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Qué es SAP Business One
SAP Business One es una solución ERP pensada para ayudar a las pymes con sus operaciones diarias. Dentro de las herramientas que ofrece se encuentran sistemas de contabilidad y finanzas, desarrollo de inventarios, creación de informes según los datos ingresados y hasta un gestor de las actividades diarias.
Informe de adopción digital
Muchas empresas pequeñas y medianas no cuentan con recursos para sumar profesionales en cada una de estas áreas por lo que el SAP Business One les brinda estos servicios de manera accesible.
Según un informe reciente llamado “Sondeo de Adopción Digital” que fue realizado por Telefónica, el 88% de las Pymes de Argentina invertirán en su digitalización durante 2024.
Entre las soluciones tecnológicas que más buscan estas organizaciones se encuentran aquellas relacionadas a colaboración (51%), ciberseguridad (46%), marketing digital (41%) y servicios de omnicanalidad (39%).
Estos porcentajes condicen con los principales desafíos que dicen atravesar las pymes en la era digital según el estudio Transformación Digital para Pymes de Microsoft: problemáticas de ciberseguridad (41%), incremento del volumen de ventas (31%), conexión y adquisición de nuevos clientes (23%), adopción e incorporación de tecnología, la incorporación y fidelización del talento y el aumento de la eficiencia del negocio (todos con 21%).
La solución de SAP Business One
En ese contexto, SAP Business One se presenta como solución única e integrada ya que proporciona una visibilidad clara de todo el negocio y permite a sus dueños tener un control total sobre cada aspecto de sus operaciones.
“La plataforma capta todos los aspectos críticos, información comercial para acceso inmediato y uso empresarial. Además, a diferencia de los paquetes de contabilidad y las hojas de cálculo, ofrece todo lo que necesita para gestionar las áreas comerciales claves”, señalan desde la compañía.
Y agregan al respecto: “Porque cada negocio es diferente, SAP Business One está basada en la flexibilidad. Ya sea que se esté implementado de forma local o en la nube, se puede acceder en en cualquier momento y lugar a través de cualquier dispositivo móvil. Es más, los empleados pueden empezar a utilizarlo desde el primer día y, a medida que el negocio crece, se puede personalizar y amplificar para satisfacer las necesidades cambiantes”.
Beneficios de SAP Business One
SAP Business One ofrece una serie de beneficios para las pymes argentinas. Este segmento es sumamente importante para el país y así lo remarcan desde la Secretaría de Industria y Desarrollo Productivo del Ministerio de Economía de la Nación. Recientemente, el organismo destacó que las pymes representan el 99,4% del total de empresas del país y emplean al 64% de los asalariados registrados.
Sin embargo, suelen lidiar con problemáticas de gestión, contabilidad y administración, entre otras, debido a la falta de recursos para crear divisiones específicas que trabajan con estos temas.
Es allí donde SAP Business One genera una ventaja a través de beneficios que surgen de las herramientas que ofrece.
Mejora de la eficiencia operativa
La gestión de los distintos procesos que componen un negocio puede ser una tarea ardua y muy demandante. En la actualidad, las pymes buscan digitalizar estas tareas ya que antes solían hacerse de forma manual y por separado.
Sin embargo, lograr una mejor eficiencia operativa no solo implica sumar herramientas digitales sino también integrar los esfuerzos en un solo lugar.
En ese sentido, Sap Business One concentra todas las acciones involucradas en la gestión empresarial en una sola plataforma. Esto es un beneficio debido a que simplifica los procesos y termina con la necesidad de implementar sistemas independientes de manera simultánea.
Ejemplo de esto en la Argentina es Flandria, una pyme del sector textil con más de 70 años en el mercado y más de 300 empleados.
“Nos encontrábamos con una problemática porque el flujo de la información no era el ideal. Por eso decidimos optar por un sistema de gestión integral que nos ayude a tener información precisa y en tiempo real para mejorar la toma de decisiones”, cuenta Guido Diforti, director de Flandria.
Y agrega: “Contábamos con dos sistemas de gestión diferentes pero con Sap Business One tenemos un sistema integral que nos permite alcanzar los objetivos que nos planteamos. Nos trajo muchos beneficios y fue muy satisfactorio”.
Mayor control financiero
Lograr un buen control financiero dentro de una pyme es complicado si no se cuenta con un panorama integral de las operaciones. Esto implica contar con datos precisos y en tiempo real, herramientas que ofrece SAP Business One y que permiten una mayor eficiencia al momento de controlar ingresos, egresos y ganancias.
Para las pymes esta disponibilidad es atractiva porque la plataforma ofrece la posibilidad de realizar análisis de las cuentas e interpretación de los resultados de forma automática y veloz, un beneficio importante para realizar un buen control financiero que reduzca los riesgos y eleve la eficiencia de la empresa.
Además, como esto puede integrarse con otras operaciones, como por ejemplo la compra de materias primas, se aceleran las transacciones sin perder de vista el flujo de caja.
En países como la Argentina, afectados por cuestiones económicas relacionadas a la inflación y la devaluación de la moneda, contar con este control financiero es crucial.
No solo para sostener las operaciones sino también para tomar decisiones de forma ágil y precisa en momentos de mucha volatilidad. Al contar con esta posibilidad, las pymes no pierden ventaja competitiva y se exponen menos a problemáticas que pueden ser realmente perjudiciales.
Mejor toma de decisiones
Un beneficio altamente valorado por las pymes argentinas es la posibilidad de tomar decisiones rápidas y certeras. SAP Business One ofrece justamente esto al tomar información sobre las ventas, los clientes, las operaciones y las finanzas para luego disponibilizar los datos a toda la empresa. De esta manera, es posible tomar decisiones en tiempo real y con la seguridad de hacerlo en base a información reciente y de calidad.
En un contexto económico y laboral cada vez más competitivo y cambiante, poder tomar decisiones de forma veloz es crucial. No solo para expandir el negocio y generar mayores ingresos sino también para detectar nuevas tendencias de los usuarios y los consumidores para adaptarse a ellas velozmente.
En la Argentina, donde la volatilidad de la moneda local es una problemática más, estas herramientas ganan aún mayor relevancia ya que posibilitan una mejor lectura del contexto y así tomar decisiones que permitan sortearlo y no perderse en el intento.
Mejora de la colaboración
Otro aspecto fundamental para las pymes es la posibilidad de mejorar su colaboración. La herramienta Colaboración en tiempo real de SAP Business One apunta a esto ya que posibilita la comunicación con otros usuarios de la empresa desde la propia aplicación.
Un ejemplo de esto en la Argentina es Nilus, pyme de triple impacto que desarrolla tecnología para combatir la inseguridad alimentaria que eligió SAP Business One para eficientizar sus procesos y acompañar su crecimiento en el país y la región.
De esta manera, apuntala su plan de llegar cada vez a más personas y continuar trabajando por el segundo Objetivo de Desarrollo Sostenible (ODS), hambre cero.
Al implementar las distintas herramientas de Sap Business One, Nilus pudo mejorar sus operaciones y, sobre todo, destacan la posibilidad de mejorar la colaboración entre los miembros de la compañía.
Esta solución le permitió eficientizar su volumen de actividad entre un 50% y 65% con el mismo equipo, lo que se traduce en más platos de comida saludable entregados a más personas de bajos ingresos en distintas comunidades.
Funcionalidades de SAP Business One
Al ser una plataforma pensada para todo tipo de compañías, SAP Business One cuenta con una amplia variedad de funcionalidades. Cada una de ellas apunta a un segmento específico del negocio y, finalmente, se obtienen resultados que agrupan a todos los datos obtenidos.
Por ese motivo, es importante comprender cómo funciona cada funcionalidad y cuáles son las que mejores se adaptan a cada pyme.
ERP completo
Para tener un pantallazo general de las funcionalidad de SAP Business One es importante comprender que la plataforma cuenta con una variedad de opciones. Todas ellas se relacionan con una parte del negocio y son igual de importantes que el resto.
Gestión de las finanzas
Por lo general se suele comenzar con la gestión de las finanzas, ya que suele ser una problemática de las pymes por falta de profesionales o de recursos para llevarlas a cabo correctamente.
Por ese motivo, SAP Business One ofrece herramientas que toman los datos financieros de la compañía y los condensan para que sean accesibles y fáciles de comprender.
Gestión de las ventas
Luego, la gestión de ventas es sumamente valorada por las pymes. Esto se debe a que permite supervisar con mayor eficiencia todo el proceso de ventas y los ciclos de vida de los clientes.
Es decir, desde el contacto inicial hasta la venta final, el servicio posventa y el soporte.
En esa línea, también posibilita la realización de un seguimiento de todas las oportunidades de ventas y actividades de leads a lo largo del ciclo de ventas, desde el primer contacto hasta el cierre del trato.
Marketing y gestión de datos de clientes
Otro segmento que puede hacer la diferencia para una pyme pero que suele quedar desatendido es el marketing.
Generalmente no hay presupuesto para realizar grandes campañas pero Sap Business One cuenta con opciones para llevarlas a cabo y lograr no solo que aumenten los clientes sino también las ventas y la rentabilidad de la compañía.
Gestión de datos
También vale resaltar las herramientas de gestión de datos de los clientes, que permiten almacenar datos críticos en un solo lugar y de forma sincronizada y gestionando los contactos. Lo mismo ocurre con la gestión de servicios para elaborar y gestionar contratos de garantía y acuerdos de servicio de manera eficiente. Además, es posible ingresar y responder a las llamadas de servicio rápidamente.
Finalmente, dentro de SAP también es posible diseñar informes detallados sobre todos los aspectos del proceso de ventas. Esto incluye desde las proyecciones hasta el seguimiento del pipeline y las ventas móviles, que pueden realizarse en cualquier momento, lugar y dispositivo móvil.
Escalabilidad
Dentro de la plataforma SAP Business One, la escalabilidad es una funcionalidad clave ya que las pymes la necesitan para poder crecer y evitar las problemáticas que puede generar una expansión no organizada.
Al tener un sistema de arquitectura flexible, se adapta mejor a los distintos tamaños que puede tener una empresa. Esto es gracias a la posibilidad de sumar módulos a medida que se los requiere. No solo al momento de comenzar a utilizar las herramientas sino a medida que va creciendo y, por lo tanto, escalando su alcance y necesidades.
El caso de Tensolite
Un caso de éxito en la Argentina para destacar en relación a la escalabilidad es Tensolite, empresa familiar con 40 años de experiencia que se localiza en Tucumán y que cuenta con más de 130 colaboradores para la fabricación de productos de hormigón.
“Nos vimos en la necesidad de pasar a un nuevo estadío debido a un montón de transformaciones. Al generar una nueva cultura organizacional necesitábamos un nuevo dinamismo y la automatización de procesos nos permitió lograrlo y seguir creciendo”, señala Alejandro León, director para la Gestión de Calidad.
Facilidad de uso
Una funcionalidad de SAP Business One que es muy valorada por las pymes es su facilidad de uso. Implementar sistemas nuevos puede ser complejo para una compañía pequeña o mediana por lo que utilizar plataformas que no requieran contar con conocimientos técnicos avanzados es una ventaja.
Además, las herramientas permiten acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento a través de una computadora o un dispositivo móvil.
Un caso de éxito de una pyme argentina que pudo sacar ventaja de la facilidad de uso de SAP Business One es Petit Fours, empresa con más de 22 años de trayectoria que elabora productos alimenticios envasados en monoporciones y que cuenta con 3 plantas de elaboración de productos alimenticios y 60 colaboradores.
No solo pudieron crecer gracias a la plataforma sino que además todo el personal pudo empezar a implementarla de manera veloz, ahorrando costos de entrenamiento y tiempo de producción.
Casos de éxito de SAP Business One en Argentina
Por lo general, las compañías que utilizan la solución SAP Business One cuentan con entre 50 y 200 empleados y facturan entre 10 y 50 millones de dólares por año.
Si bien no hay cifras exactas para indicar cuántas empresas usan la plataforma, se estima que son varias decenas de miles y mayoritariamente se encuentran en Estados Unidos. Sin embargo, en Latinoamérica, y sobre todo en la Argentina, cada vez más pymes la implementan y hay decenas de casos de éxito.
Casos de éxito de SAP Business One: Seidor
Para señalar algunos casos de éxito en la Argentina al momento de implementar SAP Business One, se puede tomar el caso de Seidor, quienes ayudan a implementar estas herramientas en compañías de todo tipo. Ejemplo de esto es Sancor Seguros, líder del sector de seguros en el país.
“Necesitábamos una plataforma que nos permitiera mejorar la trazabilidad de la información de nuestros colaboradores, que esté siempre actualizada y brindando las últimas innovaciones en la industria e identificar aquellos talentos importantes dentro de la compañía”, afirma Alan Roggau, Gerente de Capital Humano de la empresa en relación al uso de las herramientas disponibles.
Casos de éxito de SAP Business One: Puppis
Otro caso es el de Puppis, una cadena especializada en el mercado de mascotas y que hace foco en la atención veterinaria y en el entretenimiento de estos animales.
“Nuestro plan era escalar la compañía y por ese motivo buscamos una plataforma que nos permitiera hacerlo pero no queríamos desarrollar una desde cero. Buscamos varias opciones y nos inclinamos por SAP porque ya venía con varios módulos que en el tiempo íbamos a desarrollar. Fuimos de los primeros en implementarla en la Argentina. Nos llevó aproximadamente seis meses hacerlo y estamos muy contentos porque nos permitió crecer y desarrollarnos con rapidez”, cuenta Pipa Nogaró, CEO de la compañía.
Quienes ya implementan SAP Business One suelen destacar que un beneficio es la rapidez para comenzar a usar la plataforma. Si bien lleva un tiempo su adopción, es un proceso de pocos meses que no requiere de conocimientos técnicos avanzados.
Por otro lado, la posibilidad de ir sumando módulos cuando sea necesario es una ventaja muy valorada y, finalmente, la capacidad de obtener información en tiempo real para tomar decisiones también es una funcionalidad que las pymes resaltan con frecuencia por los beneficios que trae.
Consideraciones para la implementación de SAP Business One
Cada empresa tiene sus propias características que la diferencian del resto. Sin embargo, existen ciertas consideraciones a la hora de implementar SAP Business One que son transversales a todas.
Desde realizar un análisis previo hasta asociarse con un partner profesional y llevar a cabo presupuestos, existen ciertos pasos a tener en cuenta que ayudarán a sumar la plataforma con mayor rapidez y eficiencia.
Selección de un socio adecuado
Elegir un socio o partner adecuado es quizás una de las cuestiones más importantes al momento de implementar SAP Business One. Que la empresa cuente con profesionales con conocimiento en software, que estén al día con las principales tendencias del sector y que conozca todas las herramientas de la plataforma para recomendar las más necesaria en cada caso, son cuestiones claves para esta etapa.
Como la marca en sí misma es muy fuerte, muchas pymes pueden creer que cualquier partner que la ofrezca trabajará correctamente. Pero no siempre es así y por ese motivo es útil realizar una búsqueda minuciosa y extensa.
Observar casos de éxito anteriores del socio a contratar, hablar con pymes que ya trabajan con ellos y realizar todas las preguntas e inquietudes que se tengan son acciones recomendables a llevar a cabo para garantizar que será una alianza que beneficiará a la empresa.
Preparación de datos
Un error que se suele cometer al momento de implementar SAP Business One es querer migrar todos los datos de la compañía en los primeros meses. Esto es posible de hacer pero requiere de más tiempo y presupuesto.
Por ese motivo, se recomienda priorizar aquella información que es más importante en ese momento para cumplir los objetivos planteados.
Esto requiere definir cuáles serán los datos que se migrarán primeros, prepararlos para poder realizar el proceso de forma adecuada y debatir con el socio que se escogió para completar el proceso de la mejor manera posible.
En esa línea, los expertos en la plataforma remarcan que es clave verificar la migración de los datos. “Verificar que el proveedor garantice la compatibilidad y lectura correcta de los documentos en SAP Business One es indispensable”, afirman al respecto.
Capacitación y soporte
Como toda plataforma tecnológica, SAP Business One requiere de cierta capacitación para comprender cómo utilizarla. Si bien las pymes la destacan por ser intuitiva y fácil de implementar, eso no quiere decir que no se requiera un proceso de comprensión de las herramientas.
En ese sentido, es positivo asociarse con partners que brinden capacitaciones y soporte para poder despejar dudas e inquietudes que se tengan durante la implementación.
Desde SAP brindan información y cursos gratuitos que se pueden realizar para capacitarte en esta plataforma y así poder dar los primeros pasos correctamente. Además, también existen partners, como es el caso de Seidor, que ofrecen este tipo de espacios de formación para quien lo requiera.
Finalmente, están aquellos que han realizado contenido en video que se encuentra disponible en Youtube.
Este contenido va desde casos de éxito que relatan cómo sumar SAP Business One a sus operaciones hasta consejos y advertencias a tener en cuenta para poder completar la implementación de manera eficiente.
Conclusión
Como quedó claro hasta aquí, SAP Business One es una solución ERP diseñada para pymes que brinda herramientas de contabilidad, finanzas, gestión de inventarios, creación de informes y gestión de actividades diarias.
Esta solución es accesible, facilita la digitalización de las operaciones empresariales y permite realizar una integración de la información para tomar mejores decisiones en menos tiempo.
En esa línea los principales beneficios son:
- Eficiencia operativa: Centraliza las acciones empresariales en una sola plataforma, eliminando la necesidad de sistemas independientes.
- Control financiero: Proporciona datos precisos y en tiempo real para un mejor control de ingresos, egresos y ganancias, crucial en un contexto económico volátil.
- Toma de decisiones: Ofrece datos en tiempo real sobre ventas, clientes y operaciones, permitiendo decisiones rápidas y basadas en información actualizada.
- Colaboración: Facilita la comunicación entre usuarios dentro de la empresa a través de la herramienta de colaboración en tiempo real.
Por otro lado, algunas de las consideraciones a tener en cuenta para su implementación son:
- Selección de socio adecuado: Importante elegir un partner con conocimiento y experiencia en SAP Business One.
- Preparación de datos: Priorizar la migración de datos más importantes y verificar la compatibilidad.
- Capacitación y soporte: Asociarse con partners que ofrezcan formación y soporte para una implementación exitosa.
Hace ya varios años que las pymes argentinas implementan SAP Business One para mejorar sus operaciones y lograr crecer. Quienes aún no lo hacen, están a tiempo para hacerlo y poder usufructuar los beneficios que genera.
En un contexto cada vez más competitivo, la tecnología es fundamental para poder escalar la compañía de forma correcta y para hacerlo se requiere de herramientas creadas específicamente para esto. Un trabajo que SAP realiza a diario y que se plasma en plataformas como Business One.
Prohibida su reproducción total o parcial.