¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es el conjunto de procesos y recursos que son necesarios para organizar, administrar, almacenar y recuperar documentos y automatizar flujos de trabajo dentro de una organización.
Estos documentos, que pueden ser nativamente digitales o estar inicialmente impresos, abarcan desde contratos hasta formularios, pasando por solicitudes de empleo, facturas, reportes de inscripción y un largo etcétera.
Debido a que los documentos pueden, y suelen, ser muy importantes para la organización en cuestión, la gestión documental cumple un rol fundamental.
¿Cómo funciona un sistema de gestión documental?
Un sistema de gestión documental (DMS, por su sigla en inglés) actúa como un repositorio centralizado que administra documentos y controla el flujo de información.
Su funcionamiento es realmente sencillo: primero, almacena y archiva los documentos que se le carguen como base de datos. Luego, los ordena y clasifica según los criterios establecidos por la organización.
Para concretar con éxito este proceso, serán necesario ocho pasos: planeación, producción, trámite, organización, transferencia, disposición, preservación y valoración. Más adelante, se explicará en detalle cada uno.
Gestión documental: Un mercado que seguirá creciendo en los próximos 10 años a nivel mundial
La creciente importancia de las soluciones de sistemas de gestión de documentos (DMS) y su papel cada vez más definido como factor de cambio en la ejecución de las estrategias empresariales está impulsando un fuerte mercado mundial para estos productos de software.
Según Mordor Intelligence, en 2023 el tamaño del mercado de sistemas de gestión de documentos se estimó en 6,43 mil millones de dólares. Se espera que alcance los 14,82 mil millones de dólares en 2029, creciendo a una tasa compuesta anual del 14,5% durante el período previsto (2024-2029)
Según varios analistas, el sector médico en particular será el que más impulse la adopción de estas tecnologías: el sistema de todos los datos de los pacientes, así como los registros relativos a los procedimientos en el quirófano y en la sala, es esencial para poder predecir y luego optimizar los costos y la calidad del servicio ofrecido a la comunidad.
Características principales de un gestor documental eficaz
Un gestor documental debe contar con tres características esenciales para ser eficaz:
Indexación para búsquedas eficientes
Un gestor documental eficaz debe permitir indexar y clasificar los informes empresariales para que sean más fáciles de encontrar.
El administrador deberá establecer parámetros de filtración, como “fecha”, “división” o “tipo”, para que cualquier usuario con acceso a la plataforma pueda ubicar rápidamente y sin muchas complicaciones el documento que está buscando.
Flujo de trabajo automático
A su vez, este sistema debería poder crear una secuencia lógica de procesos, asignar tareas y gestionar sustituciones cuando sea necesario, todo de forma automática. En consecuencia, se aumentaría la productividad y se reducirían costos, especialmente en áreas muy completas como recursos humanos, por ejemplo.
Capacidades de integración
Otra de las características más importantes que debería tener un buen gestor documental es la integración con otras herramientas. De esta manera, se podría transferir datos de las facturas de un programa contable a uno de gestión documental, lo que ahorraría muchos pasos administrativos.
Las ventajas de la gestión documental
Llegados a este punto, es necesario entender por qué, en la práctica, la Gestión Documental ayuda a las empresas a centralizar la información, así como a mejorar su búsqueda y compartición en todos los niveles de la empresa.
La gestión de documentos no es sinónimo de desmaterialización: no basta con digitalizar los documentos en papel con un servicio de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y almacenarlos en un archivo digital para dar el gran salto.
La digitalización es sólo el primer paso para que los documentos se integren en el DMS, que, en función de las reglas establecidas por los administradores del sistema, los pone a disposición de los equipos, las unidades de negocio, las unidades de producción e incluso las máquinas, para orquestar el flujo de información a lo largo de la cadena de valor.
Las ventajas inmediatas son dos: por un lado, sobre todo si los archivos se almacenan en la nube, se garantiza la máxima accesibilidad a los documentos para cualquier usuario, especialmente en movimiento.
Los contratos y los formularios que se presentan a los clientes y socios, pero también los manuales y las instrucciones de procedimiento, pasan a estar disponibles de inmediato en todos los medios, en todos los lugares, apoyando, entre otras cosas, los programas de Smart Working orientados a la creación de una verdadera oficina en cualquier lugar.
Por otro lado, con la introducción de programas de firma grafométrica y firma digital remota, se pueden agilizar de forma significativa todos los procesos de aprobación, eliminando los costos del papel y las dudas que ralentizan los distintos procesos o, en ocasiones, hacen desaparecer las oportunidades de venta.
Cómo la gestión documental ayuda a reducir los costos
El primer aspecto es precisamente el de la contención de costos: partiendo de la reducción del uso de papel, de la tinta para las impresoras y de los archivadores, que restan el espacio y los recursos humanos necesarios para su gestión, al apostar por soluciones de Gestión Documental las empresas tienen ahora el poder -literalmente- de recortar el gasto en materiales consumibles (y físicos).
También se puede ahorrar reduciendo el tiempo de búsqueda y transmisión de documentos. Una vez que se han digitalizado todos los documentos del archivo y se han asignado las palabras clave adecuadas para localizar las carpetas, basta con realizar una consulta para acceder a todos los hilos coherentes con la clave de búsqueda en tan sólo unos instantes.
Por supuesto, la eficacia de esta herramienta es incremental: cuanto más se utiliza, más mejora la inteligencia del software en términos de velocidad y calidad en el suministro de respuestas y enlaces.
¿Cuáles son los 8 pasos de la gestión documental?
La buena gestión documental dentro de una organización consta de ocho pasos fundamentales:
Planeación
Lo primero que hay que hacer es revisar, analizar e interpretar las necesidades y objetivos de la organización para saber qué documentos y archivos comenzar a gestionar, teniendo en cuenta el contexto general.
Producción
Luego, la organización deberá evaluar los documentos, contemplando su creación, fecha de ingreso y categoría a la que corresponden y dándoles prioridad a su relevancia y funcionalidad.
Trámite
En este punto, se estudian los documentos integralmente, es decir que se investiga su incidencia en los procesos de la empresa y las funcionalidades que tienen en el exterior.
Organización
Se trata del conjunto de operaciones técnicas de la gestión documental, las cuales permiten establecer categorías, valorización, tiempo de almacenamiento, etc.
Transferencia
Posteriormente, hay que aplicar directrices para la transferencia de documentos durante su archivo, considerando formatos, migración, estructura, conservación y conversión, según las tablas de valoración documental (TVD).
Disposición
Es el conjunto de procesos de selección y evaluación de documentos para decidir sobre su conservación o eliminación, también basándose en las tablas de retención y valoración documental.
Preservación
Son todos los procedimientos, requisitos y estrategias que se ejecutan para garantizar la preservación a largo plazo de los documentos archivados.
Valoración
Es un proceso continuo donde se identifican los valores primarios y secundarios de los documentos, los cuales definen su importancia dentro de la empresa y guían su conservación y eventual disposición, temporal o definitivamente.
Gestión documental: ¿Qué es un sistema DMS y cómo funciona?
Como se dijo, un DMS es una herramienta que hace algo más que digitalizar, convertir a otros formatos y recopilar la documentación para ponerla a disposición de la población corporativa.
Se trata de una plataforma verdaderamente integrada que, sin cambiar la experiencia del usuario de las aplicaciones utilizadas para crear y compartir documentos, cambia la forma en que se inician y gestionan los flujos de documentos.
Cada documento se inserta en un esquema que contextualiza los datos y metadatos, lo que potencia el valor de la información contenida en cada expediente en función de la relevancia que pueda tener a lo largo de los distintos procesos en los que interviene.
Además de la mayor sencillez con la que los usuarios acceden a los documentos, el verdadero valor añadido que ofrece un Sistema de Gestión Documental en comunicación con el ERP y el CRM reside en la capacidad de automatizar el flujo de trabajo, haciéndolo eficiente y transparente.
Basta pensar en cómo puede cambiar el proceso de creación y gestión de un pedido de venta con un DMS: el pedido se captura y se introduce en el sistema, que analiza su contenido y lo relaciona con el de todos los demás documentos necesarios para procesar la solicitud.
Incluye a lo largo del flujo las autorizaciones personales o los procedimientos completos de aprobación, que se notifican a todos los implicados.
Cualquier cambio en el documento, incluida la firma electrónica del jefe de producción o del jefe de almacén, es registrado por el sistema, que hace converger la organización a lo largo del camino de la transformación desde la entrada hasta la salida, optimizando todos los pasos.
DMS y DTM: dos soluciones alternativas para la gestión de documentos
Llegados a este punto, hay que tener cuidado de no confundir el Sistema de Gestión Documental (DMS) con la Gestión de Transacciones Digitales (DTM), sobre todo por la similitud de las siglas: ambas herramientas tienen similitudes y diferencias que merece la pena destacar.
El DTM es una categoría de servicios en la nube diseñada específicamente para gestionar transacciones basadas en documentos digitales.
Al igual que en el caso del DMS, la desmaterialización de los documentos se realiza de principio a fin: abarca la creación del contenido, la comprobación de la integridad y la corrección de la información. También, la firma digital, la conservación y la transferencia del documento. La lógica no es diferente a la del DMS.
Integración y flexibilidad
A diferencia del DMS, que requiere una profunda integración con todos los sistemas corporativos (y a veces un rediseño de los mismos), el DTM permite una integración más rápida, mucho menos invasiva y suele integrarse fácilmente con el parque de aplicaciones existente.
Al tratarse de una oferta SaaS (Software as a Service), puede introducirse en la empresa con un planteamiento de pago por uso en los procesos que necesitan urgentemente ser desmaterializados y ser más eficientes. Actúa así como precursor de un cambio más radical y profundo, como es el caso del despliegue de un DMS.
El DMS y el DTM son soluciones alternativas que pueden alternarse o incluso coexistir en función del contexto, de los sistemas existentes en la empresa y de sus necesidades: ambos pueden responder adecuadamente a las necesidades específicas de digitalización.
Por otro lado, para una empresa que desee emprender el camino de la gestión documental avanzada, existen varias opciones en el mercado.
Ni que decir tiene que los programas informáticos que se eligen y adoptan varían en función del tipo de necesidad expresada por la dirección y la organización.
Adaptación y evolución
A medida que cambian las necesidades, los procesos y los modelos de negocio de la empresa, el DMS debe ser capaz no sólo de seguir, sino también de anticiparse a las lógicas que caracterizan la forma de optimizar los flujos de trabajo y de información.
Si las estructuras de la empresa cambian, el objetivo sigue siendo el mismo: maximizar la eficacia de cada proceso. En este sentido, el apoyo de un socio de confianza es esencial tanto en la fase de implantación de la plataforma como durante su desarrollo.
Flujo del sistema de gestión documental
Un sistema de gestión documental sólo es posible gracias a un flujo de trabajo en el que intervienen diferentes aspectos tecnológicos e informáticos:
Bases de datos:
La base de datos es todo el conjunto de información que se busca analizar, clasificar y cargar en el sistema para su posterior gestión, conservación y mantenimiento.
Hardware:
Dentro del hardware, se necesitan escáneres y dispositivos de digitalización para transformar los documentos originales impresos en archivos virtuales. Además, se requieren servidores que contengan la información ya digitalizada.
Software:
En cuanto al software, las organizaciones deben contar con gestores documentales, que son programas de apoyo al proceso de administración de documentos. Así como existen programas contables para optimizar la facturación, hay programas de gestión documental.
Redes:
Las redes permiten conectar a la organización con los servidores en los que están los datos almacenados. Pueden ser locales o estar vinculadas al internet.
Usuarios:
Los usuarios son quienes acceden a los documentos virtualizados dentro del sistema de gestión documental, lo que permite la consulta electrónica, administración, clasificación, etc.
Administradores:
A su vez, los administradores de un sistema de gestión documental codifican e indexan en la base de datos del servidor todos los archivos necesarios.
¿Cuáles son los mejores softwares de gestión documental?
A día de hoy, existen muchos softwares de gestión documental, entre los cuales se destacan:
Quipu
Quipu es un software en la nube para autónomos y pymes que simplifica la gestión administrativa y contable. Uno de sus beneficios es que ofrece almacenamiento ilimitado y acceso desde cualquier dispositivo.
Los especialistas destacan el programa por su seguridad, ya que utiliza encriptación bancaria y cumple con el reglamento general de protección de datos (RGPD).
Asimismo, facilita la digitalización de documentos con reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en menos de 24 horas. Como extra, su app móvil permite la captura y carga rápida de documentos.
Factorial
Otra de las opciones más demandadas en el mercado es Factorial, muy centrado en pequeñas y medianas empresas, que ofrece una amplia gama de funcionalidades centralizadas y de fácil uso.
Su registro inicial es gratuito y tiene planes tarifarios que se adaptan a las diferentes necesidades de las organizaciones. Además, brinda un acceso en la nube para gestionar documentos desde cualquier dispositivo compatible.
Se destaca por su interfaz intuitiva que facilita la navegación, clasificación y gestión de archivos en pocos clics, lo que permite que cualquier usuario pueda utilizar la plataforma, incluso si no es experto.
OpenText
OpenText es una solución líder en el campo de la gestión documental para empresas. Se destaca por su gran gama de herramientas y ofrece integración con aplicaciones como SAP y Microsoft 365.
Lo interesante es que su captura de información utiliza algoritmos de inteligencia artificial (IA) y OCR para procesar los documentos de una manera más efectiva.
Las organizaciones que utilizan OpenText resaltan su capacidad para visualizar y transformar documentos de forma estructurada y ágil en pocos pasos y a alta velocidad.
OpenKM
OpenKM es un gestor de documentos open source que, lógicamente, brinda una versión básica gratuita y también ofrece una mayor versatilidad para su integración con otras aplicaciones y desarrollo.
El software es multiempresa, lo que quiere decir que puede ser utilizado por varios clientes que trabajen en un mismo entorno, lo que ahorra costos y facilita la colaboración.
También ofrece un lector de código de barras en varios formatos, incluyendo códigos QR, e incluso da la opción de añadir nuevos formatos en el propio sistema.
Alfresco
Por último, entre los mejores softwares de gestión documental, se encuentra Alfresco, la cual también es de código abierto y está integrada dentro de Hyland.
La aplicación, diseñada para grandes y medianas empresas, utiliza tecnología basada en la nube para que el acceso a los archivos almacenados se pueda realizar desde cualquier dispositivo, ya sea computadora, smartphone o tablet.
Alfresco permite cambios de formato a PDF, ofrece gestión centralizada de medios digitales y brinda personalización a través de APIs.
Artículo publicado originalmente en 02 Dic 2021
