Según Gartner, lo digital se ha convertido en un aspecto estratégico de la cadena de suministro. Hay un consenso general acerca de la necesidad de rastrear y monitorear a los productos desde su fuente de producción hasta su destino final.
De hecho, un estudio hecho por Forrester Consulting muestra que el 97% de los responsables de TI de las empresas ya invirtió o planea invertir en visibilidad dentro de los próximos años.
Asimismo, el estudio anual de Deloitte en 2022, Automation with intelligence, arroja que el 34% de los trabajadores han visto cambios en su forma de trabajo y en sus roles en la empresa debido a la automatización inteligente. Además, el estudio arrojó que más del 70% de las empresas que están comenzando a implementar sistemas de automatización planean innovar en la digitalización de principio a fin (end to end).
El número de porcentaje crece si hablamos de empresas ya avanzadas en sus procesos de automatización, pues en ese caso es más del 90%
En este sentido, son esenciales los sistemas robóticos Goods-to-Person (G2P), que ayudarán a reforzar el distanciamiento social en los almacenes al trasladar las mercancías de una persona a otra y realizar esta tarea de forma tan eficiente que aumenta la productividad y mejora la densidad de almacenamiento en el camino.
La inteligencia artificial también ha ganado terreno en el ámbito empresarial. Un informe de Deloitte muestra que casi el 50% de los directores de finanzas de las empresas afirman que el gasto en IA ha sido inferior al 2% de los ingresos.
Por otra parte, el 28% afirma que el gasto fue entre el 2% y el 4% mientras que el restante 10% afirmó que el 6% de las ventas de la empresa eran destinadas a dicha tecnología.
En conclusión, podemos observar que hay una tendencia de las empresas a automatizar sus tareas. Veremos en este artículo el rol del software de gestión de almacenes en ese proceso.
¿Qué es un software de gestión de almacenes?
Cuando hablamos de un software de gestión de almacenes estamos hablando de un programa que permite automatizar las tareas cotidianas que son necesarias en una empresa de la cadena de suministro.
Es utilizado para monitorear los movimientos en todas las etapas logísticas, desde la recepción de la mercadería, pasando por su almacenamiento, hasta su posterior empaquetado y envío fuera del depósito.
Un software de gestión bien implementado conlleva que todas las actividades del almacén pasen por él ya que su función es la de administrar y controlar cada una de las tareas.
Almacenamiento y distribución de mercadería
Es una herramienta de mucha utilidad que colabora con el almacenamiento y la distribución de las mercaderías en un centro de logística, pero la clave de este software está en facilitar el manejo de la información.
En otras palabras, si el sistema de gestión de almacenes está funcionando correctamente será posible observar de manera eficiente todas las operaciones y de esa manera gestionar los movimientos de mercaderías de la mejor manera posible.
Recordemos que en un centro de logística es clave utilizar el espacio con criterio y saber exactamente dónde se encuentra cada mercadería. No solo para aprovechar al máximo todo el volumen del depósito, sino también para facilitar la distribución.
Pero además de facilitar la distribución y el movimiento de mercaderías en un depósito también ofrecen herramientas para controlar las fechas de vencimiento de los productos, un aspecto clave en el seguimiento de la mercadería.
Por otro lado, estos sistemas son muy útiles para las fábricas debido a que facilitan la gestión del movimiento de todos los materiales en el proceso de producción. Tanto las materias primas como los productos terminados son trasladados por los almacenes de forma más efectiva con la ayuda del software.
Asimismo, una característica que hace que este software sea muy beneficioso para las empresas es su gran flexibilidad. Esto quiere decir que es posible utilizarlos en cualquier sector.
Tipos de software de gestión de almacenes y características
Existen distintos tipos de software de gestión de almacenes y cada uno tiene sus propias características. La elección de un tipo de software por sobre otro dependerá exclusivamente del tipo de empresa del cual se trate.
Sistema de gestión independiente
Por un lado tenemos al sistema de gestión independiente que tiene la característica de ser implementado en las instalaciones de la empresa mediante su propio hardware, ya que por su característica de independiente puede ejecutarse en distintos sistemas operativos.
Su costo de inversión inicial puede llegar a ser alto en comparación a las otras opciones. Sin embargo, ofrece la ventaja de que puede ser comprado por única vez por lo que no requiere el pago de una cuota mensual.
Cabe agregar que el costo de mantenimiento y de actualizaciones corre por cuenta de la empresa que adquiera el software.
Software de gestión de almacenes en la nube
Por otro lado, tenemos al software de gestión de almacenes en la nube que, a diferencia de los independientes, requieren una inversión inicial más baja.
No se compran por única vez sino que se adquieren como servicio a cambio de un precio mensual. Esto permite que el soporte sea brindado por la empresa de software y además garantiza una mejor escalabilidad y adaptación a los cambios en el mercado.
El fuerte de este software son sus actualizaciones periódicas ya que con ellas es posible que las empresas trabajen con las innovaciones más recientes. Además son sistemas seguros debido a que se invierte mucho dinero en ese campo.
Holded
Un ejemplo de este tipo de software de gestión de almacenes es Holded. Se trata de un programa que se puede sincronizar con una tienda E-Commerce facilitando la gestión del almacén y la entrega de los productos.
Sistemas con ERP integrado y plataformas da cadena de suministro
Asimismo, debemos mencionar a los sistemas con ERP integrado y plataformas de cadena de suministro. Es un software que permite contemplar la totalidad de los problemas tanto en la cadena de suministro como en el proceso de recepción y despacho de mercadería.
Es un software de gestión de almacenes de mucha utilidad y permite optimizar las tareas para que se cumplan de forma rápida y ágil.
Open Source
Por último, es necesario mencionar un software que es ideal para Pymes y emprendedores. Nos referimos al software gratuito de gestión abierta o mejor conocidos como Open Source.
Por lo general, se trata de software más limitado y con menos funcionalidades que los otros. Por eso es recomendable para pequeñas y medianas empresas.
Sin embargo, corre con la ventaja de ser de código abierto. Esto quiere decir que puede ser modificado para agregar nuevos módulos u otras funciones.
Entre los software gratuitos Open Source más conocidos podemos encontrar a Odoo Inventory, un sistema de gestión que se adapta fácilmente a las necesidades de cada empresa. Es muy útil para realizar el control de stock, así como también para manejar la contabilidad y la facturación.
Asimismo, ofrece otras funciones como la gestión de proyectos, el manejo de clientes con CRM y la posibilidad de crear sitios web para E-Commerce.
Más allá de que sea un sistema recomendable, debemos aclarar que requiere de cierto conocimiento técnico para su manejo.
Software de gestión de almacenes: Cómo funciona y Cómo elegirlo
El software de gestión de almacenes proporciona una imagen actualizada de las existencias disponibles y su ubicación en el almacén, y estima el agotamiento de las existencias planificando automáticamente los pedidos.
Las funcionalidades de un software de gestión de almacenes también se refieren a la gestión de artículos por atributos individuales, la gestión de códigos de barras, listas de materiales, también multinivel, la preparación de pedidos y envíos.
Además de las operaciones de gestión de inventarios (picking y depósito) -típicas de la logística interna, que controla los procesos de gestión de los productos dentro de las instalaciones de la empresa-, el software de gestión de almacenes también puede integrar funciones para la gestión de la logística externa, que controla la distribución de los artículos a lo largo de la cadena de suministro, y operaciones como el seguimiento de los lotes de mercancías durante el transporte por el territorio, o la gestión de múltiples almacenes distribuidos geográficamente.
Ventajas del uso de Software de gestión de almacenes
Existen muchos beneficios a la hora de utilizar un software de gestión de almacenes.
Facilita tareas
Lo primero que podemos decir es que realmente facilita las tareas de almacenamiento y distribución en un depósito.
Innovación y productividad
Implementar este software en una empresa es básicamente dar un paso innovador hacia el proceso de automatización que se necesita para no perder competitividad en el mercado.
Pues, un software de gestión mejora la productividad de la empresa debido a que con su uso se reduce tiempo y costos. De esta manera, las operaciones se realizan en menor tiempo y disminuyen los errores en la mano de obra.
Aumentan los niveles de servicio
No sólo aumentan la productividad de una empresa sino que también incrementan los niveles de servicio. Esto se puede observar con claridad en el ámbito de la logística en donde es esencial el tiempo con el cual la mercadería se traslada a través del depósito.
Se reducen los errores
Por lo tanto, mediante estos sistemas de gestión será mejor el servicio que se les provea a los distintos clientes que tenga la compañía. Tengamos en cuenta que se reducen los errores en la entrega de mercadería.
Más información y mayor control
Además, a través de los sistemas de gestión de almacenes es posible acceder a la información de una forma mucho más sencilla. Esto es debido a que se tiene un control mucho más amplio del inventario de la mercadería.
Asimismo, en relación a los inventarios también permiten ejercer un control mucho más exacto sobre estos. Incluso, hasta se pueden retirar productos unitarios y de forma manual.
Uso del espacio
Otro aspecto clave de la gestión de almacenes es el uso del espacio. Es más que necesario que se utilice cada centímetro del depósito de la mejor forma posible. Pues en esta cuestión también es favorable el uso de un software ya que facilita dicha tarea.
Cabe mencionar, en relación a los productos, que los sistemas de gestión se adaptan a cualquier tipo de mercadería y, como mencionamos previamente, facilitan la escalabilidad.
Paquete de software de logística para pequeñas empresas
El software de almacén tiene múltiples funcionalidades. El espectro de funcionalidades cubiertas y el nivel de integración entre aplicaciones, así como el nivel de flexibilidad del programa de software de almacén, en términos de actualización, estandarización y difusión, son factores discriminantes que permiten clasificar el software de gestión de almacenes en diferentes categorías.
Existen, por ejemplo, paquetes de software de gestión de almacenes elementales con una cobertura funcional muy limitada, que se limita esencialmente a la gestión de inventarios, la gestión contable y la administración.
Estos paquetes de software son especialmente adecuados para las organizaciones más pequeñas, que generalmente cubren las demás funcionalidades mediante paquetes de software independientes, como el software de productividad de oficina, que incluye el software de gestión de hojas de cálculo.
En los paquetes de software elementales, cada programa se mantiene independiente y la integración de los datos se realiza mediante operaciones manuales de entrada o mediante la exportación e importación de archivos de bases de datos.
Otra categoría de software de gestión de almacenes y logística está formada por paquetes sencillos, generalmente producidos por empresas nacionales de software, y con un conjunto de funciones bastante limitado, que incluye la administración, la gestión de almacenes y la producción. Se trata de paquetes de software que han sido objeto de una considerable personalización a lo largo del tiempo para satisfacer las crecientes necesidades de las organizaciones.
Software de gestión vertical y de almacén a medida
El software de gestión de almacenes a veces no es suficiente. Cuando las necesidades de la empresa son muy específicas, es necesario desarrollar el programa de gestión ad hoc, y contar con un software de gestión diseñado internamente, o subcontratado a terceros.
El software a medida se distingue por la marcada personalización de sus funciones, que muestran una buena integración entre sí. Las limitaciones de estos programas están relacionadas con los largos plazos de implantación y activación, que hacen menos fácil la adopción de tecnologías o arquitecturas de vanguardia. Además, cuando el software se queda obsoleto, el riesgo es que no se pueda actualizar, porque la persona que desarrolló el programa puede dejar de trabajar en la organización.
El término “software de gestión vertical” hace referencia a un software en el que se ha desarrollado un alto grado de especialización funcional para dar soporte a los requisitos, normativas y procesos propios de determinados sectores de productos e industrias. Por ello, estos programas informáticos suelen ser desarrollados por empresas de software con experiencia consolidada en sectores específicos. En estos casos, el software de gestión de almacenes es esencial.
Programas integrales de gestión de almacenes que funcionan por procesos: ERPs
ERP (enterprise resource planning) es un software de gestión que consiste en un conjunto integrado de programas empresariales. A diferencia de los ERP más tradicionales, que se organizan por funciones, las herramientas de ERP operan por procesos, o más bien comparten procesos y modelos de datos comunes, cubriendo áreas operativas que pueden ir desde las finanzas, los recursos humanos, la fabricación, la distribución, los servicios y la logística a lo largo de la cadena de suministro. La automatización de procesos a nivel integral también incluye áreas como la línea de negocio, la administración y la gestión de activos empresariales.
En concreto, en lo que respecta al software de gestión de almacenes, la empresa de investigación Gartner ha definido recientemente el ERP “posmoderno” como una estrategia tecnológica que automatiza y conecta las funciones empresariales administrativas y operativas -por ejemplo, finanzas, recursos humanos, compras, producción y distribución- aplicando distintos niveles de integración.
La modulación de este último permite equilibrar las ventajas de un software de gestión completo con la agilidad y flexibilidad empresarial que supone ampliar el software ERP más allá de las funciones administrativas e integrarlo con áreas operativas, como la gestión de pedidos, la producción, la logística y la cadena de suministro, para optimizar la eficiencia operativa.
Los ERP pueden ser nacionales o internacionales: los primeros se caracterizan por una localización específica de las funciones y los procesos, con el fin de cumplir la normativa comercial y fiscal de un determinado país. El software ERP internacional, por otra parte, se convierte en una necesidad para las empresas que están expandiendo su negocio en diferentes países, a través de múltiples oficinas y sucursales distribuidas geográficamente.
En estos casos, el software debe, por ejemplo, ser capaz de manejar diferentes monedas, diferentes requisitos, diferentes modelos de información financiera, diferentes impuestos y diferentes normativas empresariales y legales. También la capacidad de actualización del software tiene que estar bien desarrollada, para soportar automáticamente las diferencias regionales en relación con los cambios y modificaciones en los tipos de cambio de moneda, los métodos de imposición y la normativa.
Gestión de inventarios de código abierto
El software de gestión de almacenes es desarrollado por varios proveedores en el mercado: algunos proporcionan ERP con una funcionalidad local y nacional limitada, mientras que otros comercializan ERP con amplias capacidades de gestión de procesos a escala internacional. Las empresas globales que lo ofrecen son SAP, Oracle, JDA Software y Manhattan Associates, entre otras.
Sin embargo, el mercado no sólo está formado por programas de gestión de inventarios basados en código propietario o “de código cerrado”: afortunadamente, para los amantes del modelo de desarrollo y entrega de código abierto, hay muchos programas de software de gestión de inventarios en el sector que se basan en la filosofía del software “libre”. Por mencionar algunos nombres de programas de código abierto, entre los más comunes se encuentran programas como Odoo, Dolibarr, Opentaps, Phasis, Invoicex, Adempiere y Gestionale Open.
Artículo publicado originalmente en 20 Dic 2021
