¿Qué es SAP Concur y para qué sirve?
Hablar de SAP Concur es hacer referencia a soluciones para la gestión integrada de gastos, viajes y facturas. Con décadas en el mercado, estas herramientas se destacan a nivel global porque pueden eliminar tareas rutinarias que consumen tiempo y recursos. Esto se logra gracias a la simplificación de procesos financieros y a la posibilidad de brindar visibilidad casi en tiempo real de gastos. De esta manera, quienes adquieren la plataforma pueden tomar decisiones más rápidas basadas en datos verídicos.
La historia de la compañía comienza en 1993 cuando fue cofundada por Mike Hilton y los hermanos Rajeev y Steve Singh. Desde sus comienzos se destacó por ser una empresa estadounidense SaaS (software como servicio) que brinda servicios de gestión de viajes y gastos a empresas. Su sede se encuentra en Washington, Estados Unidos, y uno de sus grandes hitos ocurrió en 2014 cuando SAP acordó adquirir Concur Technologies por 8.300 millones de dólares. Desde entonces sumó miles de clientes de relevancia mundial como el Departamento de Defensa de los Estados Unidos y las compañías Uber y Team Liquid, entre otras.
En la actualidad, SAP Concur es una marca líder mundial en gestión integrada de viajes, gastos y facturas. La compañía cuenta con más de 700 socios en su ecosistema y más de 92 millones de usuarios en más de 46.000 organizaciones. Además, lideran la industria en incorporación de inteligencia artificial para la gestión de viajes y gastos y gestiona más de mil millones de transacciones de gastos al año.
“Los viajes de negocios están en constante cambio y los gerentes de viajes queremos ayudar a las empresas a gestionarlos de la mejor manera posible. En un contexto de aumento de costos, regulaciones ambientales y demandas de mayor cumplimiento que, a menudo, entran en conflicto con las demandas de flexibilidad de los viajeros, SAP Concur actualiza continuamente las soluciones para ayudar a que el rol del gerente de viajes sea menos desafiante y brinde experiencias de viaje aún mejores”, destaca Charlie Sultan, presidente de Concur Travel.
Principales características de SAP Concur para la gestión de gastos
Quienes analizan el rendimiento de SAP Concur destacan varias características a tener en cuenta a la hora de la gestión de gastos. Entre ellas se destacan cinco que suelen definirse como imprescindibles para quienes requieren de este tipo de herramientas:
- REDUCCIÓN DE COSTOS: Al conectar múltiples fuentes de datos de gastos y reducir la necesidad de ingresar datos manualmente, el costo de procesamiento de reclamos de gastos se puede reducir hasta en un 78 % por transacción, según la información que la propia compañía recopila de sus clientes.
- AUMENTO DE PRODUCTIVIDAD: Al contar con una aplicación móvil, Concur permite a los empleados gestionar viajes y gastos de forma rápida y sencilla. Esto incluye funcionalidades como la fotografía de recibos para adjuntarlos a reclamos de gastos.
- IMPLEMENTACIÓN SENCILLA: Las soluciones en la nube de Concur ofrecen costos de implementación mínimos, por lo que el ROI se puede alcanzar más rápido en comparación a otras plataformas en el mercado.
- MEJORA DEL CUMPLIMIENTO: Quizás uno de los temas con mayor prioridad para muchas empresas debido a que permite evitar multas que dañen resultados y reputación. Mediante la automatización, las políticas se pueden actualizar fácilmente y se pueden señalar los gastos excesivos, al tiempo que se crea un registro de auditoría claro.
- GENERACIÓN DE UNA ÚNICA FUENTE DE DATOS: Las soluciones SAP Concur se integran con la mayoría de los sistemas ERP, CRM, RR.HH. y de contabilidad. Esto resulta de gran ayuda para brindar una única plataforma que reúna todos los datos de gastos y se facilite su gestión.
Ventajas de usar SAP Concur en la administración empresarial
Al momento de pensar la administración empresarial, SAP Concur es una plataforma que brinda múltiples ventajas. Si se tiene en cuenta que la productividad y eficiencia son características cada vez más importantes para ganar competitividad, herramientas como ésta benefician a las compañías en el ahorro de costos y en la posibilidad de destinar más recursos a tareas que ofrezcan valor agregado a los usuarios.
Principales ventajas de SAP Concur
- SIMPLIFICACIÓN DEL PROCESO DE RESERVA: Una de las ventajas más destacadas por los usuarios de SAP Concur es la simplificación del proceso de reserva de viajes. Esto se logra al proporcionar una plataforma centralizada donde los empleados pueden buscar vuelos, hoteles y otros servicios de viajes. Con acceso a una amplia gama de opciones y precios en tiempo real, la toma de decisiones informadas que se ajusten a las políticas de la empresa y a las limitaciones presupuestarias se vuelve más eficiente y certera. Este proceso simplificado ahorra tiempo y garantiza la coherencia en los planes de viaje.
- INTEGRACIÓN CON SISTEMAS CORPORATIVOS: SAP Concur está diseñado de manera tal que permita a los clientes integrar la plataforma con otros sistemas corporativos. Esto incluye desde softwares de planificación de recursos empresariales hasta softwares de gestión financiera. Entre las ventajas que surgen de este proceso se encuentran el establecimiento de un flujo de datos sin interrupciones, mejora las capacidades de generación de informes y mejora la eficiencia operativa general.
- ACERCAMIENTO A LA RED DE PROVEEDORES: Una cuestión vital para las empresas en la gestión de viajes es la obtención de tarifas diferenciales. SAP Concur ofrece acceso a una amplia red de proveedores, entre los que se encuentran aerolíneas, hoteles, agencias de alquiler de automóviles y más. Las organizaciones pueden aprovechar esta conexión brindada por la plataforma para hacerse de tarifas negociadas y descuentos, lo que se traduce en importantes ahorros de costos. Por otro lado, el sistema simplifica los procesos de pago a los proveedores, lo que reduce la carga administrativa.
- PARTNERS PARA LA IMPLEMENTACIÓN: Implementar SAP Concur puede resultar un desafío para las compañías. Por ese motivo, a lo largo de los últimos años se estableció una red de partners oficiales para cerrar la brecha que puede llegar a existir en este sentido.
Alrededor del mundo hay cientos de partners que ofrecen servicios de implementación especializados para SAP Concur. Cada uno de ellos cuenta con equipos especializados que guían a las organizaciones a lo largo del proceso de implementación.
De esta manera, las compañías se aseguran una transición fluida y una configuración óptima del sistema. Otra ventaja es que también se proporcionan soportes y capacitaciones constantes para maximizar los beneficios de usar SAP Concur.
Cómo SAP Concur optimiza los procesos de viajes y gastos
Uno de los motivos por los que empresas de todo el mundo eligen utilizar SAP Concur es la posibilidad de optimización de viajes y gastos. A partir de las funcionalidades desarrolladas, se puede transformar la gestión de gastos más allá de la automatización con una solución conectada y flexible.
Además, como la arquitectura de la plataforma es abierta, se pueden administrar los flujos de trabajo de forma personalizada. Esto quiere decir que se optimiza la productividad, se garantiza el cumplimiento y se reducen los gastos según las necesidades de cada organización.
Las herramientas del paquete SAP Concur fueron desarrolladas para que los empleados de las empresas puedan enfocarse en las tareas comerciales más importantes a través de una gestión de gastos automatizada y optimizada en cada paso del proceso, desde la captura de recibos hasta la aprobación de los informes. Así, aquellas actividades repetitivas y que llevan tiempo son realizadas por la plataforma mientras que los recursos humanos se enfocan en generar más valor agregado.
En esa línea, otro aspecto que optimiza los procesos es la visibilidad de los gastos y la necesidad de informes para administrar mejor el gasto. Todo lo cual se lleva a cabo sin perjudicar el cumplimiento normativo y organizacional durante todo el ciclo de vida de los informes de gastos.
“El paradigma de los viajes y los gastos, tal como lo conocíamos, se está viendo obligado a cambiar debido a la incertidumbre socioeconómica mundial y a los drásticos cambios en el modelo de negocios, incluido el crecimiento de los modelos digitales y el trabajo remoto”, destacan en SAP. Y agregan: “Con Concur se puede lograr un 65% de aumento en el cumplimiento de informe de gastos, un 52% en la reducción de errores en los informes y un 628% de ROI en tres años”.
Integraciones clave de SAP Concur con otras plataformas empresariales
La integración de SAP Concur con otras plataformas empresariales es una de las principales ventajas de la herramienta. Tanto, que esta característica se suele destacar como uno de sus mayores valores agregados. Esto se debe a que se puede conectar con más de 200 plataformas empresariales, lo que permite a los clientes un extenso abanico de posibilidades.
Desde la compañía afirman que SAP Concur se puede integrar con la mayoría de los sistemas ERP, CRM, RR.HH. y de contabilidad. “Al conectar nuestras soluciones a sus sistemas existentes, puede crear una única plataforma que reúne los datos de gastos, acelera los procesos y ofrece una imagen precisa y oportuna de sus finanzas”, informan al respecto.
Entre las principales ventajas que surgen de este proceso se encuentran:
- Automatización de las transferencias de datos y mayor eficiencia
- Creación de informes actualizados
- Mejoramiento del cumplimiento de políticas y normativas
- Pagos a empleados y proveedores con mayor velocidad
Otro beneficio de esta integración es que puede realizarse tanto con softwares externos como internos a la compañía. En lo que respecta a softwares de otras empresas, las opciones abarcan productos de Oracle, Microsoft, Xero y Sage, entre otros. Quienes quieran ver todas las oportunidades disponibles pueden hacerlo en este link.
Por otro lado, todos los sistemas SAP se integran automáticamente con SAP Concur. Esto se desarrolló así para poder administrar mejor los gastos de la empresa. Por lo tanto, la sincronización de datos automatizada de extremo a extremo entre SAP Concur y sus aplicaciones empresariales SAP ERP y SAP S/4HANA genera más visibilidad sobre los gastos de los empleados. “La integración de las soluciones más potentes del mundo para la gestión de gastos con sus aplicaciones empresariales SAP significa que puede gestionar los gastos de manera más sencilla y precisa para obtener una visión completa de los gastos de su empresa en un solo lugar”, señalan los especialistas.
Funciones de automatización en SAP Concur: simplificando la gestión de gastos
Una de las metas de SAP Concur es automatizar tareas repetitivas para que las empresas puedan destinar sus recursos humanos a tareas que generen valor agregado. Por ese motivo, la plataforma ofrece varias opciones de automatización para ayudar a optimizar los procesos y mejorar la eficiencia:
- Automatización de gastos: acelera el proceso de revisión, procesamiento, pago y auditoría de los reclamos de gastos. Esto puede ayudar con la gestión del presupuesto y la gestión de gastos.
- Automatización de cuentas por pagar: reduce la intervención humana y las tareas propensas a errores en el proceso de cuentas a pagar.
- SFTP: una opción de configuración rápida y sencilla que procesa automáticamente las nuevas importaciones durante un período de procesamiento nocturno. Se puede utilizar para automatizar las importaciones y los extractos de SAP Concur.
- Solicitud de Concur: automatiza los procesos de gastos y viajes. También se puede utilizar para simplificar y unificar las aprobaciones.
- Gastos de Concur: integra todos los datos de gastos para que puedas gestionar los gastos de la empresa desde cualquier lugar.
- Concur Viajes: ayuda a simplificar las experiencias de viaje, aumentar el cumplimiento y controlar los costos de la empresa.
- Presupuesto: proporciona una vista casi en tiempo real de su presupuesto para que pueda controlar mejor los gastos de la empresa.
Para finalizar, vale destacar que SAP Concur también ofrece herramientas de previsión y herramientas de inteligencia empresarial para ayudar con la previsión del flujo de caja, el cronograma de pagos y la identificación de ahorros de proveedores.
Cómo SAP Concur garantiza el cumplimiento normativo y la seguridad de datos
Al trabajar con datos sensibles, SAP Concur debe garantizar a los usuarios que se respetarán todas las normativas relacionadas al cuidado de la información. Por ese motivo, la plataforma cuenta con una función específica de retención de datos que permite a las empresas un control total sobre estos aspectos.
La función de retención de datos de SAP Concur permite establecer durante cuánto tiempo se almacena la información en función de varios criterios como de quién es, cuándo y dónde se guarda y se elimina. Al configurar esta función, los usuarios pueden, de manera sencilla y clara, cumplir con los requisitos de las normas de privacidad de datos.
Además, cuenta con una opción que elimina los datos anonimizándolos o eliminándolos en caso de ser necesario. “La anonimización y la eliminación se utilizan por motivos de seguridad y privacidad. En el contexto de la protección de datos, la anonimización elimina los identificadores personales directos e indirectos que pueden identificar a una persona. Es importante aclarar que la anonimización no es reversible”, señalan quienes desarrollan este producto.
Un punto clave a tener en cuenta, y que en SAP Concur se especifica con claridad, es que existen algunos puntos cruciales que los clientes deben tener en cuenta en este punto:
- SAP Concur no puede asesorar sobre qué configuraciones configurar dentro de retención de datos, solo cómo acceder a la función.
- La retención de datos no se puede desactivar una vez habilitada.
- La retención de datos elimina los datos para siempre y no hay forma de recuperarlos.
Implementación de SAP Concur: guía paso a paso para empresas
La implementación de SAP Concur no es compleja para las empresas, ya que la plataforma está diseñada para que sea fácil de utilizar. Sin embargo, como toda integración, tiene algunos aspectos a tener en cuenta que, al realizarlos correctamente, hacen incluso más sencillo este trabajo.
Preparar y activar
Antes de implementar SAP Concur, es necesario que la compañía defina con claridad los requisitos de su negocio, conecte los datos de gastos y digitalice los procesos. De esta manera, se allanará el camino para que la integración de la plataforma sea más fluida. Una cuestión a tener en cuenta es la utilización de la implementación profesional de Concur para identificar cuáles son los requisitos específicos de la compañía en relación con sus operaciones y necesidades para personalizar mejor los campos.
Implementar y adoptar
Una vez establecidos los objetivos y método de trabajo, se procede a activar la solución. Esto puede hacerse directamente de forma interna en la compañía o se puede contratar a un partner oficial que acompañe en ese recorrido. En ambos casos, se recomienda utilizar la funcionalidad “Comunidad SAP Concur”, que está creada para ofrecer apoyo a los administradores y empleados.
Optimizar y expandir
Salvo que sea completamente necesario, se recomienda activar la plataforma y utilizarla de forma aislada para probar que todo funcione correctamente. Por lo tanto, utilizar una planificación, colaboración, mapeo de datos y pruebas eficientes para implementar la solución de manera más eficiente es una buena idea.
Una vez establecido esto, el siguiente paso es ampliar el negocio a medida que crece con complementos de productos y servicios, integraciones de ERP/CRM/RR.HH. y otro tipo de aplicaciones.
Involucre a las personas adecuadas
Un punto vital para aprovechar la plataforma al máximo es la inclusión al proceso de todas las personas que puedan estar relacionadas con la plataforma. Esto incluye desde un patrocinador ejecutivo, un representante de IT y responsables de Finanzas. También puede sumarse a los equipos de Recursos Humanos, Compras y a los Gerentes de Viajes, en caso de que exista esa figura en la estructura empresarial.
Para finalizar, desde SAP señalan que también es posible crear un perfil de SAP Concur haciendo que el administrador del sitio SAP Concur de su empresa:
- Obtenga información del departamento de Recursos Humanos o Nóminas.
- Configure el perfil.
- Reciba notificaciones por correo electrónico con su nombre de usuario asignado y un enlace para restablecer su contraseña.
Se puede obtener más información sobre SAP Concur:
- En la guía de inicio rápido para pymes de Concur.
- El libro electrónico sobre la implementación de viajes y gastos de Concur.
- Visitando las soluciones de Concur.
- Consultando la capacitación de SAP Concur.
Casos de éxito: empresas que han transformado su gestión con SAP Concur
Las estimaciones oficiales de la compañía arrojan que SAP Concur es utilizado por más de 50 mil empresas alrededor del mundo. Más allá de que el 75% de ellas se encuentran en Estados Unidos, se observa una variedad de industrias que implementan la herramienta. Esto permite observar a compañías de todo tipo que han implementado SAP Concur de forma exitosa y cuáles fueron las ventajas que generaron gracias a la plataforma.
Stellantis
Uno de los casos de éxito más resonantes en el uso de SAP Concur es la automotriz Stellantis, basada en Turín, Italia, y empleadora de más de 250 mil trabajadores. “Stellantis fue reconocida durante mucho tiempo por su enfoque innovador en la industria automotriz, pero la gestión de viajes y gastos a escala global presentó desafíos significativos. Desde aumentar la conciencia de los empleados sobre los costos de los viajes y los impactos ambientales hasta manejar procesos ineficientes y de baja automatización y problemas de integración de datos, la necesidad de una solución sólida era clara”, cuentan en SAP.
En ese contexto, Stellantis contrató los servicios de la plataforma para transformar su gestión de viajes y gastos. Tras la integración, la automotriz informó ahorros de costos gracias a procesos optimizados y altos niveles de automatización. Las funcionalidades alcanzaron a más de 200.000 empleados en múltiples mercados y se mejoró la seguridad, la protección y el control del impacto comercial, estableciendo un nuevo estándar de eficiencia en la compañía.
Fratelli Branca
Otro caso de éxito es la también empresa italiana Fratelli Branca, destilería que cuenta con más de 1.000 empleados ya usando SAP Concur. “Recuerdo haber visto oficinas llenas de recibos para rendir cuentas al equipo comercial. Sin embargo, con esta solución, todo se volvió mucho más sencillo y ágil. Los gastos se pueden enviar rápidamente para su aprobación a través de una foto cargada directamente en la herramienta. La herramienta se adaptó perfectamente a nuestras necesidades”, cuenta Gastón Vega, Director de Innovación de Fratelli Branca.
Si bien hay cientos de casos más para contar sobre la implementación de esta plataforma, uno interesante es el de la petrolera Petronas. Ubicada en Malasia, cuenta con más de 50 mil empleados y durante los últimos años inició un profundo proceso de transformación digital. Un objetivo era pasar de una solución de gestión de gastos de SAP local a soluciones SAP Concur basadas en la nube. Esto permitió ofrecer una única plataforma de viajes y gastos para respaldar su presencia global sin comprometer la experiencia del usuario.
Según detallan en Petronas, el nuevo proceso facilita a los empleados completar la reserva de viajes y enviar reclamaciones de gastos, lo que ahorra más de 30 minutos por transacción. Por otro lado, permite a los aprobadores y al equipo de finanzas finalizar y procesar los pagos más rápidamente. La empresa estima que redujo los costos de viajes y gastos en más del 20% y que el programa de viajes y gastos ahora puede adoptar prácticas más respetuosas con el medio ambiente y sostenibles.
Tendencias futuras y mejoras continuas en SAP Concur
La firma internacional de mercados Fortune Business Insights estima que el mercado mundial de software de gestión de viajes y gastos se valoró en 3.190 millones de dólares en 2023 y se prevé que crezca a 9.940 millones de dólares en 2032. En ese contexto, SAP Concur mantiene un rol de líder en participación de mercado, según el informe IDC Market Share: Worldwide Travel and Expense Management Software Market Shares, 2022: Evolving Travel Models Pushing Digital Transformation. Además de tener una participación de mercado del 49,4%, uno de los informes más recientes del IDC revela que los viajes y gastos de SAP generaron US$ 1.281 millones en ingresos y un crecimiento interanual del 16,3 % en 2022.
Por todo esto, quienes desarrollan SAP Concur trabajan a diario para sumar funcionalidades que robustecen a la plataforma y ofrezcan más soluciones a los clientes. Con el objetivo de mantener este rol de liderazgo, algunas tendencias futuras y mejoras se centran en sumar nuevas tecnologías e integrar otras plataformas.
Ejemplo de esto es la posibilidad de estimar costos de viaje generados por IA en Concur Request. Esta funcionalidad permitirá ahorrar tiempo investigando los costos de pasajes de avión, hoteles y autos de alquiler para viajes de negocios. Request Assistant, una función de Concur Request, utiliza inteligencia artificial generativa para brindar estimaciones de costos de viaje de manera rápida y eficiente.
Otra innovación es la integración de socios de viajes con Concur TripLink. La misma permite registrar y administrar los gastos de viaje donde sea que ocurran con el servicio Concur TripLink. Así, es posible reservar directamente con las principales marcas globales mientras se cumple con las políticas de la empresa y se mantienen los costos bajo control.
Finalmente, también se destaca el trabajo para generar una mayor integración de fondos y subvenciones. La meta es brindar la posibilidad de observar y responder a los problemas de integración con un monitoreo mejorado para la integración de fondos y subvenciones, además de la expansión de SAP S/4HANA 2022 y configuraciones mejoradas.
