancia de plataformas electrónicas para agilizar procesos
Actualmente, las compañías que no adapten las nuevas tecnologías a sus procesos quedarán, sin lugar a dudas, relegadas en el mercado.
Entre las características más destacadas, el e-Procurement ofrece la posibilidad de agilizar la compra de bienes y servicios a través de la digitalización.
De esa manera, elimina diferentes procesos comerciales que antes se realizaban de forma manual, promueve el intercambio de información, efectiviza la gestión de datos y provoca que las decisiones que se tomen sean de mayor calidad.
Por lo tanto, las plataformas electrónicas son importantes porque mejoran la eficiencia y efectividad de la cadena de suministros.
Diferencias con otros conceptos
Es usual que algunos especialistas confundan al procurement con diferentes conceptos. Analizaremos las diferencias.
Procurement vs. proceso de compras, sourcing y supply chain
“Procurement”, como concepto, se refiere al proceso integral de adquirir bienes o servicios, desde la identificación de necesidades hasta la entrega final.
Por su parte, el “proceso de compras” es una parte de la adquisición que implica la selección y adquisición de productos o servicios específicos. Por ende, forma parte de procurement.
Otro concepto que se suele confundir con procurement es sourcing.
“Sourcing” se centra en encontrar proveedores adecuados y establecer relaciones con ellos.
Por último, “supply chain” (cadena de suministro) engloba todas las etapas, desde la obtención de materias primas hasta la entrega final al cliente.
Por ende, podríamos decir que procurement abarca todo el ciclo, proceso de compras se enfoca en la compra en sí, sourcing se centra en la selección de proveedores, y supply chain cubre todo el flujo de suministro.
Carácter más amplio y estratégico del procurement.
El procurement no es simplemente un proceso de compra, sino que tiene un carácter estratégico y más amplio en la gestión empresarial.
Tal como hemos marcado, implica la identificación proactiva de oportunidades para mejorar la eficiencia, reducir costos y mitigar riesgos a lo largo de la cadena de suministro.
Además de la selección de proveedores, incluye la gestión de relaciones con ellos, la evaluación de riesgos, la innovación conjunta y la alineación con los objetivos comerciales a largo plazo.
Un enfoque estratégico en procurement contribuye a la resiliencia empresarial, la sostenibilidad y la mejora continua, permitiendo a las organizaciones adaptarse eficazmente a los cambios del mercado y maximizar el valor de sus inversiones.
Beneficios de un procurement efectivo
Si realizamos un procurement efectivo en nuestra organización tendremos una gran cantidad de beneficios.
Eficiencia, toma de decisiones rápida, ahorro, relaciones cercanas con proveedores y adaptación al cambio
Uno de los mayores beneficios es la reducción de costos y el ahorro de recursos.
Esto se puede lograr estableciendo relaciones cercanas con los proveedores. De esa manera, se pueden obtener mejores precios y condiciones, lo que se traduce en un ahorro significativo para la empresa.
Además, el procurement también permite una mayor eficiencia en los procesos, lo que significa una mejor utilización de los recursos y una mayor productividad.
Por último, otra de las grandes ventajas del procurement eficiente es la adaptación al cambio que posibilita, ya que las organizaciones pueden estar preparadas para cualquier eventualidad o situación inesperada. Esto último, siempre que se realice una adecuada gestión del riesgo.
Marco de la Estrategia de Procurement
El procurement se ha convertido en una disciplina estratégica dentro de las organizaciones.
Hoy en día, las empresas entienden la importancia de establecer relaciones cercanas y sólidas con sus proveedores.
Esto implica colaborar estrechamente con ellos, entender sus necesidades y buscar soluciones conjuntas para optimizar el proceso de adquisición.
Además, el procurement también implica la toma de decisiones rápidas y eficientes, basadas en una evaluación periódica de los proveedores y la transparencia en todas las etapas del proceso.
3 Ps” (Proceso, Personas, Papel) como claves para implementar un proceso eficaz.
Proceso
Una de las claves para implementar un proceso eficaz de procurement es el proceso.
Este último consiste en los lineamientos y acciones que deben tenerse en cuenta a la hora de revisar, ordenar, obtener y pagar bienes/servicios.
Personas
Por otra parte, las personas también son un elemento clave. Se trata, sin ir más lejos, de los interesados en el proceso. La responsabilidad específica en la cadena de suministro es iniciar o autorizar cada etapa del proceso.
El número de partes interesadas que se involucran es directamente proporcional al riesgo y valor de la compra.
Papel
Asimismo, es importante realizar una eficaz gestión de documentos.
El papel, el tercer elemento clave, refiere a la documentación propia de cada etapa del proceso de adquisición. Esta misma, se recopila y almacena para tener de referencia en el futuro y para facilitar las auditorías.
Mejores prácticas
En el ámbito de la gestión de la cadena de suministro, podemos encontrar lo que se conoce como mejores prácticas. Se trata de acciones que las organizaciones pueden implementar para optimizar su proceso de procurement.
Transparencia, evaluaciones periódicas, asociaciones colaborativas.
Una de las prácticas más importantes son las evaluaciones periódicas de los proveedores, con el objetivo de garantizar su idoneidad y verificar constantemente su desempeño.
A su vez, no podemos dejar de mencionar un aspecto clave, la transparencia.
Se trata de una manera de trabajar, fundamental en todas las etapas del proceso, ya que permite a todas las partes involucradas conocer el estado de las compras en todo momento.
Por último, cabe destacar que nadie puede competir en el mercado sin pensar en sus socios estratégicos. A fin de cuentas, hay que tender a trabajar para que todos ganen.
Es por eso que otra práctica de procurement son las asociaciones colaborativas.
Se trata de generar consensos y acuerdos contractuales que sean beneficiosos para la propia organización y para proveedores, clientes y distribuidores.
Implementación de ciclo Procure-to-Pay (p2p) ágil.
El ciclo Procure-to-Pay engloba todas las acciones del procurement. Para lograr un proceso efectivo y ágil, es importante dar uso a las herramientas de automatización.
De esa manera, se reemplazan las tareas manuales que ralentizan la actividad.
Herramienta de automatización
Para garantizar un procurement efectivo y estar a tono con las expectativas del mercado, es fundamental el uso de herramientas de automatización.
Dichas herramientas permiten una mayor eficiencia en la gestión, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para llevar a cabo las adquisiciones de bienes y servicios.
Uso de herramientas como Pipefy para optimizar el proceso
Pipefy es una plataforma muy potente que facilita a las empresas el escalamiento de su productividad mediante una interfaz muy intuitiva y fácil de usar.
Forma parte de las herramientas tecnológicas que facilitan la gestión de todo el proceso, desde la solicitud de cotizaciones hasta la recepción de los bienes y servicios.
Reducción de desperdicio, mejora de la comunicación y gestión eficiente del equipo
Entre las ventajas que otorga la automatización de los procesos podemos encontrar la reducción de desperdicio, la mejora en la comunicación entre los sectores internos de la empresa y con los proveedores.
Por último, estas dos primeras ventajas desencadenan en una gestión más eficiente del equipo encargado del procurement.
Artículo publicado originalmente en 11 Ene 2024
