La estandarización de las mejores prácticas y procedimientos empresariales es la piedra angular de la gestión moderna y la forma más eficaz de hacer llegar la información vital de la empresa al lugar y el momento más adecuados, según las necesidades del negocio. Estas son las tareas de los Sistemas de Gestión Empresarial (SGE), herramientas utilizadas por las empresas más avanzadas para acelerar la transformación digital y apoyar los cambios estructurales y culturales que sustentan los nuevos modelos de negocio.
Más allá del apoyo a la innovación, los SGE encuentran su aplicación en la mejora de la calidad de los procesos que tienen como núcleo la información (el objetivo de la empresa impulsada por los datos), dando a las personas los medios para llegar a los datos que necesitan para su trabajo, independientemente del entorno, la ubicación y la situación en la que se encuentren. Por ejemplo, en situaciones de emergencia, en las que se requiere rapidez de actuación y la disponibilidad de información actualizada es crucial para evitar errores. Un SGA también ayuda a llevar las mejores prácticas empresariales a lugares en los que la rotación de personal u otros motivos contingentes no permiten una dotación de personal ideal, evitando la improvisación en favor de procesos probados.
Las funcionalidades de las herramientas de gestión empresarial
Según los analistas de Gartner, que asimilan el a la categoría de herramientas de Arquitectura Empresarial (EA), estas herramientas ayudan a avanzar en la planificación estratégica, permitiendo utilizar la información para planificar, realizar inversiones, decidir nuevos desarrollos y lanzamientos de soluciones tanto en el frente informático como en el empresarial. Ni que decir tiene que las herramientas de esta categoría deben abarcar múltiples capacidades: gestión de proyectos y carteras, gobernanza y cumplimiento de riesgos, gestión de servicios de TI, gestión financiera, gestión de la innovación, análisis de procesos empresariales, planificación y ejecución estratégica, optimización y transformación empresarial. La información producida debe ser amplia para que sea útil a diferentes personas de la organización: nivel C, analistas, gestores de programas, gestores de riesgos, equipos de TI y Lob.
Para ser funcional, la plataforma debe contar con un repositorio de datos personalizable, apto para múltiples marcos y sistemas federados entre sedes o departamentos, sin duplicar los modelos de datos. Debe proporcionar un soporte de modelización para captar el ecosistema, con detalles que van desde la estrategia empresarial hasta las implantaciones tecnológicas, con el fin de conocer el estado actual y futuro. También debe apoyar las decisiones de innovación recogiendo ideas, priorizándolas y vinculándolas a los objetivos empresariales. También debería ayudar en la gestión de las inversiones, la gestión de la cartera de productos, la planificación estratégica y la evaluación de escenarios.
Los analistas también hacen hincapié en la importancia de presentar los resultados de forma comprensible, a través de cuadros de mando e informes que ayuden a las distintas personas de la organización a comprender las repercusiones y los escenarios empresariales, mediante soportes configurados para los roles y funciones empresariales e interfaces con otros programas de presentación.
En cuanto a la administración, la colaboración entre las personas que trabajan en diferentes lugares debe estar respaldada por la garantía de la integridad de los datos y las normas, así como por las capacidades de seguridad basadas en las funciones y respaldadas por interfaces que sean lo más sencillas posible. La configuración también debe ser fácil, así como el uso de las capacidades de integración con datos y aplicaciones de diferentes entornos.
ARIS: un SGE para todos los empleados de la empresa
ARIS, el componente EMS de la Plataforma Digital de Software AG, reúne las capacidades de gestión de procesos, gestión de riesgos y gestión de auditorías para crear un entorno integrado para el control de los riesgos empresariales y de negocio. Una ventanilla única para la información a la que los empleados necesitan acceder con la certeza de tener siempre la última actualización de cualquier dato o procedimiento. ARIS también facilita la recopilación de actualizaciones y cambios, adaptándose a las necesidades de las realidades que tienen procesos diferentes (en diferentes áreas geográficas o jurisdicciones) y permitiendo que la fuerza de trabajo contribuya a la creación de mejores prácticas, vinculando experiencias a través de las barreras culturales y lingüísticas, facilitando la adquisición de nuevas habilidades.
El EMS de Software AG no es sólo para los trabajadores de cuello blanco. ARIS está diseñado para que cada miembro del personal y de la dirección pueda mejorar los procesos de forma ágil, sin necesidad de personal cualificado. Está diseñado para proporcionar información actualizada y oportuna, por ejemplo, sobre HSE (salud y seguridad) a un trabajador que manipula materiales peligrosos, dándole acceso a instrucciones multimedia que explican los peligros y los procedimientos correctos de manipulación. La persona puede leer los comentarios de otros trabajadores y dar su opinión en beneficio de la base de conocimientos de la empresa, pero también de la dirección, que puede descubrir la necesidad de resolver problemas y actualizar los procedimientos. Gracias al valor combinado de las soluciones ARIS y Alfabet (plataforma de gestión de la cartera de servicios de TI), Gartner sitúa a Software AG entre los líderes del Cuadrante Mágico de Herramientas de Arquitectura Empresarial (edición de octubre de 2018).
Aplicaciones de ARIS en el sector bancario y de telecomunicaciones
Entre los usuarios de ARIS se encuentra el grupo bancario ING, que lo ha implantado como parte de su división de Gestión Global de Procesos. El banco ha utilizado la herramienta para diseñar y mapear los procesos clave en torno a la adquisición y gestión de clientes y la aplicación de las normas de privacidad y protección de datos del GDPR. ARIS ofrece a ING un punto de referencia del que extraer la verdad sobre los procesos que apoya, así como un lugar ideal para compartir las mejores prácticas entre los departamentos y las oficinas internacionales. Basándose en los resultados, ING ha puesto en marcha un proyecto piloto con el apoyo de Software AG para utilizar ARIS en la primera línea de gestión de riesgos.
Otro ámbito en el que se está midiendo la herramienta EMS de Software AG es el de las telecomunicaciones. Vodafone utiliza ARIS para apoyar los programas de transformación interna del Grupo, creando una biblioteca de procesos centralizada en la que se pueden analizar las diferentes variaciones entre productos, mercados y tipos de usuarios. La plataforma ha ayudado a Vodafone a seguir el ritmo de los cambios que se producen cada seis meses, así como a gestionar la compleja transición de los servicios a una nueva plataforma en la nube en Irlanda.
